“Duh, banyak banget tugas nih buat minggu ini, bingung kerjain yang mana dulu”. Jika kamu mahasiswa atau pelajar, pasti sering berada di situasi yang membingungkan seperti itu. Kebingungan tersebut, biasanya akan membuat kita stres, frustrasi, dan kewalahan.
Akibatnya, kamu jadi lebih banyak menghabiskan waktu untuk memikirkannya, alih-alih mengerjakannya. Nah, jika kamu masih sering terjebak dalam situasi ini, kamu bisa mencoba Getting Things Done (GTD), sebuah metode produktivitas yang pertama kali diciptakan oleh seorang konsultan produktivitas, David Allen.
Apa itu Getting Things Done?
Getting Things Done atau GTD dapat membantu kamu untuk mengorganisir sesuatu yang kacau, dalam hal ini berarti tugas dan kegiatan yang terlalu banyak. Metode ini berangkat dari anggapan Allen mengenai bagaimana otak atau pikiran kita bekerja. Menurutnya, ketika kita mencoba untuk memikirkan tugas atau kewajiban di kepala, kita akan menciptakan apa yang dinamakan olehnya sebagai “open loops”.
Semakin banyak informasi di kepala kita, maka semakin sulit juga untuk memutuskan mana yang perlu kita perhatikan. Dalam hal ini berarti tugas mana yang harus kita lakukan terlebih dahulu. Hal tersebut memunculkan kecemasan, yang kemudian akan mengurangi kemampuan untuk berpikir secara efektif.
Baca Juga: Catatan Pelajaran Estetik ala Jocelynstudy
Allen juga menambahkan bahwa otak kita lebih baik dalam memproses informasi ketimbang menyimpannya. Nah, GTD diciptakan untuk tujuan menghilangkan kekacauan atau kecemasan tentang apa yang seharusnya kita lakukan. Ia menilai bahwa dengan menghilangkan atau mengaturnya, kita akan lebih fokus pada hal yang tepat dan waktu yang tepat.
Inti dari GTD adalah mengorganisir kekacauan. Ada lima langkah yang dapat kamu lakukan untuk itu. Apa saja langkahnya? Yuk, mari kita simak!
Capture
Kumpulkan apa saja yang menjadi perhatianmu. Tugas apa saja yang harus kamu lakukan dan ada di kepalamu saat ini? Jika sudah tahu, kamu bisa menulis atau merekamnya.
Gunakan buku catatan, atau perekam suara untuk menuangkan semua yang menjadi perhatianmu, apa pun itu. Tugas, pekerjaan, aktivitas harian, dan lain sebagainya. Kamu harus punya satu tempat khusus untuk menyimpan ini semua. Allen menamai tempat ini sebagai “inbox”.
Hal ini dilakukan karena seperti yang sudah disebutkan tadi bahwa menurut Allen, otak manusia itu tidak baik dalam menyimpan informasi. Dengan menyimpannya di tempat lain, maka kamu tidak akan lupa mengenai detail-detail kecil.
Clarify
Setalah mengumpulkan hal-hal yang menarik perhatianmu dalam “inbox”, selanjutnya kamu harus bertanya, apakah hal tersebut bisa kamu kerjakan? Jika iya, maka tentukan langkah selanjutnya. Kalau tidak, kamu harus cari tahu apakah tugas tersebut tidak relevan atau sesuatu yang harus kamu tunda? Kamu bisa menghapus tugas yang tidak relevan dari “inbox“.
Proses klarifikasi ini akan membantu membersihkan “inbox” milikmu. Dengan ini, “inbox” akan lebih tertata dan bersih dari hal-hal tidak penting.
Baca Juga: DoCheck Guide: Untuk Pelajar dan Mahasiswa
Organize
Di langkah ini, kamu harus mengorganisir hal-hal yang sudah kamu kumpulkan dalam “inbox” menjadi kategori yang lebih spesifik. Misalnya, daftar belanjaan kamu masukkan ke dalam kategori “belanjaan”. Ada sesuatu yang penting berasal dari e-mail, kamu bisa masukkan dalam kategori “e-mail”.
Pada praktiknya, sering kali langkah clarify dan organize terjadi secara bersamaan. Pada saat kamu mengklarifikasi tugas, kamu juga secara tidak langsung telah mengkategorikannya. Seperti penting tidaknya tugas tersebut, apakah harus dilakukan sekarang atau nanti, dan lain sebagainya.
Reflect
Reflect adalah tahapan di mana kamu me-review daftar tugas yang sudah kamu kumpulkan dalam “inbox”. Hal ini dapat kamu lakukan ketika sudah selesai melakukan tugas dari “inbox” dan memutuskan untuk melakukan apa lagi selanjutnya. Melihat ke dalam “inbox” akan membantumu untuk menentukan ini.
Seminggu sekali, kamu harus melakukan review secara menyeluruh untuk memperbarui daftar tugas dalam “inbox” tersebut. Dengan begini, daftar kamu akan tetap terorganisir. Ini akan membuatmu lebih mudah dalam menentukan apa yang akan kamu selesaikan atau lakukan.
Engage
Tentu saja, di tahapan terakhir ini, kamu harus melakukan dan menyelesaikan tugas atau pekerjaan yang sudah dikumpulkan berdasarkan prioritasnya. Untuk menentukan prioritas ini, kamu bisa mengacu pada kategorinya.
Tahapan-tahapan yang sudah kamu lakukan diawal baru bisa terasa di tahap ini. Tugas atau pekerjaanmu sudah jelas dan memiliki kategori. Kamu tinggal mengerjakannya saja! Kamu tidak akan lagi cemas atau bingung mau melakukan apa pada saat itu.
Contoh Penggunan Getting Things Done
Capture:
Cari tahu apa saja hal yang kamu pikirkan dan menjadi perhatiannmu. Misal, jika kamu adalah seorang siswa SMA sekaligus menjadi freelance graphic desainer. Hari ini, kamu mendapatkan 3 tugas yang harus dikumpulkan minggu depan, 2 klien yang memintamu untuk membuatkannya poster, dan sebelum berangkat sekolah Ibu memintamu untuk membeli makan siang karena ia tidak memasak.
Kumpulkan semua tugas tersebut ke dalam sebuah “inbox”. Kamu memilih menggunakan aplikasi pencatatan yang ada di ponselmu untuk dijadikan “inbox”.
Baca Juga: Kamu Mahasiswa Tingkat Akhir? DoCheck Bisa Membantumu
Clarify:
Perjelas tugas-tugas yang sudah kamu masukkan ke dalam “inbox”. Mana yang perlu kamu lakukan dan yang tidak relevan? Karena semuanya dapat dan harus kamu lakukan, maka tugas tersebut tidak ada yang kamu buang dari “inbox.”
Organize:
Buat beberapa kategori tugas di dalam “inbox”. Membeli makan siang bisa kamu kategorikan “Permintaan Ibu”, tugas sekolah masuk dalam kategori “Tugas Sekolah”, dan kamu membuat kategori “Desain” untuk permintaan klien.
Reflect:
Review “inbox” secara berkala agar mudah untuk menentukan apa yang harus kamu lakukan selanjutnya. Jika ada tugas sekolah yang sudah selesai, segera keluarkan tugas tersebut dari “inbox”. Kemudian, tentukan apa yang selanjutnya harus kamu kerjakan.
Engage:
Lakukan tugas-tugasmu yang ada di dalam “inbox”, deh!
Sekarang sudah lebih paham kan tentang GTD? 5 langkah dalam GTD tersebut mampu untuk mengurangi beban pikiran pada saat banyak sekali tugas yang harus dikerjakan. Kamu membutuhkan sebuah “inbox” untuk menyimpan semua tugas-tugas tersebut agar terorganisir.
Aplikasi DoCheck juga bisa kamu jadikan sebagai “inbox”, loh! Kamu hanya perlu menambahkan goals yang diberi nama kategori masing-masing tugas. To-do list dari goals tersebut bisa kamu isi dengan tugas-tugas dari masing-masing kategori! Tada! Jadilah sebuah “inbox”!
Aplikasi DoCheck juga sekarang sudah tersedia untuk pengguna iOS, loh! Tunggu apa lagi? Yuk, segera download aplikasi DoCheck di App Store dan Google Play Store sekarang. Gratis!
