Metode Kanban: Manajemen Pekerjaan dengan Sistem Visual

Kalau lagi banyak tugas atau pekerjaan, kamu tipe yang rajin membuat memo/catatan di notes tentang rincian tugas ga sih? Mungkin sebagian orang akan melakukan hal itu, karena selain untuk reminder, mencatat di notes juga bisa memotivasi kamu untuk menyelesaikannya.

Lalu, pernah ga kamu mendengar tentang metode kanban? Atau tanpa sadar, saat ini kamu sedang melakukan metodenya? Nah, ternyata metode kanban ini punya banyak manfaat, loh. Salah satunya untuk memaksimalkan efisiensi pekerjaan. Jadi, sebenarnya metode kanban itu seperti apa? Yuk, bahas satu persatu.

Pengertian Metode Kanban

Dikutip dari kanbanize, metode kanban digunakan untuk manajemen dan mengelola sebuah alur kerja. Metode ini bertujuan untuk memvisualisasikan pekerjaan, memaksimalkan efisiensi, dan melakukan peningkatan kinerja pekerjaan. Visualisasi di sini bisa diartikan dalam bentuk tabel yang biasanya terdiri dari beberapa notes, yang berisi alur pekerjaan (misalnya: proses to-do, in-progress, hingga done).

Kata Kanban yang berasal dari Jepang, pertama kali dipopulerkan di perusahaan Toyota tahun 1950, sebagai sistem penjadwalan manufaktur. Kemudian berkembang dan bisa digunakan di berbagai bidang lainnya. Pada saat itu, kanban bertujuan untuk menciptakan nilai lebih untuk konsumen, tanpa mengeluarkan biaya yang lebih banyak. Lalu, bagaimana membuat to-do list dengan kanban?

Buat To-do List dengan Metode Kanban

Untuk membuat to-do list dengan metode kanban ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, agar implementasinya bisa berhasil, antara lain:

1. Visualisasikan alur kerja, jika jumlah pekerjaan terlalu banyak dan kamu sering lupa mana pekerjaan yang sudah selesai dan belum, kamu bisa visualisasikan dengan tabel. Kemudian bagi tugas yang ada dengan proses to-do jika baru mendefinisikan pekerjaan, in-progress jika pekerjaan sedang dikerjakan, dan done saat pekerjaan sudah selesai.
2. Membatasi proses kerja, jika proses setiap pekerjaan dibatasi, akan mempengaruhi pada hasil kerja itu sendiri. Misalnya, hari ini dijadwalkan akan melakukan meeting dengan klien membahas 1-2 pokok pembahasan, maka jangan sampai melakukan membicarakan diluar pokok pembahasan yang sudah ditetapkan. Hal ini akan berpengaruh pada kelancaran alur kerja, pemanfaatan waktu dengan efektif, dan peningkatkan kualitas.
3. Mengelola flow, kunci penting dari mengelola flow, yaitu mengidentifikasi dan mengatasi hambatan (bottlenecks dan blockers).
4. Buat kebijakan yang jelas, kalau kamu sendiri tidak paham apa tujuan dari suatu tugas, maka kamu tidak akan bisa meningkatkan tugas tersebut. Maka dari itu, proses harus didefinisikan dengan jelas, dipublikasikan, dan disosialisasikan.
5. Penerapan feedback yang berulang, kalau kamu ada di dalam sebuah team, selalu menerapkan feedback dan terus memperbaiki kesalahan jadi hal yang cukup penting.
6. Peningkatan secara kolaboratif, artinya untuk mencapai perbaikan dan perubahan yang berkelanjutan dalam to-do list, perlu penerapan secara kolaboratif.

Manfaat Metode Kanban

Setelah mengetahui cara menyusun to-do list dengan metode kanban, kamu akan merasakan manfaat yang ditimbulkan. Manfaat tersebut, antara lain:

1. Visibilitas yang lebih baik, karena disusun dengan kanban board yang memudahkan siapapun melihat progress dari tugas yang ada.
2. Meningkatkan efisiensi, karena dengan menggunakan kanban board, kamu akan lebih mudah melihat proses mana yang kurang efisien dan menghilangkan setiap hambatan.
3. Menambah produktivitas, dengan tersusunnya task-task yang perlu dikerjakan, akan memotivasi kamu untuk segera menyelesaikannya.
4. Mencegah beban yang berlebihan, kamu dapat mengerjakan task yang sudah ditentukan sesuai dengan bagiannya, sehingga tidak ada beban pekerjaan yang berlebih.
5. Membuat lebih fokus pada pekerjaan, sehingga mencegah multitasking yang tidak efektif.
6. Membuang hal-hal yang tidak diperlukan.
7. Lebih fleksibel.
8. Meningkatkan kolaborasi, kamu bisa bertukar ide dan bekerja sama, untuk meningkatkan progress pekerjaan saat ini.
9. Meningkatkan budaya perusahaan yang lebih baik.
10. Lebih mudah diprediksi, karena bisa terlihat dari analisis kinerja sebelumnya, untuk membuat perkiraan yang lebih akurat.

Nah, ternyata metode kanban ini cukup mudah dilakukan ya, terlebih lagi banyak juga manfaat yang bisa didapat. Jadi, apa kamu tertarik untuk mencoba metode kanban ini di to-do list kamu? Kalau begitu, yuk coba buat to-do list versi kamu sendiri dengan mengikuti metode kanban ini. Untuk membuat to-do list, kamu bisa loh, menggunakan aplikasi DoCheck. Download aplikasinya di sini, dan kamu bisa pakai semua fiturnya, GRATIS!