Ketika berniat mengerjakan sesuatu, dibutuhkan beraneka metode untuk mencapai tujuan akhir dari pekerjaan tersebut. Begitu pula dalam mengerjakan proyek di satu perusahaan.
Rentetan metode tersebut harus dikemudikan oleh mereka yang mumpuni untuk didapuk menjadi manajer proyek atau project manager.
Aneka event yang diselenggarakan oleh sebuah instansi memerlukan kehadiran manajer untuk memastikan acara lancar dan terselenggara dengan baik. Seluruh proses mulai dari perencanaan awal sampai finishing suatu proyek merupakan bagian project management.
Secara umum, peran manajemen proyek dalam lingkungan profesional menjadi aspek yang penting. Terlebih pada waktu-waktu tertentu, yaitu saat ada proyek besar yang akan digelar.
MinCheck bakal rangkum lengkap seputar project management dan proses yang terjadi di dalamnya. Yuk baca artikel dari MinCheck sampai selesai, ya!
Baca juga: 11 Metode Project Management untuk Mempermudah Pekerjaanmu
Pengertian Project Management
Project management merupakan bidang ilmu yang mempelajari perencanaan, pengelolaan, dan pengorganisasian sehingga diharapkan mampu mencapai tujuan yang diinginkan dari proyek. Dalam konteks pembahasan di sini, proyek yang dimaksud merujuk pada metode yang digunakan perusahaan untuk mendukung acara khusus agar prosesnya berlangsung efisien.
Manajemen proyek bertujuan mengelola risiko, mengoptimalkan sumber daya, dan memadukan proyek yang tengah berlangsung. Kegiatan yang berlangsung pun mempunyai jangka waktu yang sementara dan telah ditentukan timeline dari awal menuju akhir acara.
Sederhananya, pengelolaan proyek atau manajemen project merupakan langkah yang diambil perusahaan agar membantu mendatangkan keuntungan bagi usaha mereka. Dengan kata lain, istilah ini ditujukan untuk menyebut seluruh proses mulai dari perencanaan hingga eksekusi yang telah ditata sedemikian rupa dengan maksud meraih tujuan yang memang ditetapkan dari awal.
Baca juga: 7+ Cara Memisahkan Uang Modal dan Keuntungan Bisnis
Tujuan Project Management
Pastinya setiap perusahaan mempunyai berbagai event bisnis yang mesti di handle dalam kurun waktu tertentu. Bisa dikatakan apabila sebenarnya pelaksanaan acara semacam ini merupakan hal yang amat lumrah bagi perusahaan. Bukan cuma kegiatan rutin saja, manajemen semacam ini juga mempunyai tujuan lainnya, seperti:
- Meraih tujuan dari perusahaan.
- Merencanakan dan merealisasikan kegiatan dengan risiko minim.
- Meningkatkan produktivitas sumber daya manusia di perusahaan.
- Memanfaatkan peluang.
- Meningkatkan bonding sesama pekerja di perusahaan tersebut.
Aspek Project Management
Sejalan dengan pengertiannya, manajemen proyek merupakan metode yang dipakai untuk melancarkan kegiatan suatu proyek. Maka untuk mencapainya perlu memperhatikan beberapa aspek di bawah ini:
- Integrasi
- Ruang lingkup proyek
- Waktu
- Anggaran
- Kualitas
- Pengadaan
- Sumber daya manusia
- Komunikasi
- Manajemen risiko
- Manajemen stakeholder
Di antara beberapa aspek yang disebutkan di atas, aspek paling penting untuk digaris bawahi adalah ruang lingkup proyek. Karena jika ditemukan perubahan di ruang lingkup proyek, maka aspek lainnya turut serta berubah.
Pendekatan Project Management
Mengutip dari situs Wrike, dijelaskan jika terdapat dua macam pendekatan utama yang dapat diterapkan dalam mengerjakan manajemen proyek. Apa saja kah itu?
1. Pendekatan Tradisional
Pendekatan pertama disebut dengan pendekatan tradisional. Jenis yang satu ini cenderung mempunyai sifat mendasar dan dikembangkan untuk industri semacam manufaktur. Industri yang menggunakan pendekatan ini umumnya yang menghasilkan jenis produk fisik, contohnya mobil, komputer, bangunan, dan lain sebagainya.
Pendekatan pertama ini dipecah menjadi 3 golongan yang berbeda, berikut ini penjelasannya:
a. Waterfall
Saat suatu industri memutuskan menggunakan pendekatan dengan metode waterfall, maka sebelum berpindah ke pekerjaan selanjutnya harus memastikan lebih dahulu jika tugas di dalam proyek benar-benar sudah diselesaikan.
b. Critical Path Method
Tidak jauh berbeda dari pendekatan waterfall, metode critical path method menggunakan pendekatan yang bersifat sequential. Manajer proyek bisa memprioritaskan beragam sumber daya yang dibutuhkan, serta tugas atau pekerjaan lain yang sekiranya harus didahulukan.
c. Critical Chain Project Management (CCPM)
Pendekatan berikutnya cenderung berfokus pada sumber daya yang betul-betul dibutuhkan untuk tugas dan pekerjaan yang ada di dalam proyek. Manajemen proyek akan rekognisi tugas yang dianggap punya level prioritas yang paling tinggi, kemudian merancang jadwal pada prioritas yang telah dipilih sebelumnya. Maksudnya adalah supaya apa yang menjadi fokus utama dalam proyek tersebut dapat dikerjakan dengan baik.
2. Agile
Metode pendekatan agile lebih mengutamakan kerja sama antar tim dibandingkan dengan struktur hirarki. Pendekatan ini sendiri juga dipecah menjadi 4 jenis yang berbeda, berikut uraiannya:
a. Scrum
Lain halnya dari pendekatan tradisional, pendekatan scrum ini memungkinkan anggota tim untuk mempunyai beban tugas yang bisa dikerjakan oleh project manager. Sebutan untuk pemimpin dan fasilitator dalam pendekatan jenis ini adalah Scrum Master.
b. Kanban
Pendekatan ini dikatakan mirip dengan scrum, yang membedakan adalah rentang waktu kerja yang diberikan bersifat continue.
c. Extreme Programming (XP)
Pendekatan satu ini dikatakan cukup eksklusif karena memang dikembangkan untuk keperluan software engineering. Pendekatan satu ini pas ditujukan kepada klien yang kurang mengerti hal yang dibutuhkan dari hasil akhir mendatang.
Hal tersebut dikarenakan apabila memakai pendekatan XP, manajemen proyek dapat melakukan uji coba lalu kemudian menyampaikan feedbacknya kepada klien.
d. Adaptive Project Framework (APF)
Pendekatan terakhir disebut dengan Adaptive Project Framework atau disingkat dengan APF. Pendekatan jenis ini juga cocok digunakan untuk proyek berbasis teknologi dan informasi yang memang memerlukan fleksibilitas dan juga adaptasi yang tinggi.
Tahapan di dalam Project Management
Proyek di sebuah perusahaan tentu memiliki tahapan-tahapan di dalamnya. Nah, tahapan inilah yang nantinya dihandle oleh pihak yang diberi amanat sebagai manajer proyek atau project manager.
Lalu, apa saja ya tahapan dalam project management? Yuk cari tahu bersama-sama!
1. Initiating atau Permulaaan
Tahapan pertama yang dikerjakan dalam mengerjakan suatu proyek ialah tahap inisiasi. Pada tingkatan ini terdapat beberapa variabel yang perlu ditetapkan, antara lain: tujuan dari proyek, ruang lingkup, manajer proyek, perkiraan dana keluar, timeline, dan jadwal kerja, hingga kemungkinan risiko yang bakal dihadapi.
Pokok penting dari tahapan ini adalah penentuan tujuan dan hal yang ingin diraih, beserta ruang yang dicakup dalam proyek tersebut. Pasalnya inti dari manajemen proyek ialah mengarahkan seluruh proses agar tertuju ke goals yang telah ditetapkan dari awal.
2. Planning atau Perencanaan
Tahapan berikutnya setelah mendiskusikan beragam variabel utama dalam proyek adalah mulai membuat perencanaan. Di dalam tahapan ini manajer proyek memiliki tugas untuk menyusun rencana yang dibutuhkan dalam proyek, mulai dari tahapan paling awal hingga akhir dengan terperinci.
Beberapa contoh perencanaan yang perlu diperhatikan adalah:
- Perkiraan jumlah sumber daya manusia yang akan diperlukan.
- Sumber daya dari luar yang dibutuhkan seperti vendor dan pemasok.
- Merancang perkiraan anggaran yang terdiri dari optimis, realistis, dan pesimis.
- Membuat timeline yang jelas dan terperinci.
- Rencana eksekusi planning.
Selain hal-hal yang disebutkan di atas, hal penting lain yang tidak boleh dilewatkan adalah memperhatikan stakeholdernya supaya dapat memahami hal-hal esensial, seperti perkembangan dan risiko yang muncul ketika menjalankan proyek.
3. Executing atau Pelaksanaan
Begitu rencana yang telah disusun dan telah disetujui oleh stakeholder maka proyek ini bisa segera dilakukan. Pada proses pelaksanaan, manajemen proyek mempunyai kewajiban untuk memastikan keseluruhan proses berjalan seimbang dengan timeline dan budgeting yang telah disusun.
Mulai dari memilih sumber daya manusia yang sesuai kualifikasi dibutuhkan, menunjuk pemimpin tim, menekan perjanjian kontrak dengan pihak bersangkutan seperti vendor atau pemasok.
Manajer proyek juga memiliki keharusan untuk mengondisikan pekerjaan yang dilakukan berjalan baik. Caranya bisa dimulai dengan memilih tim yang cocok dan sanggup menjaga komunikasi yang baik kepada semua anggota tim dan seluruh pihak yang terlibat.
4. Control and Monitoring atau Pengawasan
Tugas seorang manajemen proyek bukan hanya sekedar menjalankan proyek saja, namun juga harus melakukan tahap pengawasan dari awal sampai akhir proyek. Tujuan diawasi ialah agar rencana yang telah dibuat bisa terlaksana sesuai harapan dan meminimalisir adanya hal yang melenceng dari perkiraan.
5. Closing atau Penutupan
Setelah melakukan semua tahapan yang disebutkan sebelumnya, maka kini proyek telah masuk ke proses akhir yaitu tahap closing atau penutupan. Tugas seorang manajemen proyek dalam tahap ini adalah menyelesaikan kontrak dengan pihak luar yang terikat, menyusun arsip dokumen penting, hingga menulis laporan proyek.
Bukan hanya itu saja, manajemen proyek mempunyai tugas berikutnya, seperti maintenance serta berkewajiban untuk problem solving terhadap kendala yang muncul.
Tujuan Dibentuk Project Management
Seperti yang telah disebutkan pada pembahasan sebelumnya, manajemen proyek mempunyai peran yang penting terhadap kelancaran suatu proyek. Karena ia mengambil andil sebagai tokoh utama dari awal proyek ini direncanakan hingga akhir.
Ternyata tujuannya bukan hanya itu saja, lho! DoCheckers penasaran, kan, apa saja tujuan lain dari manajemen proyek ini? Berikut di bawah ini penjelasannya.
1. Tugas Terselesaikan dengan Tepat Waktu
Hal utama yang harus diperhatikan dan ditujukan kepada semua pihak yang terlibat adalah manajemen waktu. Mengatur waktu dengan efektif akan berdampak ke tercapainya kerja yang produktif. Tidak menutup kemungkinan juga, pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih efektif dan efisien.
Baca juga: To Do List Harian: Membuat Daftar Kegiatan untuk Manajemen Waktu
2. Menjaga Kualitas
Untuk mencapai objektif dalam suatu kegiatan, maka siapa saja yang berada di dalamnya mempunyai kewajiban untuk menjaga kualitas kerja dan sumber daya yang dipakai.
3. Menghandle Budgeting
Budgetting atau perkiraan anggaran keluar memang sewajarnya dirancang dari awal. Tujuannya agar manajemen proyek yang dihasilkan bisa terlaksana sesuai harapan dan secara transparan. Kemudian, hal yang dilakukan adalah menetapkan total anggaran seminimal mungkin namun masih sanggup mendukung kriteria proyek yang telah ditentukan.
4. Mengoptimalkan Potensi Tim
Memaksimalkan kualitas tim dalam proyek menjadi salah satu tolok ukur yang penting untuk meraih goals setting dari manajemen proyek. Karena adanya hal ini, dijamin akan mampu menciptakan perencanaan yang baik serta dapat menjalankan suatu kegiatan dengan optimal.
Contoh Project Management
Bahasan terakhir dari artikel ini adalah beberapa contoh hasil penerapan dari kegiatan manajemen proyek yang telah dilakukan. Contohnya seperti:
- Proyek industri manufaktur: contohnya adalah industri mebel, tekstil, dan lainnya.
- Proyek manajemen konstruksi: contohnya yang biasa ditemukan di sekitar kita, yaitu pembangunan jalan tol, jembatan, gedung, dan lainnya.
- Proyek padat modal: jenis yang satu ini umumnya dipakai oleh perusahaan dengan skala yang besar.
- Proyek penelitian dan pembangunan: contohnya untuk meningkatkan kualitas dari pengembangan barang atau jasa, beserta memaksimalkan bidang ilmu pengetahuan.
Nah, itu tadi serba-serbi pembahasan tahapan project management beserta perintilan-perintilan penting yang mengikutinya. Ternyata peran manajemen proyek dalam suatu kegiatan di perusahaan sangatlah penting, ya? Maka dari itu, untuk mendukung kelancaran project management kamu, jangan lupa untuk unduh to-do list app DoCheck sekarang di Play Store atau App Store, yuk!
