Bagi kamu yang memiliki usaha atau bisnis, kamu harus memahami betapa pentingnya manajemen proyek, karena dengan adanya manajemen proyek, maka sebuah usaha dan bisnis kamu bisa berjalan sesuai dengan target yang telah disusun.
Bahkan jika perusahaan kamu menerapkan metode ini, maka akan memiliki waktu pengerjaan proyek yang lebih efisien. Selain itu, biaya untuk sebuah proyek juga akan lebih terhitung dengan baik.
Maka tak heran jika penerapan manajemen proyek begitu penting bagi sebuah perusahaan. Namun sebelum membahas lebih jauh mengenai pentingnya sebuah manajemen proyek, MinCheck akan membahas mengenai pengertiannya terlebih dahulu.
Baca juga: Tips Manajemen Proyek Menjadi Lebih Efektif
Apa itu Manajemen Proyek?
Berbicara soal manajemen proyek, tentu kamu harus tahu juga dengan yang namanya proyek. Karena antara manajemen proyek dengan proyek merupakan dua hal yang berbeda.
Apa itu proyek? Mengutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia, proyek adalah rencana pekerjaan dengan sasaran khusus dan dengan penyelesaian yang tegas.
Secara umum, proyek merupakan sebuah pekerjaan yang bersifat sementara. Artinya, proyek tersebut hanya ada hingga pekerjaan tersebut telah selesai. Misalnya saja proyek pembangunan rumah susun. Ketika rumah susun tersebut telah selesai, maka proyeknya juga selesai.
Sedangkan manajemen proyek adalah proses penerapan ilmu pengetahuan, keterampilan dan alat dalam mengatur sebuah proyek agar bisa berjalan dengan baik sesuai target.
Dalam manajemen proyek, nantinya kamu akan mengatur perencanaan waktu, sumber daya, material, hingga anggaran. Dengan adanya manajemen proyek, tentunya sebuah proyek akan dapat terselesaikan sesuai dengan budget dan kebutuhan perusahaan.
Baca juga: 5 Cara Mengelola Keuangan Bisnis Paling Manjur!
Tujuan Manajemen Proyek
Setelah mengetahui pengertian dari proyek dan manajemen proyek, selanjutnya MinCheck akan memaparkan beberapa tujuan dari manajemen proyek.
Tujuan pertama yakni dapat menyusun perencanaan secara tepat dan efektif. Semua aspek akan dihitung dan diperhatikan secara matang guna perusahaan tetap berjalan sesuai rencana.
Kedua, manajemen proyek dapat bertujuan agar bisnis dapat berjalan lebih optimal. Karena melalui manajemen proyek, sebuah usaha akan berjalan secara terarah. Sehingga perusahaan dapat tumbuh dan berkembang secara baik.
Tujuan manajemen proyek juga memungkinkan perusahaan dapat menyelesaikan proyek secara tepat waktu lho! Hal ini karena semua proses telah tersusun secara terstruktur. Sehingga waktu jadi lebih efisien dan cepat.
Dalam penerapannya, manajemen proyek juga bertujuan agar kualitas tetap terjaga. Karena proyek yang terlaksana akan selalu menyesuaikan dengan sistem, kinerja tim, hingga operasional. Sehingga tujuan proyek bisa tercapai.
Pentingnya Manajemen Proyek untuk Bisnis
Berdasarkan beberapa tujuan di atas, ada beberapa alasan mengapa manajemen proyek begitu penting untuk bisnis. Berikut MinCheck akan sampaikan beberapa alasan mengapa manajemen proyek itu sangat penting.
1. Tujuan lebih Terarah
Kamu tentunya setuju, perencanaan Bisnis yang matang, akan membuat usaha lebih terarah. Hal ini juga berlaku dengan manajemen proyek. Ketika manajemen proyek tersusun dengan baik, maka tujuan dari perusahaan juga lebih terarah.
Karena nantinya perusahaan akan bergerak sesuai dengan rencana. Hal ini memungkinkan sebuah perusahaan bisa terhindar dari yang namanya stuck atau bingung kehabisan ide.
2. Dapat Mendukung Pencapaian Proyek Dan Tujuan Perusahaan
Tujuan atau goals sebuah perusahaan menjadi sangat penting. Karena dengan adanya tujuan, maka perusahaan memiliki arah untuk bergerak dan menentukan apa yang akan dicapai.
Perusahaan yang bergerak sesuai manajemen proyek, maka tujuannya akan jadi lebih terarah. Hal ini memungkinkan tujuan tersebut dapat tercapai sesuai dengan harapan. Karena nantinya akan memanfaatkan potensi sumber daya, waktu, hingga materi secara maksimal.
3. Sumber Daya Dapat Dikelola secara Efektif
Tidak dapat dipungkiri, sumber daya menjadi tonggak utama agar perusahaan dapat berjalan. Sumber daya bisa saja berupa peralatan, bahan atau material, hingga orang yang mengoperasikan. Hanya saja biaya operasional dan sumber daya terkadang cukup besar.
Jika kamu menerapkan manajemen proyek, maka sebuah sumber daya perusahaan dapat terkelola dengan baik. Selain itu, perusahaan juga dapat mengelola sumber daya dengan efektif.
Karena manajemen proyek akan memaksimalkan setiap sumber daya yang ada. Misalnya material yang tersedia, maka perusahaan akan memanfaatkan seefektif mungkin. Agar nantinya cost tidak jebol.
4. Waktu Pengerjaan Proyek jadi lebih Efisien
Siapa sih yang tidak kesal dengan proyek mangkrak atau lelet. Semua orang tentu tidak menginginkan hal tersebut. Proyek yang lambat akan membuat hal-hal lainnya juga terhambat.
Seperti yang telah MinCheck singgung sebelumnya, dengan adanya manajemen proyek maka waktu mengerjakan proyek akan jauh lebih efektif.
Hal ini tidak lepas dari rencana yang terstruktur dan tersusun. Sehingga step by step bisa terselesaikan sesuai dengan jadwal.
5. Dapat Mengontrol Biaya Perusahaan
Biaya pengelolaan dan penanganan proyek tidaklah sedikit. Terkadang, ada saja biaya yang tak terduga akibat kekurangan material dan lain sebagainya. Manajemen proyek untuk bisnis tentu dapat meminimalisir terjadinya hal semacam ini.
Dengan manajemen proyek yang baik, maka kamu dapat memperhitungkan biaya sesuai rencana. Sehingga, tidak kamu tidak akan mendapati biaya kurang di tengah jalan.
Baca juga: Manajemen Proyek: Hal Penting yang Kamu Harus Ketahui
6. Meminimalisir Risiko
Setiap proyek maupun bisnis tentu memiliki risiko tersendiri. Risiko memang sesuatu yang perlu perusahaan ambil. Karena dengan mengambil risiko, memungkinkan perusahaan bisa lebih berkembang dan maju.
Manajemen proyek tentunya bisa meminimalisir risiko nih, DoCheckers. Karena nantinya kemungkinan terburuk akan diperhitungkan dan akan dicari solusinya.
Bahkan dengan adanya manajemen proyek yang baik, maka kamu dapat memperhitungkan plan A, plan B dan plan seterusnya. Hal inilah yang membuat pelaksanaan bisa terhindar yang namanya kegagalan.
7. Mengoptimalkan Potensi Tim
Tim yang optimal dapat membuat sebuah perusahaan mencapai target. Untuk bisa membentuk tim yang solid dan bagus, tentunya kamu memerlukan sumber daya manusia yang baik pula.
Ketika suatu perusahaan memiliki sumber daya manusia yang bagus, maka sangat perlu dioptimalkan. Untuk mengoptimalkannya, kamu bisa menggunakan manajemen proyek.
Dengan metode ini, maka setiap individu akan berusaha menyelesaikan tugasnya masing-masing secara baik. Hal ini memungkinkan target perusahaan bisa tercapai.
Langkah-langkah Melakukan Manajemen Proyek
Dalam penerapannya, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan. Berikut MinCheck telah merangkum langkah-langkah menerapkan manajemen proyek dengan baik.
1. Interpretasi Proyek
Langkah pertama yang harus kamu lakukan yakni interpretasi atau penafsiran dari sebuah proyek. Pada tahap ini, perusahaan akan mencoba membedah tujuan dari proyek, target, harapan, dan lain sebagainya.
Tahapan ini juga memungkinkan perusahaan untuk mempertimbangkan hal-hal yang masih berkaitan dengan proyek. Sehingga nantinya rencana dapat tersusun dengan baik.
2. Penyusunan Perencanaan Proyek
Tahap berikutnya yakni penyusunan dan perencanaan bisnis atau proyek. Perusahaan akan memetakan target, tujuan, hingga harapan dari hasil interpretasi proyek.
Pada tahapan inilah, semua hal yang berkaitan dengan proyek akan kamu susun secara baik. Sehingga ketika memasuki tahap pelaksanaan bisa sesuai dengan rencana.
3. Implementasi Proyek
Setelah perencanaan telah tersusun rapi, maka tahap selanjutnya adalah implementasi proyek. Implementasi proyek berarti menerapkan semua rencana yang telah tersusun sebelumnya.
Pada tahapan ini, rencana dari awal proyek, proses pemilihan material, penetapan sumber daya, dan lain sebagainya akan diaplikasikan.
4. Pemantauan dan Pengendalian Proyek
Dalam pelaksanaannya, sebuah proyek tentu perlu pengawasan. Agar nantinya setiap bagian bisa terlaksana dengan baik. Kamu dapat melakukan pengawasan secara berkala.
Misalnya saja seminggu sekali atau dua hari sekali. Pengawasan yang intens bisa mengendalikan kemungkinan terjadinya trouble. Sehingga perusahaan kamu bisa terselamatkan dari kerugian.
5. Penutupan Proyek
Tahapan terakhir adalah penutupan proyek. Kamu dapat melaksanakan tahapan ini ketika proyek telah selesai. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk mengecek kembali proyek yang telah jadi.
Kamu dapat mengecek, apakah proyek tersebut sesuai dengan rencana awal atau tidak. Jika tidak sesuai rencana, maka perlu adanya evaluasi dan perbaikan. Dengan begitu, proyek bisa sesuai dengan target dan tujuan awal.
Hal-hal Penting dalam Manajemen Proyek
Setelah kamu memahami beberapa tahapan penerapan manajemen proyek, berikutnya MinCheck akan sajikan beberapa hal yang sangat penting dalam manajemen proyek.
1. Waktu
Waktu merupakan hal yang sangat penting dalam manajemen proyek. Karena untuk menyelesaikan sebuah proyek, kamu memerlukan jangka waktu tertentu.
Ketika kamu menerapkan strategi manajemen proyek, maka perlu adanya batasan waktu. Batasan ini memungkinkan sebuah proyek bisa selesai secara cepat dan tepat waktu. Sehingga proyek bisa terhindar dari keterlambatan atau molor.
2. Biaya
Sebelumnya telah MinCheck sampaikan, bahwa manajemen proyek mampu memaksimalkan penggunaan biaya. Faktor biaya ini sangat penting lho DoCheckers, mengingat sebuah proyek akan berjalan dengan baik apabila manajemen biaya juga tepat.
Tanpa adanya manajemen biaya yang baik, maka sebuah proyek akan sangat sulit untuk selesai. Selain itu, manajemen biaya meminimalisir pemborosan akibat biaya tak terduga.
3. Kualitas
Manajemen kualitas juga sangat penting dalam sebuah proyek. Kualitas yang perlu kamu perhatikan ini meliputi kualitas bahan, material, sumber daya, hingga kualitas proyek yang telah jadi.
Untuk mendapatkan kualitas yang baik, maka perlu pemantauan dan pengendalian. Biasanya pemantauan ini dilakukan agar setiap individu mampu mengerjakan tugasnya masing-masing sesuai standar perusahaan.
4. Sumber Daya Manusia
Saat kamu mengerjakan sebuah proyek, manajemen sumber daya manusia sangat penting. Dengan adanya manajemen sumber daya, perusahaan bisa mendapatkan orang yang tepat untuk mengerjakan tugas.
Misalnya dalam proyek kereta api cepat, maka kamu perlu individu yang memang mampu menguasai teknologi, kemudian perlu individu yang mampu menguasai pemasangan rel, dan lain sebagainya.
Ketika individu menguasai bidangnya masing-masing, maka proyek tersebut bisa selesai dengan kualitas yang baik serta lebih tepat waktu.
5. Pembelian
Manajemen pembelian merupakan sebuah proses untuk mendatangkan suatu bahan dan material untuk membuat proyek. Bagian ini sangat penting sekali, karena berhubungan langsung dengan kualitas dan biaya.
Dalam mengerjakan sebuah proyek, kamu dapat mempertimbangkan untuk mengambil kualitas bahan yang bagus dengan harga sedikit lebih murah. Dengan begitu, kualitas akan terjaga dan biaya tidak akan jebol.
6. Risiko
Manajemen risiko juga tidak kalah pentingnya. Melalui manajemen proyek, maka perusahaan akan mengidentifikasi dan menganalisa kemungkinan risiko yang akan terjadi.
Dari hasil analisis tersebut, maka kamu dapat mencari solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut. Dengan begitu, risiko dari proyek yang kamu tangani bisa lebih kecil.
Kesimpulan
Dari pemaparan di atas, MinCheck dapat menyimpulkan bahwa manajemen proyek memiliki beberapa tujuan, salah satunya untuk perencanaan yang lebih efektif. Dengan adanya manajemen proyek, perusahaan bisa bergerak sesuai dengan rencana.
Selain tujuan, ada juga beberapa alasan mengapa manajemen proyek sangat penting. Misalnya saja seperti waktu yang lebih optimal, biaya yang terencana, hingga dapat memaksimalkan sumber daya manusia.
Karena begitu pentingnya manajemen proyek, maka sebuah perusahaan wajib menerapkan metode ini ketika menggarap sebuah proyek. Dengan begitu, proyek tersebut bisa terlaksana dengan baik sesuai waktu yang telah ditentukan.
Untuk menunjang manajemen proyek, coba aplikasi to-do list, to-do list app DoCheck sebagai dokumentasi yang bisa diakses oleh semua anggota tim.
