Saat mengelola proyek, harus ada pembuatan alur kerja proyek, membangun komunikasi tim, menganalisis tujuan, dan banyak lagi. Untuk itu, DoCheckers membutuhkan manajemen proyek supaya proyek mencapai kesuksesan.
Karena kekacauan seringkali terjadi dan membuat segala sesuatunya tidak berjalan sesuai yang diharapkan. Namun jangan khawatir, di sini MinCheck akan membantu supaya proyek tetap berada di jalur yang benar sehingga bisa mencapai kesuksesan proyek dengan mudah.
Sebelum itu, pahami pengertian manajemen proyek dan mengapa manajemen proyek harus efektif.
Mengapa Harus Ada Manajemen Proyek?
Manajemen proyek adalah proses dan pekerjaan yang cukup menantang dan sulit. Karena mencakup perencanaan, strategi, pelaksanaan, pemantauan sampai penyelesaian proyek.
Bahkan dalam prosesnya, ada berbagai situasi yang tidak semuanya sesuai dengan rencana. Namun manajemen proyek membantu memperkirakan risiko, mengelolanya, berkomunikasi dengan tim dan memiliki segalanya secara detail.
Lalu, mengapa membutuhkan tips manajemen proyek yang efektif?
Karena tugas ini tergolong rumit dan untuk mencapai keberhasilan membutuhkan berbagai langkah penting supaya proyek berhasil diselesaikan.
Membantu tim mengatasi tantangan proyek serta meningkatkan produktivitas sehingga mampu mencapai tujuan proyek. Maka dari itu dalam manajemen proyek harus ada struktur kerja tim yang lebih baik supaya proyek lebih efisien.
Dengan demikian maka dapat meningkatkan profitabilitas proyek secara keseluruhan dengan lebih sedikit waktu, uang, dan tenaga.
Jadi, bagaimana mengelola proyek supaya lebih efektif? DoCheckers harus lihat tipsnya di bawah ini.
Baca juga: 5 Kebiasaan untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja
14 Tips Supaya Manajemen Proyek Menjadi Lebih Efektif
Berikut adalah 14 strategi atau teknik manajemen proyek untuk membantu mengelola proyek supaya lebih efektif untuk sekarang dan masa depan:
1. Buat Perencanaan
Sebelum memulai proses, DoCheckers bisa buat perencanaan proyek utama untuk mempermudah pekerjaan. Ingat, perencanaan yang berkualitas mempengaruhi tingkat kesuksesan proyek dan efisiensi anggaran.
Buat prioritas utama, seperti:
- tujuan utama proyek;
- pencapaian yang diinginkan;
- apa yang harus dicapai;
- membagi proyek dalam beberapa tahap dan tentukan perbedaan serta tujuan setiap tahapnya.
Dengan memiliki tujuan yang jelas, maka akan sangat membantu tim supaya bisa fokus pada hasil bersama.
2. Merencanakan Tantangan
Dalam manajemen proyek, penting banget buat merencanakan tantangan atau rencana darurat dan mengidentifikasi perubahan yang masuk.
Karena dengan merencanakan perubahan tujuan lebih awal mempermudah mengambil langkah lain ketika terjadi masalah.
Langkah ini juga membantu manajemen pengendalian proyek supaya proses proyek tidak terganggu akibat masalah yang terjadi.
3. Pahami Proyek dengan Baik
Next, yaitu memahami ruang lingkup proyek yang meliputi kebutuhan tenaga kerja, penetapan anggaran, dan efisiensi proyek secara keseluruhan.
Dengan memahami ruang lingkup proyek dari awal, akan memudahkan manajer proyek mengalokasikan sumber daya ke tugas yang tepat. Termasuk kebutuhan proyek, kebutuhan klien, dan kebutuhan tim untuk memenuhi tujuan proyek.
Terutama pada saat menjalankan proyek yang lebih besar, maka mudah untuk mengatasi kesulitan dan memenuhi kebutuhan proyek. Memahami berapa banyak tenaga kerja dan anggaran yang dibutuhkan.
Karena tim sudah menguasai dengan baik bagaimana tahapan untuk menjalankan proyek.
4. Membagi Tujuan Proyek
Perhatikan alur kerja dan pastikan sudah terdefinisi dengan baik. Karena jika tidak, besar kemungkinan sebuah proyek akan runtuh.
Kamu bisa mulai dengan menyusun rincian kerja yang terstruktur untuk memecah proyek menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikelola oleh tim. Tentukan dengan jelas apa yang harus diselesaikan secara garis besar.
Tips ini sangat membantu memecah proyek besar menjadi tujuan kecil yang lebih mudah diselesaikan. Dengan menyelesaikan tujuan kecil secara bertahap dan terstruktur, tanpa sadar tujuan sebenarnya sudah di depan mata.
5. Pilih Tim
Tahapan yang sangat menentukan kesuksesan proyek Docheckers yaitu memiliki tim yang terdiri dari anggota dengan skill dan ilmu yang sesuai dengan kebutuhan proyek.
Karena keterampilan tim yang berharga sangat berdampak positif terhadap efisiensi proyek sehingga mampu berkembang dengan cepat.
Tentukan siapa saja yang tepat untuk mengerjakan proyek ini. Pastikan tim terdiri dari orang-orang yang mengerti dengan baik serta mampu memahami proyek yang akan dikerjakan.
Sebagai gambaran, ambil salah satu contoh manajemen proyek yaitu proyek sistem informasi. Untuk menjalankan proyek ini maka yang terlibat adalah:
- Seorang ahli jaringan dan komunikasi;
- Programmer;
- Database administrator;
- Insinyur teknik komputer.
Tidak kalah penting, pertimbangkan membentuk anggota tim yang terdiri dari orang yang benar-benar bisa bekerja sama dalam tim dan berkomitmen dengan proyek ini.
6. Rapat Tim
Rapat jadi tempat semua anggota tim termasuk manajer proyek mendiskusikan rencana, menyesuaikan pemikiran dan pendapat serta mengatasi masalah yang terjadi.
Rapat adalah sarana yang kuat untuk membangun tim yang solid, memberikan motivasi, dan berbagi informasi.
Supaya rapat tidak menjadi agenda yang membuang waktu lakukan hanya saat diperlukan, wajib banget siapin buku catatan dan persiapkan dengan baik apa yang akan disampaikan atau didiskusikan sebelum rapat dimulai. Jadikan rapat sebagai ruang untuk memberi dan menerima umpan balik dari anggota tim maupun manajer proyek.
Baca juga: Buku Self-improvement: Bacaan Untuk Motivasi Diri
7. Tetapkan Tugas dan Peran
Sebagai manajer proyek, harus mampu mengelola dan memonitor jalannya proyek. Akan tetapi manajer proyek tidak bisa berjalan sendiri, maka harus memaksimalkan kolaborasi tim.
Kerja tim sangat penting karena proyek membutuhkan beberapa orang atau departemen untuk bekerja sama. Namun manajer proyek juga harus memahami kemampuan anggota tim, supaya pembagian tugas diberikan ke orang yang tepat.
Jadi, tidak ada yang hanya jadi pengawas, tapi semua sama-sama bekerja dengan kemampuan yang dimiliki dan sesuai dengan kebutuhan proyek.
8. Lakukan Langkah demi Langkah
Setelah menetapkan tugas dan peran masing-masing anggota tim, saatnya menentukan tahapan manajemen proyek. Memulai dari langkah pertama sesuai rencana yang telah ditetapkan di awal.
Jangan langsung berpikir untuk sat set mengambil langkah besar dan segera mencapai tujuan besar sekaligus. Namun, lakukan secara bertahap untuk menyelesaikan tujuan kecil yang dibuat.
Setelah satu tujuan selesai, lakukan langkah berikutnya dan begitu seterusnya sampai mencapai tujuan besar.
9. Komunikasi yang Jelas dan Lancar
Membangun dan memelihara komunikasi yang baik antar anggota tim dan manajer proyek bisa menjadi kunci keberhasilan proyek. Tidak hanya anggota tim tapi juga dengan klien atau orang yang berkepentingan dengan proyek tersebut.
Bagaimana komunikasi yang baik itu?
Dialog yang singkat dan jelas dengan bahasa tubuh yang positif serta saling memberikan umpan balik yang jujur. Komunikasi itu sendiri mencakup tentang perubahan, kendala serta kemajuan proyek.
Terlebih ketika terjadi perubahan secara tiba-tiba, maka sangat mempengaruhi proyek jika tidak semua orang menyadarinya. Pada saat seperti ini tim dapat mengandalkan komunikasi untuk mengetahui langkah yang harus diambil.
Baca juga: Cara Sederhana Meningkatkan Skill Komunikasi
10. Manajemen Waktu Proyek
Meski terlihat sederhana, namun manajemen waktu proyek juga termasuk tips penting supaya manajemen proyek bisa lebih efektif. Karena jadwal yang jelas membantu meningkatkan produktivitas dalam tim.
Dengan mengelola waktu secara efektif memberi tahu kapan harus benar-benar produktif, kapan bisa mengerjakan proyek dengan lebih santai, dan kapan harus selesai.
Oleh karena itu, membuat catatan aktivitas harian membantu mengelompokkan tugas, menjadwalkan pekerjaan, dan tugas mana yang harus didahulukan.
Ketika setiap anggota tim dapat memanfaatkan waktu dengan baik dan terstruktur, maka tugas bisa selesai tepat waktu. Hasilnya, proyek bisa lebih cepat selesai dan sesuai dengan rencana awal.
11. Gunakan Alat yang Tepat
Proyek yang efektif membutuhkan alat penunjang yang tepat untuk bisa mencapai tujuan bersama. Bahkan memungkinkan untuk menghilangkan kekacauan dan memberikan transparansi proyek yang lebih baik.
Contohnya:
- Fitur berbagi file tanpa hambatan;
- Komunikasi digital yang efisien;
- Berbagai tampilan proyek yang dapat diakses;
- Kemampuan otomatisasi;
- Komentar tugas dan berbagi pesan secara instan ke semua tim.
Dengan demikian, maka memungkinkan bagi tim proyek mencapai fleksibilitas yang lebih tinggi serta membuat tim menjadi lebih produktif. Selain itu juga meningkatkan kolaborasi antar tim dan memberikan hasil proyek yang lebih baik.
Satu alat yang tepat dapat memaksimalkan koordinasi tim dengan lebih dari satu cara. Jadi, dapatkan alat yang mudah digunakan serta bisa langsung mengendalikan tugas harian dengan antarmuka yang intuitif.
12. Antisipasi Risiko Proyek dan Pahami Cara Mengelolanya
Tidak ada proyek yang selalu berjalan lancar dan tanpa rintangan apapun. Karena setiap proyek datang dengan risiko yang dapat mempengaruhi hasil keseluruhan proyek.
Maka dari itu, pertimbangkan untuk menganalisis risiko sebelum memulai proyek. Mengelola risiko proyek mulai dari membuat solusi potensial serta memahami potensi kerusakan dari risiko yang kemungkinan terjadi.
Dengan memahami manajemen risiko proyek, maka tidak ada proses yang terhenti sehingga setiap fase proyek berjalan lancar dan tidak ada masalah yang mengejutkan.
Karena semua sudah siap menghadapi tantangan dan berusaha menyelesaikan proyek dengan maksimal.
13. Lakukan Evaluasi
Melakukan evaluasi setelah menyelesaikan proses dapat membantu mengidentifikasi detail penting yang mungkin terlewatkan. Bisa melalui diskusi langsung atau survei tindak lanjut.
Untuk itu, DoCheckers bisa minta feedback dari tim dan pemilik kepentingan lainnya untuk mendapatkan beberapa perspektif berbeda. Dengan demikian akan didapatkan gambaran jelas tentang bagaimana proyek berjalan.
Mulai dari kerja sama dalam tim selama ini, produktivitas tim, masalah atau risiko yang dihadapi, ide-ide baru sampai pencapaian target.
Dengan begitu, maka tim dapat melihat dengan jelas perubahan, kemajuan, dan tingkat keberhasilan yang telah dicapai. Apakah proyek bisa dikategorikan sukses atau kurang sesuai dengan target yang ditetapkan di awal perencanaan.
Nantinya, hasil evaluasi akan sangat bermanfaat sebagai pembelajaran untuk menjalankan proyek selanjutnya.
14. Dokumentasikan Proses
Mendokumentasikan setiap proses manajemen proyek merupakan bagian yang terpenting. Melalui panduan tertulis, tim lebih mudah memahami bagaimana proyek berkembang dan memahami secara spesifik tugas yang harus diselesaikan.
Seperti membuat daftar tugas yang harus dikerjakan, tahapan pengerjaan proyek, dan deadline setiap tugas. Pastikan semua anggota tim memiliki akses untuk melihat daftar ini supaya tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu.
Lebih dari itu, memudahkan manajer proyek dan tim meninjau kembali tujuan apa yang telah dicapai, apa keunggulannya, dan tantangan yang dihadapi.
Jelas jika dokumentasi merupakan sumber yang bagus sebagai acuan untuk perencanaan proyek selanjutnya. Termasuk sebagai verifikasi tertulis dari kemampuan tim.
Karena dengan adanya dokumen tertulis, semua rencana proyek tersusun dengan rapi dan mencakup banyak detail penting.
Baca Juga: Inilah 10 Contoh Manajemen Proyek yang Harus Kamu Ketahui
Penutup
Jadi harus diingat, untuk menunjang manajemen proyek, DoCheckers bisa mencoba DoCheck sebagai dokumentasi yang bisa diakses oleh semua anggota tim. Termasuk untuk mengetahui daftar yang belum dan sudah terlaksana. Yuk download aplikasinya di Play Store dan App Store.
