Apakah kamu sudah tahu pengertian manajemen proyek? Secara harfiah, manajemen proyek merupakan langkah untuk mengelola, meregulasi, dan memonitor jalannya suatu proyek. Keberadaan hal yang satu ini sangat penting, baik untuk proyek yang skala kecil maupun besar.
Nah, melalui tulisan ini MinCheck akan menjelaskan pengertian dan fungsi manajemen proyek serta memberikan beberapa contoh manajemen proyek. Lebih dari apa pun, memahami hal yang satu ini akan pihak-pihak yang terlibat menyelesaikan proyek sesuai dengan rencana.
Baca juga: Berikut 3 Contoh Manajemen Proyek Sederhana yang Bisa Kamu Lakukan
Apa Pengertian Manajemen Proyek?
Seperti penjelasan di poin sebelumnya manajemen proyek merupakan suatu langkah untuk mengelola dan mengawasi jalannya proyek. Dalam prakteknya, hal yang satu ini mengatur banyak hal, mulai dari personel yang terlibat, anggaran untuk mendirikan proyek terkait, hingga timeline pengerjaan.
DoCheckers, kenapa keberadaan manajemen dalam proyek menjadi penting? Ternyata, hal ini akan menghindarkan suatu proyek dari kegagalan, keterlambatan, mutu yang tidak sesuai, dan risiko lainnya yang mungkin terjadi pada pekerjaan.
Siapa saja yang terlibat dalam proyek dan kerja tim memang sebaiknya menguasai skill yang satu ini? Apakah kamu tahu? Nah, nantinya, ilmu manajemen dalam proyek akan membantu pihak-pihak yang terlibat – terutama project manager – dalam melihat potensi di lapangan, mengelola risiko trial-and-error, mengetahui potensi terbaik tim, dan lain sebagainya.
Menurut praktisi, ada beberapa tahapan manajemen proyek yang biasanya perlu dilalui sebelum proyek mulai berjalan. Tahapan-tahapan tersebut di antaranya adalah:
1. Permulaan
Seperti namanya, tahap ini berada di awal proyek bahkan sebelum suatu proyek mengambil langkah pertama. Biasanya tahap ini berisi tentang masalah yang akan dipecahkan serta menentukan solusi dari masalah tersebut.
Studi kelayakan biasanya menjadi salah satu cara untuk mencari solusi yang tepat dari masalah yang ada. Seperti pada umumnya, selain memecahkan masalah dengan solusi, pihak penyelenggara pun harus memastikan bahwa solusi yang dipilih akurat dan tepat sasaran.
2. Perencanaan
Selanjutnya, ada planning. Pada tahap ini biasanya proyek telah memiliki ruang lingkup dan tim pelaksana sudah terbentuk. Langkah selanjutnya adalah menyusun dokumen perencanaan sesuai kebutuhan klien dan juga solusi dari penyelenggara proyek.
Untuk mencapai tujuan dari proyek tersebut, tim perlu menyusun berbagai dokumen pendukung, seperti:
- Project planning
- Resource plan
- Rencana pendanaan
- Kontrak dengan vendor
- Perform phase review
Pada beberapa kasus lain, jumlah dokumen bisa lebih banyak. Jenis-jenis dokumen tersebut menyesuaikan proyek yang sedang berjalan tentunya.
3. Eksekusi
Tahap eksekusi adalah tahap di mana proyek sudah mulai ke proses pengerjaan. Untuk menjalankan tahap ini, tim dan developer biasanya akan mengacu pada project plan yang sudah mendapat kesepakatan dari pihak-pihak terkait. Seperti namanya, tahap eksekusi ini akan merealisasikan tujuan proyek dalam bentuk fisik.
4. Pengawasan
Proses yang satu ini cukup krusial karena memengaruhi bagaimana kualitas dari hasil proyek yang sedang berlangsung. Pengecekan dan pengawasan biasanya berlangsung secara berkala agar dapat meminimalisir terjadinya risiko kegagalan.
5. Penutupan
Ketika proses eksekusi telah berakhir, project manager harus melakukan penutupan atau closing dari proyek tersebut. Biasanya tahap ini melibatkan beberapa aspek, seperti mengakhiri kontrak dengan vendor, pembubaran tim proyek, menyerahkan laporan ke stakeholder, dan lain sebagainya.
Mengingat proyek adalah sesuatu yang besar, tentu hal-hal semacam ini tidak boleh luput dari perhatian tim yang bekerja, terutama penanggung jawab proyek.
Tujuan Manajemen Proyek
Tahapan-tahapan proyek yang MinCheck jelaskan di atas tentu bukan tanpa tujuan. Manajemen proyek sendiri memiliki tujuan dan fungsi yang akan memudahkan DoCheckers dan tim yang terlibat menjalankan tugas serta tanggung jawabnya. Berikut ini adalah tujuan dan fungsi manajemen proyek dalam suatu pekerjaan.
1. Membaca Potensi dan Meminimalisir Risiko
Manajemen proyek memastikan proyek berjalan dengan lancar bahkan sebelum proyek tersebut terlaksana. Metode ini juga membantu para pihak yang terlibat untuk meminimalisir risiko.
Apabila risiko tersebut memang tidak terhindarkan, maka manajemen proyek akan membantu mencari solusinya sedini mungkin. Adanya trial and error juga memungkinkan solusi yang ada dapat menanggulangi berbagai masalah ketika proyek mulai berjalan.
2. Mengoptimalkan Potensi Tim
Dalam project management, tugas dan kewajiban dari setiap individu sudah diatur sedemikian rupa. Hal ini nantinya akan mendorong SDM untuk memberikan yang terbaik dalam mengerjakan proyek.
Bukan rahasia lagi jika hasil suatu proyek sangat tergantung pada kualitas individu. Nah, keberadaan project management ini mendorong semua pihak untuk selalu memberikan yang terbaik dalam waktu yang telah ditentukan.
3. Menjaga Kualitas Proyek dan Output
Manajemen dalam proyek rupanya bukan hanya untuk perencanaan saja. Semua yang ada pada perencanaan harus terus berjalan hingga akhir. Oleh karena itu, proses pengerjaan harus sesuai dengan timeline dan hasil akhirnya sesuai dengan target.
4. Menyusun Perencanaan Tepat Guna
Salah satu tujuan project management adalah untuk menyusun perencanaan yang tepat. Selain memastikan setiap langkah telah dilakukan dengan baik, manajemen proyek juga merinci aktivitas operasional dari tahap pertama hingga selesai.
Tentu saja hal ini akan membuat klien lebih tenang karena rencana tersusun dengan matang.
5. Mengatur Anggaran
Proyek tidak akan berjalan tanpa adanya anggaran dan pendanaan. Namun akan fatal juga apabila proyek memakan anggaran lebih dari yang dimiliki oleh klien. Keberadaan manajemen proyek adalah untuk menentukan anggaran yang tepat dan memastikan bahwa proyek akan berjalan sesuai dengan anggaran tersebut.
Baca juga: 5 Cara Mengelola Keuangan Bisnis Paling Manjur!
6. Proyek Selesai Tepat Waktu
Dalam manajemen proyek, timeline pengerjaan hanyalah satu dari berbagai aspek yang tertera pada dokumen. Timeline pengerjaan sendiri biasanya dibahas secara detail dan per pekerjaan, sehingga setiap pihak yang bertanggungjawab memahami kapan suatu tugas harus selesai.
Perlu diingat bahwa satu pekerjaan sangat berhubungan dengan pekerjaan lain, sehingga penting sekali untuk menyelesaikan masing-masing poin sesuai timeline.
Sasaran Manajemen Proyek
Setelah kamu memahami tahapan dan tujuan dari project management, setidaknya kamu sedikit mulai memahami sasaran dari metode perencanaan yang satu ini. Pada dasarnya, project management tidak bisa dilakukan sembarangan.
Bahkan penanggung jawab proyek haruslah sudah berpengalaman menjalankan proyek yang berhasil sebelumnya. Nah, project management sendiri memiliki beberapa sasaran dalam prakteknya, antara lain:
- Menjalankan dan mengembangkan proyek sesuai dengan kesepakatan, terutama terkait biaya dan waktu.
- Memastikan proyek selesai dengan kualitas mutu dan spesifikasi yang sejalan dengan dokumen perencanaan.
- Meningkatkan citra positif pelaksana proyek melalui hasil pekerjaan yang sesuai perjanjian.
- Suasana kerja semakin kondusif dan berkontribusi positif terhadap aktivitas di lapangan. Beberapa aspek meliputi keselamatan kerja, ketersediaan sarana-prasarana, dan lingkungan yang sehat.
- Hubungan antar pihak yang terlibat dalam proyek terjaga dan harmonis.
Lalu apa yang terjadi bila manajemen proyek tidak diterapkan? Proyek yang tidak memiliki sistem manajemen biasanya berantakan dan terbengkalai. Meskipun proyek tersebut selesai, hasilnya pun tidak seperti apa yang menjadi keinginan klien, terutama terkait kualitas.
Bahkan pada beberapa kasus, anggaran yang diperlukan membengkak jauh dari yang ada di dokumen perencanaan. Maka dari itu, project management memang harus dirancang dan diterapkan sebaik-baiknya.
Ruang Lingkup Manajemen Proyek
Lalu apa saja ruang lingkup management project? Berikut ini adalah poin-poin implementasi manajemen proyek.
- Ketika proyek akan berlangsung.
- Planning lingkup proyek secara detail.
- Proses defining ruang lingkup proyek.
- Melakukan verifikasi dan monitoring jalannya proyek.
Baca juga: Tips Manajemen Proyek Menjadi Lebih Efektif
Contoh Manajemen Proyek
Pada dasarnya, ada banyak banget manfaat manajemen proyek bagi perusahaan. Selain penjelasan tentang tujuan management project di atas, aspek pengelolaan yang satu ini menawarkan berbagai keuntungan untuk para pelaku proyek, seperti:
- Efisiensi dalam berbagai aspek, mulai dari biaya hingga waktu.
- Memiliki kontrol proyek yang lebih baik.
- Mendorong berbagai pihak yang terlibat proyek untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas.
- Menekan kemungkinan risiko yang terjadi selama proyek, bahkan menghindarinya.
- Komunikasi internal lebih baik dan efektif.
- Tanggungjawab dan loyalitas pihak yang terlibat semakin kokoh.
Apabila dulu manajemen proyek cenderung populer di kalangan proyek pembangunan berskala besar di lapangan, saat ini kesadaran klien dan pelaku proyek akan keberlangsungan sistem pengelolaan proyek jauh lebih baik.
Hampir semua lini proyek pasti menggunakan sistem manajemen, baik secara konvensional maupun menggunakan tools digital. Beberapa contoh dari manajemen proyek di antaranya adalah:
1. Proyek Perangkat Lunak
Saat ini perusahaan berbasis teknologi pun sudah menerapkan manajemen proyek agar pengerjaan dapat berjalan sesuai rencana. Beberapa proyeknya meliputi pengembangan browser, antivirus, dan lain sebagainya.
Tidak hanya perihal software, Sistem Informasi dan database juga menerapkan project management. Proyek sesederhana sistem pembelajaran daring pun memerlukan sistem pengelolaan yang tepat agar tidak asal-asalan.
2. Proyek Penelitian
Seperti namanya, proyek yang satu ini memang memiliki kepentingan research and development. Project management perlu untuk proyek yang satu ini agar pihak terkait memahami perannya dan berapa lama proyek harus berlangsung.
Seperti manajemen pada umumnya, dokumen pun akan membahas tentang pendanaan dan timeline penelitian.
3. Proyek Konstruksi
Bidang konstruksi adalah area yang paling sering menggunakan project management. Tidak hanya untuk bangunan, proyek dalam lingkup konstruksi ini biasanya meliputi jalan dan jembatan, jalan tol, bendungan, pabrik, dan lain sebagainya.
Mengingat ada banyak pihak yang terlibat dalam proyek semacam ini, keberadaan project management pun menjadi kewajiban.
Aplikasi Manajemen Proyek, Perlukah?
Saat ini teknologi memungkinkan penggunanya untuk tetap terhubung meskipun jarak dan waktu memisahkan. Salah satu teknologi yang menguntungkan untuk memantau berjalannya proyek fungsi dan tujuan manajemen proyek adalah DoCheck. Aplikasi social to-do list ini bisa kamu download secara gratis di Play Store dan App Store.
To-do list app ini ada sebagai jawaban keresahan para pengguna yang harus mengerjakan proyek secara tim namun harus terpisah jarak dan waktu. Meskipun bukan produk baru lagi, DoCheck awalnya memang hanya untuk memotivasi produktivitas penggunanya.
Sekarang ini siapa saja bisa menggunakan DoCheck, apalagi yang harus bekerja tim meskipun lokasi sedang berjauhan. Semua bagian tim bisa mengakses tugas dan kewajiban masing-masing melalui aplikasi.
Oleh karena itu, kerja sama di tempat yang berbeda pun akan lebih mudah dan terakomodasi dengan baik. Lalu, perlukah menggunakan aplikasi manajemen proyek? Tentu saja perlu – apalagi saat ini semua orang tidak lepas dari smartphone di kehidupan sehari-harinya.
Mengingat manajemen proyek adalah sesuatu yang cukup kompleks – mulai dari tahap perencanaan hingga penyelesaian – maka perlu aplikasi yang membantu untuk memudahkan siapa saja keep on track terhadap tahapan-tahapannya.
Demikian penjelasan tentang pengertian manajemen proyek dan aspek lain yang perlu DoCheckers ketahui. Lebih dari apa pun, menerapkan manajemen proyek sebaik-baiknya adalah sebuah keharusan.
