Sebagian dari DoCheckers mungkin pernah ada yang mengalami project kantornya molor, atau anggaran keuangannya membengkak. MinCheck punya tips nih untuk mengatasi hal tersebut, yaitu dengan membuat project management timeline.
Dijamin deh, tips membuat management timeline kali ini akan membuat kamu menjaga durasi project, mengontrol project, hingga management workload, dan lain-lain.
Tentang Project Timeline
Project timeline adalah bentuk visual dari sebuah daftar tugas ataupun aktivitas yang dibuat secara berurutan sesuai waktu. Dengan membuat project maka kamu akan memiliki acuan perihal bagaimana project akan berjalan.
Beberapa fungsinya yang dapat membantu kamu adalah; dengan membuat project timeline maka akan memudahkan kamu menentukan prioritas serta sebagai acuan kapan project yang kamu jalankan jatuh tempo. Dengan demikian, maka pengerjaan tugas project akan dilakukan secara efisien dan terukur.
Gimana DoCheckers, udah mulai punya bayangan kan tentang apa itu project timeline?
Kelebihan dari Membuat Project Timeline
Untuk lebih jelasnya, MinCheck kasih tau deh apa aja kelebihan dari membuat project timeline:
1. Membantu Menyusun Perencanaan Project
DoCheckers pasti sepakat kalau perencanaan merupakan hal penting dalam sebuah project. Dengan membuat perencanaan maka kamu dapat merincikan seluruh operasional dari tahap awal hingga akhir.
Rincian tersebut kemudian dapat menjadi bekal untuk kamu untuk melakukan langkah-langkah selanjutnya dalam menjalankan sebuah project.
Tanpa perencanaan yang matang, maka kamu akan kebingungan apa aja hal yang perlu dipersiapkan untuk project, seperti apa project akan berjalan, serta keberhasilan seperti apa yang ingin dicapai.
Baca juga: Penting untuk Kesuksesan Proyek Perusahaan, Kenali Metode Project Management
2. Acuan Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu
Dalam menjalankan sebuah project, biasanya kamu harus menyelesaikan beberapa tugas. Kadang bingung nggak sih, harus menyelesaikan tugas yang mana dulu?
Project timeline akan membantu DoCheckers untuk mengetahui mana tugas yang harus selesai terlebih dahulu. Serta berapa lama waktu yang kamu perlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Kamu dapat membuat daftar tugas, dan menentukan skala prioritas dari setiap tugas-tugas tersebut.
Dengan demikian, maka tugas kamu akan selesai satu per satu. Hal ini tentu akan menunjang keberhasilan project yang sedang dijalankan.
3. Fokus Mencapai Tujuan Project
MinCheck kasih tau nih, salah satu tips membuat management project adalah kamu harus menuliskan goals atau tujuan apa yang ingin kamu capai dari sebuah project. Maka saat proses pengerjaan kamu bisa fokus untuk mencapai tujuan tersebut.
Goals yang kamu buat dalam project timeline akan menjadi acuan agar fokus pada hal-hal yang dapat menunjang keberhasilan project. Karena siapa sih yang gak mau tujuan project-nya tercapai?
4. Mengatur Anggaran Keuangan Project
Setiap project pasti memiliki anggaran dana, terlepas dari kecil atau besarnya dana tersebut. Project timeline akan membantu DoCheckers untuk mengatur alokasi dana. Sehingga kamu akan mengetahui rincian penggunaan dana, serta berapa banyak kebutuhan dana untuk menyelesaikan project tersebut.
Dijamin deh, dengan mengatur anggaran keuangan akan mengurangi anggaran yang membengkak.
Baca juga: 5 Cara Mengelola Keuangan Bisnis Paling Manjur!
Mengurangi risiko dari adanya anggaran yang membengkak tentu dapat menguntungkan bagi perusahaan atau tim project. Karena dengan demikian setiap dana yang kamu keluarkan benar-benar sesuai kebutuhan, buka sekadar keluar dana tetapi tidak tahu untuk apa.
Wah, ternyata banyak ya manfaat dari membuat project timeline. Mungkin saat ini DoCheckers udah semakin ingin mencari tahu seputar project timeline.
Atau udah mulai bertanya-tanya ya, gimana sih cara membuat project timeline? Terus apa aja sih langkah-langkah dalam membuatnya?
Tenang aja! MinCheck bakal kasih bocoran nih beberapa langkah yang bisa kamu lakukan.
8 Langkah Membuat Project Timeline
Cara membuat project timeline yang paling mudah adalah dengan menyusun langkah-langkah penting seperti yang bakal MinCheck jelaskan di bawah ini;
1. Tentukan Template Project Timeline
Sebelum memulai membuat project timeline, kamu dapat menentukan terlebih dahulu template seperti apa yang kira-kira cocok dan mudah kamu pahami. Umumnya dalam membuat project timeline kamu bisa menggunakan memanfaatkan tools tertentu.
MinCheck mau spill nih, kalau aplikasi DoCheck bisa kamu gunakan loh untuk kebutuhan project management. Dilengkapi dengan beberapa fitur yang memungkinkan kamu mengatur aktivitas dalam sebuah project.
To-do list app DoCheck sudah tersedia di Play Store dan App Store, loh. DoCheckers bisa banget nih manfaatin aplikasinya untuk membantu mengatur aktivitas project.
Namun selain memanfaatkan tools tersebut, kamu juga bisa membuatnya secara manual loh, misalnya dengan membuat tabel sederhana pada papan tulis kantor, atau menempel sticky notes yang berisi poin-poin penting dalam project.
Jadi, DoCheckers tinggal pilih aja ya, mau membuat project timeline dengan tools tertentu atau secara manual.
2. Membuat Perencanaan Project
Dengan membuat perencanaan project maka kamu akan memiliki peta jalan, sehingga dapat mengetahui tujuan proyek. Peta jalan tersebut kemudian yang akan mengantarkan keberhasilan dari sebuah project.
Semakin rinci peta yang kamu buat, maka akan semakin memudahkan kamu menemukan jalan untuk mencapai goals dari project.
Berikut beberapa hal yang dapat DoCheckers perhatikan dalam membuat perencanaan proyek.
- Tentukan tujuan project
- Alat apa saja yang diperlukan untuk project
- Siapa saja yang akan menjalankan project tersebut
- Apa saja langkah yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan project
- Bagaimana strategi yang tepat
- Dan lain-lain
3. Breakdown Elemen-Elemen Penting dalam Project
Mungkin sebagian dari kamu pernah nih ngerasa bingung saat memulai sebuah project dan bertanya-tanya “mau mulai dari mana ya?”. Terlebih jika project yang akan kamu kerjakan itu sangat kompleks.
Apakah DoCheckers pernah mendengar istilah Work Breakdown Structure? (WBS). WBS dapat menjadi solusi, nih.
Caranya adalah coba deh kamu breakdown kira-kira apa saja hal yang sulit dan penting dari sebuah project. Setelah itu kamu bisa memecah kesulitan tersebut dengan membagi menjadi tugas-tugas ringan atau kecil. Dengan dengan demikian akan mempermudah kamu menyelesaikan pekerjaan.
Jangan lupa juga untuk mencatat poin-poin penting apa saja yang perlu kamu lakukan untuk menunjang keberhasilan project.
Jadi, apabila membuat project timeline jangan sampe lupa membuat WBS ya DoCheckers!
4. Buat Daftar Pengerjaan Tugas
Setelah berhasil membuat WBS, maka langkah selanjutnya yang perlu kamu lakukan adalah membuat daftar pengerjaan tugas.
MinCheck kasih contoh project timeline saat kamu akan menggelar acara outing kantor. Maka kamu dapat membuat daftar tugas yang harus diselesaikan;
- Tentukan tema event
- Survey lokasi outing
- Buat perkiraan anggaran dana
- Survey jenis transport yang tepat
- Survey jenis katering untuk acara
- Membuat rangkaian acara dari awal hingga akhir
Nah, dengan membuat daftar tugas akan membantu kamu akan mengetahui apa saja yang harus DoCheckers lakukan dalam menyelesaikan sebuah project.
Dalam membuat daftar pengerjaan tugas, kamu bisa menyusunnya dari daftar yang paling penting terlebih dahulu, urutkan dari awal hingga akhir.
Oh iya, MinCheck ingetin pastikan kamu juga teliti ya, agar tidak ada daftar tugas yang terlewat.
5. Tentukan Dependensi Tugas Project
Pada beberapa jenis pengerjaan project, mengharuskan DoCheckers untuk menentukan dependensi tugas. Karena dalam sebuah project biasanya berisi dari berbagai macam tugas.
Tidak jarang tugas-tugas tersebut saling bergantung satu sama lain. Jadi, suatu tugas harus selesai terlebih dahulu baru kamu bisa menyelesaikan tugas yang lainnya.
Dengan demikian, pastikan kamu tau ya, tugas apa saja yang harus selesai terlebih dahulu. Mengurutkan tugas akan mempermudah kamu dalam penyelesaian tugas loh.
Misalnya, sebelum memulai project pastikan kamu sudah menyelesaikan tugas dalam merancang anggaran. Sehingga selanjutnya kamu dapat mempertimbangkan banyak hal sesuai dengan anggaran dana tersebut.
Seperti dalam memilih dan membeli barang-barang untuk kebutuhan project, atau pemilihan lokasi untuk sebuah project, hingga jumlah sumber daya manusia yang akan dilibatkan.
Kebayang kan DoCheckers kalau kamu belum menentukan anggaran terlebih dahulu, pastinya kamu bakalkesulitan melanjutkan tugas-tugas selanjutnya.
6. Buat Perkiraan Waktu Setiap Tugas
Apabila DoCheckers sudah berhasil membuat daftar tugas apa saja yang harus dikerjakan, maka selanjutnya adalah membuat perkiraan waktu penyelesaian dari setiap tugas-tugas tersebut.
Perkiraan waktu dalam menyelesaikan tugas dapat disesuaikan dengan jenis tugasnya. Semakin sulit tugas, maka waktu penyelesaiannya akan relatif lebih lama.
Pada saat pengerjaan, pastikan kamu juga mengikuti tempo waktu yang sudah dibuat, ya
Membuat perkiraan waktu dalam menyelesaikan setiap tugas dapat membantu kamu menyelesaikan proyek tepat waktu loh!
Baca juga: Fungsi Deadline dalam Kehidupan Sehari-hari
7. Menentukan Jumlah SDM yang Dibutuhkan
Setiap proyek pasti membutuhkan jumlah sumber daya manusia (SDM) yang berbeda-beda. Setelah sebelumnya kamu membuat daftar tugas serta perkiraan waktu dalam menyelesaikannya, maka selanjutnya adalah tentukan jumlah SDM sesuai kebutuhan tersebut.
Jumlah SDM dalam sebuah proyek sangat penting, loh. Karena apabila jumlah yang dibutuhkan tidak sesuai atau kurang, maka proyek yang DoCheckers lakukan akan molor. Wah bahaya banget ya!
Begitupun sebaliknya apabila jumlah SDM terlalu banyak, maka pengerjaan tugas dalam proyek akan tidak efektif dan efisien. Karena untuk apa jumlah SDM banyak, apabila project bisa selesai oleh jumlah SDM yang cukup.
8. Lakukan Analisa dan Pantau Project Timeline
Setelah seluruh langkah sudah kamu lakukan, maka selanjutnya yang harus DoCheckers lakukan adalah menganalisa project timeline tersebut.
Pada tahapan ini kamu harus memastikan bahwa setiap hal penting yang menunjang keberhasilan project sudah kamu masukan pada project timeline.
Selain itu ketika project sudah mulai berjalan, kamu juga sebaiknya melakukan pemantauan. Apakah project sudah berjalan sesuai timeline yang telah dibuat. Pastikan project berjalan tidak keluar dari rencana yang sudah kamu buat.
Mungkin DoCheckers pernah mendengar pernyataan “kadang ekspektasi tidak sesuai dengan realita”. Hal tersebut juga berlaku dalam sebuah project.
Dengan membuat timeline tentu kamu sudah berekspektasi bahwa project akan berjalan sesuai rencana. Namun tidak ada yang dapat bahwa ekspektasi tersebut akan benar-benar menjadi kenyataan. Untuk itu kamu perlu memantau setiap proses dalam project.
Agar apabila DoCheckers menemukan bahwa ada hal-hal yang dilakukan tidak sesuai rencana, maka dapat segera kembali pada track yang telah kamu rancang. Sehingga project management timeline yang kamu buat dapat benar-benar berguna untuk keberhasilan project.
