“Aduh, ada empat tugas kuliah harus selesai malam ini dan masih ada rapat organisasi sore ini. Belum lagi cuci piring di kost“, mungkin pikiran seperti itu lumrah kamu alami ketika punya tugas dengan jumlah yang banyak dan hadir pada waktu yang hampir bersamaan. Ketika dihadapkan dengan situasi tersebut, seringkali membuat pikiran menjadi bingung memikirkan apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
Alih-alih menyelesaikan semua tugas, kamu justru malah gak melakukan apa-apa karena pikiran sudah overwhelmed membayangkan banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan. Hmm, sepertinya kamu butuh Matrix Eisenhower sebagai solusinya!
Konsep Matrix Eisenhower mungkin masih terdengar asing di telinga bagi sebagian banyak orang. Namun, siapa mengira bahwa Matrix Eisenhower merupakan salah satu kunci penting dalam mendorong produktivitas, lho. Hmm, memang sebenarnya apa itu Matrix Eisenhower ini?
Baca juga: 5 Kebiasaan untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja
Apa itu Matrix Eisenhower?
Melansir dari laman Product Plan, Eisenhower’s matrix atau Matrix Eisenhower adalah sebuah framework tentang produktivitas, prioritas, dan manajemen waktu yang dirancang untuk membantu dalam membuat skala prioritas tugas atau agenda dengan membut kategori berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Apa yang dimaksud dengan skala prioritas tersebut adalah tingkatan urgensi dan kepentingan dari pekerjaan yang akan dilakukan.
Pengertian selaras juga ditemukan pada laman Asana yang menyebutkan bahwa Matrix Eisenhower adalah cara untuk mengurutkan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Tujuan dari konsep tersebut adalah agar dapat secara efektif memprioritaskan tugas yang paling penting.
Selain itu, Matrix Eisenhower juga dikenal sebagai Eisenhower Decision Matrix, Eisenhower box, dan Urgent-Important Matrix.
Teori Eisenhower Decision Matrix berawal dari ide pemikiran presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight D. Eisenhower. Konsep ini bermula dari pepatah Eisenhower dalam sebuah pidato di tahun 1954 yang mengatakan “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” atau yang memiliki arti “Saya memiliki dua jenis masalah, yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak”.
Pepatah dari Eisenhower tersebut diadaptasi oleh penulis The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen Covey dalam mengembangkan sarana manajemen tugas yang kemudian dikenal sebagai Matrix Eisenhower.
Empat Kuadran Matrix Eisenhower
Menurut laman Product Plan, konsep Matrix Eisenhower terdiri atas empat kotak dengan garis vertikal dan horizontal yang menandakan urgensi dan tingkat kepentingan dari tugas atau agenda yang akan dikerjakan.
Asana menyebutkan bahwa empat kotak kategori tersebut mencakup tugas yang perlu dikerjakan terlebih dahulu, tugas yang kamu rencanakan untuk dikerjakan nanti, tugas yang akan kamu serahkan kepada orang lain, dan tugas yang akan kamu hapus atau gak akan kamu kerjakan.
Eits, gak usah bingung, DoCheckers! Mari simak penjelasan dari satu per satu kuadran berikut ini,
Kuadran 1: Mendesak dan Penting
Melansir dari laman Todoist, kuadran pertama mencakup tugas yang tergolong mendesak dan penting. Tugas atau agenda yang masuk dalam kategori kuadran pertama ini umumnya memiliki tenggat waktu yang jelas dan terdapat konsekuensi apabila gak dikerjakan.
Meskipun kamu bukan tipe orang yang menunda-nunda, nyatanya pekerjaan yang dikategorikan sebagai kuadran pertama gak dapat dihindari. Sebab akan selalu ada hal di luar kendali kamu sehinga terdapat kecenderungan untuk ada tugas dan agenda baru yang hadir dan perlu diselesaikan secepatnya.
Kuadran 2: Bukan Mendesak dan Penting
Sementara pada kuadran kedua, tugas-tugas yang masuk dalam kategori ini adalah hal yang penting namun gak mendesak. Tugas-tugas tersebut mungkin gak memiliki tenggat waktu dalam pengerjaannya sehinga tugas-tugas tersebut dapat disisihkan terlebih dahulu dibanding tugas yang mendesak.
Namun, tugas-tugas yang berada pada kuadran kedua Matrix Eisenhower umumnya merupakan tugas yang membantu kamu dalam mencapai tujuan jangka panjang. Contoh dari tugas-tugas pada kuadran dua adalah seperti melakukan olahraga rutin.
Menurut Covey, kuadran dua adalah kategori untuk yang cocok untuk mengikuti manajemen waktu personal. Sebab pada kategori ini, kamu gak berfokus pada masalah yang dihadapi melainkan berfokus pada kesempatan untuk bertumbuh dan berkembang.
Setelah mengategorikan priority Matrix Eisenhower, kamu juga dapat menggunakan aplikasi DoCheck, yaitu social to-do list app pertama di Indonesia untuk membantu kamu dalam menulis prioritas tugas yang akan kamu kerjakan beserta dengan langkah-langkah yang harus kamu lakukan. Selain itu, kamu juga dapat berbagi goals kamu dengan teman, lho. Aplikasi ini bisa kamu unduh secara gratis di Play Store atau App Store.
Kuadran 3: Mendesak dan Bukan Suatu Hal yang Penting
Sementara pada kuadran ketiga, kamu dihadapi oleh tugas-tugas yang cenderung gak signifikan terhadap tujuan jangka panjang yang kamu miliki. Tugas-tugas yang berada pada kuadran tiga biasanya merupakan tugas yang telah ditentukan atau terpengaruh oleh orang lain.
Contoh dari tugas-tugas dalam kuadran tiga adalah seperti membalas surel dan pesan. Selain itu, rapat juga merupakan contoh dari tugas yang berada pada kuadran tiga, lho. Pada dasarnya, tugas-tugas yang berada pada kuadran tiga cenderung berhubungan dengan prioritas orang lain.
Baca juga: Simak Cara Membuat Skala Prioritas Biar Kamu Gak Keteteran
Kuadran Empat: Bukan Mendesak dan Bukan Suatu Hal yang Penting
Selanjutnya adalah kuadran keempat yang merupakan kategori untuk aktivitas yang mungkin menghabiskan banyak waktu tetapi gak berpengaruh terhadap tujuan jangka panjang kamu.
Contoh kegiatan yang termasuk ke dalam kuadran empat adalah seperti menonton televisi berjam-jam dan terus-menerus melihat media sosial.
Eits, namun bukan berarti kamu gak boleh memiliki waktu untuk bersantai, lho. Hanya saja aktivitas tersebut harus seimbang dan gak menghambat kamu dalam mengerjakan prioritas pekerjaan kamu.
Perbedaan Hal Mendesak dan Penting
Hmm, setelah mengetahui berbagai kuadran dalam Matrix Eisenhower, sebagian dari kamu mungkin kebingungan tentang bagaimana membedakan hal yang mendesak dan penting.
Lantas apa yang membedakan antara tugas yang penting dan mendesak?
Tugas atau kegiatan yang tergolong mendesak adalah hal yang umumnya membutuhkan perhatian saat itu juga. Pada tugas atau kegiatan yang dikategorikan sebagai hal mendesak tersebut perlu dikerjakan langsung dan terdapat konsekuensi apabila tugas atau kegiatan gak terlaksana.
Sementara pada tugas atau kegiatan yang dikategorikan penting adalah hal yang perlu dikerjakan namun gak harus pada saat itu juga. Hal yang tergolong penting tersebut umumnya menunjang kamu dalam meraih tujuan jangka panjang yang kamu miliki.
Nah, contoh dari hal yang mendesak adalah seperti tugas kuliah yang harus dikumpulkan malam ini. Tentu saja hal tersebut memerlukan perhatian untuk dikerjakan pada saat itu juga. Sementara contoh dari hal yang penting adalah mempelajari materi pembelajaran untuk menghadapi ujian semester yang akan datang.
Baca juga: 7 Tips Agar Fokus Saat Ujian, Yuk Coba Terapin!
Jadi, dapat terlihat perbedaannya ya, DoCheckers! Namun, hal yang gak mendesak bukan berarti gak mendapat perhatian sebab hal penting yang gak mendesak sejatinya bermanfaat bagi tujuan jangka panjang milik kamu juga.
Cara Menggunakan Matrix Eisenhower
Nah, setelah mengategorikan berbagai tugas dan kegiatan dalam empat kuadran dalam Matrix Eisenhower, lantas apa yang harus dilakukan selanjutnya, ya? Langkah selanjutnya adalah mengetahui bahwa setiap kuadran memiliki perbedaan tindakan yang dilakukan, lho.
1. Lakukan Tugas pada Kuadran Satu
Tugas dan kegiatan pada kuadran pertama dalam Matrix Eisenhower adalah hal yang harus kamu lakukan dan kerjakan pada saat itu juga. Kamu gak dapat menghindari tugas dan kegiatan yang termasuk dalam kuadran ini, DoCheckers! Sebab termasuk prioritas tertinggi yang harus didahulukan dan memiliki konsekuensi apabila gak kamu kerjakan.
2. Jadwalkan Tugas pada Kuadran Kedua
Sementara pada tugas dan kegiatan yang masuk ke dalam kategori kuadran kedua dalam Matrix Eisenhower adalah tugas dan kegiatan yang dapat kamu jadwalkan untuk melakukannya nanti. Sebab tugas dan kegiatan yang termasuk dalam kuadran kedua ini merupakan hal yang tergolong penting namun gak mendesak sehingga kamu dapat menjadwalkan untuk melakukannya setelah menyelesaikan hal yang mendesak.
3. Delegasikan Tugas pada Kuadran Ketiga
Kemudian hal yang perlu dilakukan terhadap tugas dan kegiatan pada kuadran ketiga adalah delegate. Yep, alias mendelegasikan tugas dan pekerjaan pada orang lain. Tugas dan kegiatan dalam kuadran ketiga Matrix Eisenhower tergolong hal yang mendesak namun bukan sesuatu yang penting dan gak membutuhkan keahlian kamu khusus untuk mengerjakannya sehingga kamu dapat mendelegasikan pekerjaan itu pada orang lain.
4. Singkirkan Tugas pada Kuadran Keempat
Kuadran terakhir adalah kuadran keempat dalam Matrix Eisenhower yang berisikan tugas dan kegiatan yang gak mendesak dan bukan merupakan hal yang penting. Dalam hal ini, kamu dapat menyingkirkan tugas dan kegiatan dalam kuadran empat terlebih dahulu agar dapat fokus terhadap prioritas yang mendesak maupun penting.
Penutup
Nah, DoCheckers, bagaimana apakah tertarik untuk menerapkan Matrix Eisenhower dalam membuat skala prioritas pekerjaan? Ingat untuk tetap bijak dalam mengategorikan tugas dan kegiatan yang akan kamu lakukan, ya! Jangan sampai justru kamu malah kebingungan dalam menempatkan tugas dan kegiatan sesuai dengan kuadran-kuadran yang ada.
