Mengatur waktu dilakukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi seseorang ketika melakukan kegiatan. Time management sendiri adalah tindakan dan proses perencanaan serta pelaksanaan kontrol sadar atas sejumlah waktu yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu.
Konsep mengenai pengelolaan waktu sudah ada sejak masa revolusi industri. Kamu mungkin sudah tidak asing ya dengan keterkaitan antara revolusi industri, teknologi, dan mesin. Nah, di masa itu manusia banyak yang sadar atas pentingnya waktu karena mereka terus dituntut produktif untuk menciptakan sesuatu yang baru seperti penciptaan teknologi dan mesin.
Saat ini kita kebagian menikmati perkembangan teknologinya kan. Jangan sampai teknologi yang tersedia malah menghambat produktivitas kita. Jika kamu ingin menjadi bagian dari sumber daya manusia yang berkualitas, kamu bisa mengawalinya dengan bijak dalam menggunakan waktu salah satunya dengan memilih time management yang baik.
Manfaat Mengatur Waktu Dengan Baik
Manfaat mengatur waktu tidak hanya dilihat dari jumlah pekerjaan lho ya. Alih-alih dinilai dari kuantitasnya, menurut Psikolog Emma Donaldson, penggunaan waktu yang baik dapat menghasilkan pekerjaan yang berkualitas. Selain kinerja yang maksimal, pengelolaan waktu juga bisa membuat perasaan menjadi lebih rileks, fokus, dan terkontrol. Hal itu tentunya akan mengurangi kecemasan selama beraktivitas.
Manakah Metode Mengatur Waktu yang Cocok untuk Kamu?
Cara mengatur waktu dengan baik terdiri dari banyak jenis. Dengan demikian, kamu bisa simak penjelasan di bawah ini untuk menemukan kira-kita metode mana yang cocok kamu aplikasikan. Bisa jadi mengatur waktu untuk dirimu pribadi dengan kamu sebagai bagian dari sebuah organisasi berbeda. Yuk, simak jenis-jenis dan tahapannya!
Baca Juga: Tips Manajemen Waktu
Memvisualisasikan Progres melalui Metode Kanban
Metode Kanban sudah banyak diimplementasikan dalam management project. Padahal, untuk mengelola atau megatur waktu pribadi juga efektif loh. Ini juga salah satu cara mengatur waktu belajar yang bisa kamu coba. Untuk memulainya, siapkan empat kolom yang terbagi atas ide, to-do, doing, dan done pada papan atau space yang cukup besar.
Kamu bisa menuliskan semua pekerjaan di dalam notes yang bisa dipindahkan. Ketika kamu memiliki ide, maka hal itu diletakan di kolom “ide”. Saat pekerjaan yakin akan dikerjakan, kamu bisa pindahkan ke kolom “to-do”. Kemudian pindahkan ke bagian “doing” apabila kamu mulai mengerjakannya. Terakhir adalah “done” ketika pekerjaanmu sudah selesai.
Baca Juga: Metode Kanban: Manajemen Pekerjaan dengan Sistem Visual
Menyusun Skala Prioritas dengan Metode Eisenhower
Dwight Eisenhower mengatur waktu dengan membagi skala prioritas ke dalam empat kuadran. Kamu bisa mulai dengan menggambar sebuah kotak, kemudian membaginya menjadi empat bagian. Kiri atas adalah kuadran pertama, kanan atas untuk kuadran kedua, kuadran ketiga terletak di kiri bawah, dan kuadran keempat di kanan bawah. Sudah terbayang?
Nah, kuadran pertama diisi untuk semua kegiatan yang penting dan mendesak. Kuadran kedua untuk pekerjaan yang penting namun tidak mendesak. Adapun kuadran ketiga diisi dengan aktivitas mendesak namun tidak penting. Terakhir, kuadran keempat untuk pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak. Metode ini membantumu dalam mengatur waktu agar lebih fokus pada hal-hal yang semestinya diutamakan tanpa mengabaikan aktivitas lain yang dianggap tidak penting.
Baca Juga: The Commitment Inventory: Manajemen Waktu untuk Produktif
Mengatur Waktu dengan Sederhana menggunakan Teknik Podomoro
Tips mengatur waktu selanjutnya adalah podomoro. Bisa dibilang ini adalah cara mengatur waktu yang baik bagi pelajar. Untuk kamu yang tidak mau ribet, sini deh simak cara mengimplementasikan podomoro ini.
Pertama, tentukan tugas atau materi yang akan kamu pelajari dan kerjakan dalam bentuk to-do list. Kemudian, pasang interval waktu menggunakan timer selama berapapun lamanya sesuai kemampuan kamu sendiri (misalnya 30 menit). Gunakan waktu tersebut untuk fokus mengerjakan tugas. Setelah timer berbunyi, tandai to-do list milik kamu. Berikutnya, istirahatlah selama lima menit. Apabila sudah berhasil melakukannya selama 4 kali interval waktu, kamu bisa menambah waktu istirahat menjadi 15-30 menit.
Baca Juga: Pentingnya To-Do-List Untuk Manajemen Waktu
Disiplin Mengatur Waktu melalui Eat That Frog
Inti dari metode ini adalah untuk menuntun kamu menyelesaikan semua tugas tanpa membuatmu merasa terbebani. Menarik? Yuk mari simak! Seperti biasa, kamu bisa mulai dengan menyusun dahulu tugas yang perlu kamu kerjakan. Kemudian klasifikasikan menjadi 4 kategori pekerjaan.
- Harus dikerjakan dan kamu ingin melakukannya.
- Harus dikerjakan, tapi kamu malas melakukannya.
- Tidak perlu dikerjakan, tapi kamu ingin melakukannya.
- Tidak perlu dikerjakan dan kamu memang malas melakukannya.
Kemudian, eksekusi ‘katak’ dari yang paling jelek. Artinya kerjakan dulu tugas yang menurutmu paling malas kamu kerjakan tapi tetap harus diselesaikan. Nah, kalau frog-nya sudah ditelan atau dihilangkan, kamu bisa lanjut ke tugas berikutnya yang bagimu lebih menyenangkan. Jangan lupa mulailah aktivitas seawal mungkin agar pekerjaanmu bisa cepat terselesaikan!
Baca Juga: Eat The Frog: Memprioritaskan Tugas yang Paling Sulit
Metode 4D untuk Mengatur Waktu di Tempat Kerja
Manajemen waktu yang satu ini sangat cocok diterapkan di tempat kerja. Pekerjaan dikategorikan menjadi empat, diantaranya adalah sebagai berikut.
- Delete. Memindai semua pekerjaan dan hapus yang tidak perlu dikerjakan.
- Delegate. Jika kamu seorang leader dan merasa orang lain bisa mengerjakannya dengan lebih cepat, maka delegasikan saja pekerjaan tersebut ke orang yang lebih tepat.
- Defer. Kamu bisa menangguhkan beberapa pekerjaan yang penyelesaiannya bisa ditunda. Tentunya, ini tetap harus diperhatikan agar tidak lewat deadline.
- Do. Jika susunannya sudah mantap, kamu bisa mulai mengerjakan tugasmu satu per satu.
Bagaimana, sudah menemukan metode yang cocok? Selain memudahkan dirimu sendiri, banyak survei yang menunjukkan bahwa mengatur waktu juga membuat organisasi atau perusahaan punya potensi yang lebih tinggi untuk sukses. Untuk informasi produktivitas lainnya, kamu bisa mengikuti komunitas DoCheck dan gali lebih banyak tips lainnya!
Referensi:
Singh, D. & Jain, S. C. (2013). Working process of time management in SAP HR module. International Journal of Management Research and Reviews, 3. Society of Scientific Research and Education (SSRE), Meerut, India.
Adebisi, J. F. (2013). Time management practices and its effect on business performance. Canadian Social Science, 9(1). Canadian Research & Development Center of Sciences and Cultures, Montreal, Canada
