Manajemen proyek adalah ilmu dan seni mengatur semua komponen proyek. Manfaat dari manajemen proyek tidak terasa pada proyek-proyek besar saja, DoCheckers. Bahkan, manajemen proyek juga berguna dalam contoh manajemen proyek sederhana seperti di bawah ini!
DoCheckers, sebelum memahami pentingnya manajemen proyek sederhana, ada baiknya untuk mula-mula mengenal lebih dalam mengenai apa itu manajemen proyek.
Pengertian Manajemen Proyek
Panduan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) mendefinisikan manajemen proyek sebagai penerapan keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek demi terpenuhinya persyaratan-persyaratan proyek. Manajemen proyek mengelola semua komponen proyek secara keseluruhan.
Untuk menghindari krisis yang mungkin muncul selama berjalannya proyek, sangat penting untuk memiliki rencana manajemen proyek yang mantap, DoCheckers. Oh, ya, mengikuti serangkaian langkah dan prosedur tertentu juga termasuk dari manajemen proyek yang efektif.
Manajer proyek, bersama-sama dengan seluruh anggota tim dan stakeholder, menyusun seluruh tahapan manajemen proyek dan rencana proyek. Di dalamnya termuat identifikasi tujuan, ruang lingkup, dan anggaran proyek.
Kemudian, item ini dieksekusi oleh anggota tim proyek dalam proses kolaboratif. Proses ini dilakukan secara berulang-ulang, sehingga seringkali menghasilkan perubahan selama proyek berlangsung.
Manajer proyek harus menggunakan keterampilan manajemennya untuk memfasilitasi pekerjaan proyek. Keterampilan yang berperan di sini meliputi:
- Akuntansi;
- Kepemimpinan;
- Komunikasi;
- Manajemen waktu proyek;
- Research and Development (R&D);
- Perencanaan strategis;
- Resolusi konflik.
Definisi Proyek
Masih bersumber dari buku yang sama, proyek dapat diartikan sebagai usaha temporer yang ditandai dengan adanya awal dan akhir yang jelas, di mana usaha tersebut digunakan dengan tujuan untuk menciptakan barang, jasa, atau hasil yang unik.
Dengan kata lain, proyek adalah kegiatan yang berlangsung dalam batas waktu tertentu dan memiliki tujuan yang pasti.
Fase-fase proyek membentuk siklus hidup proyek. Oleh karena itu, lebih mudah bagi manajer proyek untuk membagi proyek menjadi beberapa fase dengan maksud kontrol dan pelacakan. Setiap tonggak pada masing-masing tahap kemudian diurai dan diselidiki.
Fase dasar proyek tergantung pada jenis proyek yang sedang dikerjakan. Misalnya, proyek pengembangan software terdiri dari fase desain, pembangunan, pengujian, dan implementasi. Sementara itu, proyek pembangunan gedung mungkin memiliki istilah yang berbeda untuk setiap fase tadi.
Pentingnya Manajemen Proyek
Mengelola proyek membutuhkan keterampilan dan kemampuan yang mumpuni untuk mencapai tujuan proyek. Bersama-sama dengan manajer proyek, seluruh anggota tim bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan memantau kemajuan proyek.
Para ahli menegaskan bahwa setiap proyek selalu berjalan mengikuti siklus hidup proyek dan langkah-langkah manajemen proyek tertentu yang membawanya dari awal hingga akhir.
Oleh karena itu, agar sebuah proyek berlangsung dengan efektif dan berakhir dengan hasil yang memuaskan, diperlukan lebih dari sekadar sumber daya, melainkan juga elemen manajemen yang lebih dalam.
Faktanya, tidak semua orang diberkati dengan kemampuan manajemen proyek yang mumpuni. Beruntungnya, keahlian yang satu ini dapat dipelajari.
Ini karena terdapat sederet manfaat manajemen proyek yang sangat berguna untuk menunjang keberhasilan sebuah proyek. Oleh karena itu, siapa saja hendaknya mengasah kemampuannya di bidang ini, DoCheckers. Adapun manfaat dari manajemen proyek antara lain:
1. Menciptakan Landasan untuk Kerja Tim
Umumnya, proyek apa pun mengharuskan orang-orang untuk bekerja dalam tim. Ini karena sinergi tim hanya akan terwujud apabila terdapat kolaborasi antara keterampilan dan pengetahuan yang bervariasi.
Alhasil, menyatukan orang dengan cara ini menginspirasi anggota tim untuk bekerja sama demi menyukseskan proyek.
2. Mengendalikan Biaya
Tergantung pada ruang lingkupnya, beberapa proyek membutuhkan biaya yang lumayan signifikan bagi organisasi pelaksanaannya. Oleh karena itu, penting untuk mengendalikan pengeluaran. Di sinilah manajemen proyek berperan untuk mengurangi risiko pembengkakan anggaran, DoCheckers.
3. Memperjelas Rencana Proyek sebelum Dimulai
Pentingnya perencanaan dalam manajemen proyek tidak dapat diabaikan, bahkan dalam proyek sederhana sekalipun. Bahkan, semakin kompleks suatu proyek, semakin besar kemungkinan terjadinya masalah.
Nah, salah satu fungsi utama manajemen proyek yaitu mengendalikan kekacauan dengan memetakan rencana proyek yang jelas dari awal hingga akhir.
4. Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya
Kalau manajemen proyeknya gak tepat, alokasi sumber daya akan menjadi kacau. Sebaliknya, ketika teknik manajemen proyek diimplementasikan, orang-orang dengan tingkat keterampilan dan bidang keahlian yang berbeda dapat bekerja secara optimal.
Dengan begitu, bakat dari masing-masing orang akan menonjol. Pada akhirnya, semua anggota tim memiliki kesempatan yang sama untuk memberikan kontribusi yang berarti bagi proyek. Hal ini hanya mungkin terwujud melalui perencanaan dan alokasi sumber daya yang cerdas.
5. Meningkatkan Produktivitas
Perencanaan waktu, anggaran, dan sumber daya yang tepat, serta penerapan sistem dan proses yang efisien, mendorong tim untuk menyelesaikan proyek lebih cepat. Juga, kualitas proyek pun cenderung membaik. Alhasil, produktivitas dan laba perusahaan pun ikut meningkat.
Baca juga: 5 Kebiasaan untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja
Contoh Manajemen Proyek Sederhana
Menelaah contoh manajemen proyek adalah cara yang bagus untuk mempelajari cara mengelola proyek secara mandiri. Padahal, dalam kehidupan dan bisnis, siapa saja pasti akan terlibat dalam proyek yang berbeda.
Misalnya, seseorang hendak merencanakan pembangunan rumahnya sendiri. Atau, seorang karyawan ditempatkan ke dalam tim baru oleh atasannya untuk menangani proyek berskala besar.
Langkah-langkah yang harus diikuti dalam manajemen proyek terbilang mudah. Baik tim maupun manajer proyek dapat menerapkan langkah-langkah berikut pada situasi atau tugas apa pun. Siklus hidup proyek pada umumnya terdiri atas langkah-langkah di bawah ini:
- Mengidentifikasi proyek termasuk ruang lingkup masalahnya;
- Menentukan tujuan;
- Menggambarkan semua tugas secara rinci, seperti hal-hal yang diperlukan untuk memulai rencana manajemen proyek;
- Mengidentifikasi anggota tim dan tanggung jawab masing-masing serta risiko yang dapat memengaruhi hasil;
- Menetapkan deadline untuk menyelesaikan setiap bagian proyek;
- Meninjau dan merevisi hasil sesuai kebutuhan.
Untuk memahami ruang lingkup seperti yang dijabarkan di atas, MinCheck sudah menyiapkan contoh kasus manajemen proyek sederhana lengkap dengan cara kerja setiap fase. Simak baik-baik, ya!
1. Merencanakan Rapat dengan Stakeholder
a. Identifikasi Proyek
Dalam rapat, seorang karyawan harus berbicara dengan stakeholder dan mencari tahu aspek-aspek pembahasan. Jika ini adalah rapat rutin, maka identifikasi apakah ada kesalahan dari pertemuan-pertemuan sebelumnya yang dapat ditingkatkan.
Juga, pelajari kapan dan di mana rapat akan berlangsung, durasi rapat, dan apa yang para peserta perlu persiapkan. Semakin banyak informasi yang terkumpul, semakin bagus. Adapun siklus hidup dari contoh proyek sederhana ini adalah sebagaimana tertulis di bawah ini.
b. Hasil
Rapat yang berjalan dengan baik dan memenuhi semua tujuan stakeholder dalam batasan anggaran dan waktu tertentu.
Baca juga: 5 Cara Mengelola Keuangan Bisnis Paling Manjur!
c. Gambaran Tugas
Tergantung pada apa yang masing-masing stakeholder butuhkan, tugas-tugas tersebut dapat berupa:
- Mendiskusikan tujuan utama rapat dengan stakeholder;
- Meminta saran dari manajer proyek sebelumnya;
- Menentukan perkiraan kasar jumlah orang yang akan hadir;
- Menetapkan tanggal untuk acara tersebut;
- Menentukan anggaran;
- Memesan hall yang sesuai;
- Merencanakan agenda rapat dan menentukan berapa banyak pembicara yang dibutuhkan;
- Mengirim undangan ke semua peserta;
- Mengonfirmasi jumlah final staf;
- Memesan catering;
- Mengatur tempat duduk;
- Merencanakan alur meeting;
- Memberikan hadiah ucapan terima kasih kepada para pembicara.
d. Identifikasi Anggota Tim
Hubungi staf di divisi lain untuk menyukseskan proyek. Juga, pertimbangkan bantuan apa yang departemen lain dapat berikan untuk mendukung kesuksesan rapat tersebut. Kemudian, pikirkan berapa banyak waktu yang setiap anggota tim harus luangkan.
e. Alur Kegiatan
Pertama, pikirkan bagaimana alur rapat akan berjalan. Selanjutnya, pastikan semua persiapan sudah dilakukan sejak jauh-jauh hari. Ini mencakup kesiapan dari peralatan seperti mikrofon, pengeras suara, laptop, dan lain-lain.
f. Ulasan Akhir
Lihat kembali bagaimana proyek tersebut terselesaikan dan cari apakah terdapat area-area yang membutuhkan perbaikan. Mungkin para narasumber memerlukan waktu diskusi yang lebih banyak atau waktu istirahat para peserta barangkali terlalu singkat.
Intinya, pelajari apa yang salah, dan pastikan untuk memperbaiki bagian-bagian tersebut di proyek berikutnya.
2. Membangun Rumah
a. Identifikasi Proyek
Yang termasuk dalam bagian ini antara lain mendesain layout rumah, mencari semua bahan untuk konstruksi, dan menyatukan semua bagian yang berbeda untuk memperoleh tampilan rumah keseluruhan.
b. Hasil
Rumah layak tinggal.
c. Gambaran Tugas
- Memperoleh blueprint untuk layout rumah.
- Menyiapkan area konstruksi.
- Mencari semua bahan untuk konstruksi.
- Menyiapkan pondasi dan membangun blok lantai.
- Membangun bingkai dinding.
- Membingkai atap dan memasang atap.
- Menegakkan dinding.
- Memasang jendela dan pintu.
d. Identifikasi Anggota Tim
Dalam skenario ini, tetangga, keluarga, atau teman dapat menjadi anggota tim. Kemudian, pimpin semua anggota dan beri arahan tentang tugas yang masing-masing harus lakukan. Sementara itu, risiko yang mungkin timbul antara lain cuaca buruk dan minimnya bahan.
e. Alur Kegiatan
Untuk proyek semacam ini, alurnya bergantung pada besar-kecilnya ukuran sebuah tim. Proyek tersebut bisa selesai dalam hitungan minggu atau bahkan bulan.
f. Ulasan Akhir
Putuskan apakah proyek tersebut berhasil atau tidak dengan menengok hasilnya. Mungkin cat yang dipakai bukanlah cat anti-air, atau mempekerjakan ahli lebih efisien daripada meminta bantuan orang sekitar.
3. Menyelenggarakan Kampanye Iklan E-commerce
a. Identifikasi Proyek
Tahapan ini mencakup memutuskan apakah proyek tersebut akan dikerjakan secara mandiri atau dengan menyewa agensi marketing tertentu, produk yang akan dijual, dan saluran e-commerce apa yang sebaiknya digunakan.
b. Hasil
Menghasilkan lebih banyak keuntungan melalui penjualan yang lebih tinggi dan mengumpulkan data untuk kampanye iklan selanjutnya.
c. Gambaran Tugas
- Menunjuk manajer proyek;
- Menentukan tujuan kampanye;
- Menetapkan budget untuk kampanye;
- Memilih produk yang akan diiklankan;
- Menentukan target audiens;
- Memilih saluran marketing;
- Menyusun konten untuk kampanye;
- Membuat materi iklan;
- Menentukan jangka waktu penayangan iklan;
- Mempublikasikan iklan.
Baca juga: 5 Marketplace di Indonesia yang Cocok untuk Mulai Jualan!
d. Identifikasi Anggota Tim
Tergantung apakah pembuatan kampanye tersebut dilakukan secara mandiri atau tidak, proyek tersebut akan melibatkan orang yang berbeda. Misalnya, siapa yang bertanggung jawab atas kampanye tersebut, orang-orang yang membuat iklan, dan lain-lain.
Ingat bahwa komunikasi adalah kunci kesuksesan segala jenis proyek. Alhasil, pastikan bahwa semua orang yang terlibat merasa nyaman untuk berbagi pendapat.
e. Alur Kegiatan
Merencanakan kampanye iklan membutuhkan waktu yang lama. Mengerjakannya seorang diri akan memakan lebih banyak waktu daripada menyewa agensi periklanan.
f. Ulasan Akhir
Dengan menyelenggarakan proyek tersebut, perusahaan akan memperoleh data pelanggan sebagai referensi untuk meningkatkan kualitas kampanye di kesempatan berikutnya. Ini karena sebagian besar jaringan periklanan menawarkan data realtime yang menunjukkan tingkat konversi iklan.
Penutup
Peran manajemen proyek dapat dirasakan hampir di setiap aspek kehidupan. Pada dasarnya, manajemen proyek hanyalah serangkaian proses yang membantu siapa saja untuk menyelesaikan tugas secara efektif dan efisien.
Semoga contoh manajemen proyek sederhana di atas dapat membantu DoCheckers menyelenggarakan proyek dengan sukses! Agar manajemen proyek semakin mudah, kamu bisa gunakan aplikasi DoCheck. Yuk download di Play Store dan App Store secara gratis!
