Project manajement merupakan metode yang berkaitan dengan teknik, perencanaan, dan prosedur guna memastikan proyek selesai dengan baik. Untuk kepastian proyek berhasil, penentuan metode yang tepat penting. Salah menentukan sistem, bisa jadi proyek molor dan bukannya mempermudah.
Oleh karena itu, sebelum masuk ke pengerjaan alangkah baiknya mempelajari dulu macam-macam project manajement. Setiap metode mempunyai fokus yang berbeda, akan sangat menarik mempelajarinya satu per satu. Siapa tahu setelah paham, kamu bisa ketemu yang paling cocok dan pekerjaan pun bisa lebih mudah.
11 Project Management Metodologi Terbaik
Apakah kamu sudah siap mengetahui berbagai metode project management? Mari ulas top 11 paling populer sekarang agar mempermudah pekerjaan dan memastikan proyek bisa selesai sempurna, let’s dig in!
1. Critical Path Method
CPM atau Critical Path Method merupakan sebuah metode yang lumayan jadul tetapi masih sangat relevan sampai sekarang. Sistem kerjanya adalah dengan step by step merencanakan proses berdasarkan mana yang lebih penting dahulu.
Setiap tahapan harus dikalkulasi dengan baik agar step selanjutnya tidak terhambat. Untuk itu, sinergi dan kerja sama yang baik antar anggota sangat perlu. Semua yang terlibat harus 100% sejalan dengan schedule dan telah paham sistem kerjanya dengan baik.
DoCheckers, apabila kamu dan tim khawatir masalah schedule berantakan atau miskomunikasi, sebenarnya mudah mengantisipasinya. Tinggal undang teman untuk memakai DoCheck dan setelah itu buat jadwal untuk grup pada aplikasi. Jadi, semua akan tahu jadwal, bisa mengeceknya, dan ada notifikasi peringatan.
2. Waterfall
Apabila metodologi CPM terasa agak rumit karena proyek yang kamu kerjakan cukup sederhana, ada sistem lain. Namanya adalah metode waterfall atau air terjun, prinsip kerjanya sangat sederhana. Jadi, kalau kamu punya tim baru dan job senarnya simpel hanya saja butuh pemikiran ekstra, rasanya ini paling cocok.
Tahapan project manajement waterfall paling-paling sederhana, intinya selesaikan dulu fase satu. Setelah benar-benar oke dan melewati semua tahap dari review sampai revisi, maka bisa mulai ke tahap dua. Semua rekan satu tim pasti cepat paham cara kerja seperti ini, bukan?
Hanya saja, ada satu kendala yang benar-benar harus kamu hindari nih. Jangan sampai, setelah masuk ke fase dua atau bagian lain ternyata ada yang salah di awal. Ini, bisa mengacaukan proses pengerjaan dan memakan waktu lebih lama karena sistem pengerjaan yang linear dan satu per satu seperti itu.
Baca juga: 5 Metode Mengatur Waktu yang Efektif dan Populer
3. Agile
Sistem kerja Agile berkebalikan dengan waterfall yang baru bisa maju ketika satu tahap selesai dan secara linear. Pada Agile metodologinya adalah memecah pekerjaan menjadi bagian kecil, hampir mirip seperti CPM. Perbedaanya, Agile tidak akan ada masalah jika harus bolak-balik memperbaiki salah satu bagian.
Untuk contoh metode project manajement Agile agar lebih mudah membandingkannya, yuk lihat tabel.
Tabel contoh tahapan pengerjaan software atau aplikasi pada Agile dan Waterfall
Terlihat jelas bukan perbedaan antara Agile dan Waterfall dari tabel di atas? Agile memecah agar jika ada intervensi atau perbaikan bisa dengan mudah melakukannya. Proses Agile bisa sangat mempermudah pekerjaan kamu, asal, perencanaan pembagian pengerjaan tiap part tepat.
4. Scrum
Pada dasarnya Scrum mengambil sistem kerja atau metodologi dari Agile, jadi sebagian menganggapnya sub agile. Hanya saja, Scrum lebih fokus ke timeframe pendek sekitar 1-4 minggu dengan jumlah tim yang kecil. Pengiriman pekerjaan juga bertahap alih-alih langsung selesai 100%.
Untuk kamu yang punya tim kecil dan pengerjaan yang memungkinkan penyelesaian bertahap, bisa dicoba. Rata-rata bidang yang memakai sistem Scrum yaitu, event organizer, retailers, atau proyek sejenis yang bersifat fleksibel.
Kamu bisa memakai bantuan aplikasi seperti DoCheck untuk jurnal manajemen proyek atau pembuatan schedule. Jadi, framework transparan, jelas, dan bisa semua anggota pantau dengan ketat.
5. Kanban
Satu lagi metodologi yang sedikit banyak masih mengadopsi sistem kerja Agile. Hanya saja, kanban lebih berfokus kepada memvisualisasikan setiap tahapan ke prioritas mana yang harus selesai dahulu. Bagian-bagian yang sudah selesai langsung dikirim ke customer secara continue dan tidak bertahap.
Sangat berbeda dengan sistem pengiriman Scrum meski intinya sama-sama membagi pekerjaan ke part-part, bukan? Visualisasi framework pada Kanban meminimalisir risiko kelebihan beban kerja dan ada bagian yang terlewat.
Board visualisasi membuat perencanaan transparan, dan semua orang tahu tugasnya. Apabila ada kesalahan langsung akan terlihat dan penyesuaian juga bisa segera karena jelas bagian mana yang harus mengambil alih. Sistem ini mengijinkan perkembangan dan perbaikan tanpa henti yang tidak membebani.
Dengan model kerja secara berkelanjutan dan terbuka pada perbaikan, sebagian menganggapnya gabungan antara Agile dan Lean. Sistem ini sangat cocok untuk dunia marketing yang selalu berkembang, dan berubah dengan cepat.
6. Lean
Di atas sudah sedikit menyinggung masalah Lean, seperti apakah tepatnya metode lean tersebut? Sistem kerja Lean adalah cycle yang terus berputar dan selalu terbuka pada kritik dan saran dari customer.
Pengerjaanya persis seperti spesifikasi apa yang customer mau, jadi tim punya tujuan yang jelas dan fokus pada itu. Sistem seperti ini membuat kerja menjadi lebih cepat, efisien, dan hasil terbaik. Akan tetapi, kamu perlu memastikan ada yang bisa menjembatani antara tim dan customer dengan sempurna.
Baca juga: Apa itu Layanan Pelanggan? Ini Lho Pengertian dan Tugasnya
Toyota, salah satu pabrikan terbesar di dunia adalah yang menciptakan model ini sekaligus sukses berkatnya. Sekarang, banyak bidang mengadopsi metode satu ini termasuk pendidikan.
7. Event Chain Methodology
Tipe-tipe metodologi di atas lebih untuk mempermudah pekerjaan yang bisa kamu bagi atau perhitungkan dengan jelas, bukan? Akan tetapi, bagaimana jika tiba-tiba ada terjadi sesuatu di tengah proses pengerjaan bisa mengacaukan semuanya?
Untuk mengatasi pekerjaan dengan risiko yang tidak bisa sepenuhnya diprediksi atau hitung, ada Event Chain Methodology. Sistem kerjanya adalah menyelesaikan event atau masalah yang mungkin mempengaruhi pengerjaan proyek. Jadi, nantinya pengerjaan proyek utama pembuatan framework bisa beradaptasi.
Metode ini pemakaiannya harus di awal agar semua risiko tertangani dan tahu solusinya. Misalnya, untuk tipe pekerjaan seperti event organizer yang mungkin ada masalah-masalah seperti cuaca, keramaian, dan lain-lain. Sisi Event chain menangani dan mengevaluasi masalah yang mungkin timbul.
8. Critical Chain Project Management
Kamu perlu sebuah sistem yang cukup fleksibel jika terjadi berbagai risiko tetapi fokus ke inti pekerjaan? Critical Chain Project Management adalah metode yang tepat karena selain mempertimbangkan risiko, fokusnya juga pada proyek.
Cara kerjanya dengan mencari tahu poin penting yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan fokus pada itu. Kemudian, sistem juga fokus pada bagaimana kemampuan sumber daya. Hal ini agar bisa dilakukan kalkulasi kapan proyek akan selesai dan apakah membutuhkan buffer atau tidak.
9. Project Management Body of Knowledge
Metode satu ini cukup berbeda karena merupakan sistem yang berasal dari sebuah lembaga. Intinya lebih untuk panduan bagaimana menyelesaikan proyek dengan efisien.
Gaya atau sistem kerjanya cukup berbeda karena lebih berfokus kepada hasil maksimal tetapi caranya simpel.
10. Extreme Project Management
EPM cocok untuk face paced work atau proyek yang workflow kerjanya butuh cepat. Metode ini juga pas untuk proyek-proyek yang rumit dengan hasil yang tidak kalah kompleks.
Fleksibilitas adalah inti dari sistem Extreme Project Management yang memungkinan berbagai intervensi. Sistem ditujukan untuk mengantisipasi perubahan rencana di tengah mulai dari budget, perencanaan, hingga hasil akhir.
Terdengar sangat kompleks dan sebuah sistem dengan tingkatan sulit, bukan? Lantas, bagaimana sistem yang memungkinkan adanya intervensi di tahap manapun dan perubahan apapun itu berjalan?
- Pertama, jelas tim yang sejalan dengan anggota berpengalaman, profesional, dan patuh pada schedule (kamu bisa mengakali masalah jadwal ini dengan aplikasi DoCheck dan buat jadwal terperinci)
- Kedua, buat rencana kerja fleksibel yang bisa dirubah tanpa merusak flow kerja yang harus cepat dan sesuai jadwal
- Ketiga, buat jadwal dalam jangka pendek untuk mempermudah pengerjaan dan pengecekan
- Empat, pastikan semua anggota tim sepemikiran dan tahu rencana serta tugas mereka
- Kelima, komunikasi dengan client sesering mungkin agar jika ada perubahan bisa langsung follow up
- Keenam, lakukan pengecekan saat pekerjaan mulai terlihat tanda-tanda off track sebelum kesalahan terjadi
Langkah di atas memungkinkan metode Extreme Project Management berjalan dengan baik. Pokoknya, poin pertama kamu harus memastikan kalau semua yang terlibat di proyek kompeten dan tahu tugas mereka terlebih dahulu.
11. Six Sigma
Metode-metode di atas lebih berfokus pada sistem pengerjaan dan bagaimana menyelesaikan proyek, bukan? Nah, untuk Six Sigma jauh berbeda karena lebih mengutamakan bagaimana mengembangkan proyek atau produk yang ada. Intinya, sistem terus mengadakan perbaikan kualitas keseluruhan.
Berbagai hal yang mungkin menyebabkan keterlambatan dihilangkan. Kendala-kendala yang ada harus segera selesai dan hasil akhirnya harus lebih baik dari sebelumnya. Manufaktur besar seperti Motorola dan sejenisnya, terkenal memakai metode satu ini.
Metode-metode di atas bisa mempermudah pekerjaan atau proyek yang kamu pegang. Hanya saja, penentuan mana yang tepat harus benar-benar matang agar tidak salah strategi dan malah mengacaukan semuanya.
Untuk itulah, pada sebuah perusahaan umumnya akan ada posisi project manager. Dialah nantinya yang akan melakukan evaluasi mengenai proyek, tim, dan metode mana yang paling cocok dan efisien.
4 Tipe Project Manager
Project manager ada berbagai tipe tergantung bagaimana ia menjalankan tugasnya. Hal ini terkadang tidak perusahaan sadari karena memang harus melihat track record dan mengamatinya dahulu. Akan tetapi, secara garis besar umumnya project manager ada 4 tipe, yaitu:
- Prophet project manager: Tipe ini lebih suka mengejar opportunity yang sulit dan mungkin tidak terpikirkan sebelumnya
- Gambler project manager: Berbeda dengan tipe pertama, yang ini tetap berjalan di koridornya hanya saja berpegang pada peluang yang akan sukses
- Expert project manager: Tipe ini merupakan manajer yang berpikir jauh kedepan dengan rencana matang dan bukti peluang menyakinkan
- Executor project manager: Tipe ini lebih cari aman karena pengembangannya hanya berada di ranah perusahaan dan yang sudah pernah terbukti berhasil
Keempat tipe sangat berbeda, kira-kira mana yang sesuai dengan perusahaan atau proyek kamu, DoCheckers? Manapun nantinya yang terpilih pastikan project manager memang capable. Ia mampu melakukan inisiasi proyek, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan eksekusi dengan hasil yang memuaskan.
Baca juga: Tips Manajemen Proyek Menjadi Lebih Efektif
Penutup
DoCheckers, sekarang kamu sudah tahu berbagai metode project manajement yang bisa mempermudah pekerjaanmu, bukan? MinCheck doakan semoga proyek lancar dan bisa sesuai schedule penyelesaian. Oh ya, jika khawatir jadwal berantakan kamu bisa memakai to-do list app DoCheck untuk membantu scheduling.
