To-do list adalah salah satu cara untuk menjadi lebih produktif. Namun, bagi sebagian orang, to-do list saja tidak cukup untuk mewujudkan itu. Masalahnya adalah, ketika kamu membuat to-do list untuk 8 jam kerja, sering kali berakhir hanya dengan produktif 1-2 jam kerja, kan?
Tapi tenang, To-do list bukanlah satu-satunya teknik manajemen waktu yang bisa membuatmu lebih produktif. Ada teknik lain yang membawa to-do list ke level selanjutnya. Teknik tersebut dinamakan time blocking.
Figur-figur terkenal seperti Elon Musk, Bill Gates, hingga penulis buku Deep Work – Cal Newport, menggunakan teknik ini. Sekarang pertanyaannya adalah, apa itu time blocking?
Baca Juga: Pentingnya To-Do-List Untuk Manajemen Waktu
Apa Itu Time Blocking?
Time blocking adalah sebuah teknik manajemen waktu yang mengharuskan kamu untuk membagi hari menjadi blok-blok waktu. Pada setiap blok waktunya, kamu diharuskan untuk mengerjakan tugas spesifik atau sekumpulan tugas hingga selesai. Dengan time blocking, kamu jadi bisa melakukan sesuatu yang tepat di waktu yang tepat.
Dalam time blocking, memprioritaskan tugas adalah kunci. Review mingguan adalah sebuah keharusan. Catat apa yang harus kamu lakukan di minggu depan, kemudian buat sketsa time blocking kasarnya untuk setiap hari. Di setiap akhir hari, tinjau tugas apa saja yang sudah kamu selesaikan, ganti dengan tugas baru, dan sesuaikan blok untuk sisa minggunya.
Jadi, dengan begini, alih-alih hanya membuat to-do list dan menyelesaikan tugas-tugas di dalamnya, kamu punya jadwal konkrit yang menjabarkan kapan dan apa yang harus kamu lakukan. Kamu hanya tinggal mengikuti jadwal ini. Jika kamu terdistraksi, tengoklah kembali jadwal tersebut dan kerjakan tugas yang kamu tinggalkan.
Baca Juga: Meningkatkan Produktivitas di Tahun Baru? Cek to-do-list ini!
Mengapa Time Blocking Efektif?
Alasan sederhana mengapa time blocking efektif adalah karena kita sebagai manusia membutuhkan sebuah pembatas dalam mengerjakan sesuatu. Jika tidak, kamu akan terjerumus ke sebuah lubang yang bernama parkinson law. Sederhananya, hal tersebut adalah sebuah konsep bahwa waktu penyelesaian sebuah tugas, akan mengikuti waktu yang tersedia.
Jika kamu mendapatkan tugas dengan deadline 3 hari, maka pekerjaan tersebut akan selesai tiga hari. Kalau tugas yang sama diberikan kepadamu namun dengan deadline yang lebih lama, misalnya 7 hari, maka tugas tersebut juga akan selesai dalam waktu 7 hari. Jika kamu mengizinkan dirimu untuk mengerjakan tugas tersebut selama waktu yang diberikan, secara psikologis, pekerjaan tersebut terkesan lebih rumit, sehingga pada akhirnya membuat kamu percaya bahwa pekerjaan tersebut membutuhkan waktu lama untuk diselesaikan.
Selain itu, time blocking juga memungkinkan kamu untuk fokus terhadap satu tugas pada suatu waktu. Jika dilakukan, hal ini 80% jauh lebih produktif dibandingkan dengan membagi perhatianmu ke dalam beberapa tugas. Multitasking juga sudah terbukti buruk bagi produktivitas.
Baca Juga: Tips Manajemen Waktu Saat Bekerja Biar Nggak Gampang Stress
Tips untuk Memulai Time Blocking
Oke, sampai sini kamu sudah paham kan time blocking itu apa dan mengapa hal tersebut efektif? Nah, dalam memulainya, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan, loh. Ini dia tips yang bisa membantu kamu dalam memulainya!
1. Cari tahu apa yang harus kamu selesaikan pada hari ini
Langkah pertama adalah mengidentifikasi apa yang perlu kamu lakukan atau selesaikan di hari maupun minggu ini. Dalam tahap ini, membuat to-do list akan sangat mempermudah kamu. Tapi ingat, to-do list ini harus rajin kamu update, agar tidak perlu berpikir panjang pada saat proses identifikasi ini.
Selain itu, kamu juga harus tahu apa yang menjadi prioritasmu. Cari tahu apa tugas paling penting atau yang memberikan progres paling signifikan pada goal. Jika kamu masih kesulitan dalam menyusun prioritas ini, kamu bisa menggunakan eisenhower matrix.
2. Cari tahu kapan waktu paling produktif kamu
Kamu bisa meningkatkan efektivitas dari time blocking jika kamu tahu kapan waktu paling produktif kamu. Untuk mengetahui ini, kamu harus bertanya kepada diri sendiri. Apakah kamu merasa sangat berenergi di pagi hari? Jika iya, maka pertimbangkan untuk melakukan pekerjaan yang sulit di waktu ini.
Semuanya tergantung padamu. Kalau di sore hari kamu sering mengantuk, pertimbangkan untuk melakukan tugas ringan di waktu ini – misalnya seperti membalas email. Jika kamu membuat jadwal dengan mempertimbangkan hal ini, time blocking kamu akan semakin efektif.
3. Bagi waktu sehari menjadi beberapa blok waktu
Ini adalah bagian terpenting dalam time blocking. Dalam tahap ini, kamu harus menengok kembali prioritas dan waktu paling produktif kamu. Kalau kamu sudah mengetahui hal ini, maka kamu tinggal menjadwalkan dan menentukan sisa time block kamu dalam sehari.
Dalam time blocking, kamu diperbolehkan untuk melakukan tugas yang sama lebih dari sekali dalam sehari. Misalnya, kamu membuat dua time block dalam sehari untuk membuka email.
4. Sediakan blok untuk waktu personal
Istirahat itu penting. Robert Pozen, dosen senior di MIT Sloan School of Management, merekomendasikan untuk beristirahat selama 15 menit setiap 75-90 menit waktu kerja. Alasannya karena otak manusia mempunyai dua mode, yaitu belajar (fokus) dan konsolidasi. Beristirahat bisa membantu otak dalam memahami dan menyimpan informasi yang baru saja diproses.
Nah, time blocking itu bukan hanya soal menjadwalkan waktu kerja kamu, kok. Kamu juga bisa menjadwalkan waktu personal. Jadi, jangan lupa untuk jadwalkan juga kegiatan semacam makan siang, berolahraga, dan tentunya istirahat!
Baca Juga: Workout From Home bareng DoCheck dengan To-do List Ini!
5. Sisihkan blok waktu untuk sesuatu yang tidak terduga
Time blocking tidak akan bekerja jika kamu terlalu opitimis dengan jadwal atau waktu yang kamu miliki. Kamu harus realistis dalam melakukannya karena pasti selalu ada hal-hal maupun pekerjaan tidak terduga seperti ada meeting mendadak di tengah-tengah block fokus. Kamu harus mengikutinya, namun juga tidak mau mengganggu time blocking.
Jika situasi semacam ini sering terjadi, maka kamu harus mengantisipasinya dengan menyediakan block waktu fleksibel. Block waktu ini bisa kamu gunakan untuk melanjutkan tugas yang terganggu karena hal-hal yang tidak terduga tersebut.
Nah, sekarang kamu sudah tahu kan apa itu time blocking dan bagaimana cara melakukannya? Teknik ini efektif karena bisa mencegah kamu jatuh ke dalam parkinson law. Untuk mempermudah kamu dalam melakukannya, jangan lupa untuk membuat to-do list juga, ya!
Eits, biar simple bikin to-do list-nya pakai DoCheck, aplikasi social to-do list pertama di Indonesia. Tunggu apa lagi? Yuk, segera donwload aplikasi DoCheck di App Store dan Google Play Store sekarang! Gratis!
