Jika mendengar kata project manager pasti yang terlintas dalam pikiran kamu adalah sebuah perusahaan besar. Ya, memang posisi sebagai manajer tidak hanya mayoritas berada di perusahaan besar, namun juga memegang tugas dan fungsi besar pula.
Kok bisa?
Alasannya, sebuah perusahaan akan hancur tanpa menghasilkan profit sama sekali. Bahkan perusahaan bisa mengalami kerugian apabila pemimpin proyek yang di sini adalah managernya tidak kompeten.
Jadi, tidak heran jika posisi manajer ini cukup sulit untuk kamu raih. Jika kamu bercita-cita ingin menjadi manajer proyek, maka sebaiknya pelajari dulu tentang banyak hal terkait peran, tugas dan kewajiban manajer.
Peran Penting Manajer Proyek
Sebuah perusahaan membutuhkan peran manajer proyek profesional. Selain berpengalaman di bidangnya, orang tersebut harus memiliki skill mumpuni. Jadi tak hanya belajar soal teori melainkan praktik lapangan dan aspek-aspek penting lainnya.
Secara umum, posisi ini adalah orang yang mengatur jalannya proyek. Dia membuat perencanaan terlebih dahulu, melakukan eksekusi, mengawasi, mengendalikan stakeholders, sampai penutupan.
Semua hal yang akan terjadi di sana merupakan tanggung jawab pihak tersebut. Jadi DoCheckers tidak boleh melewatkan hal sekecil apa pun dan prosesnya harus terperinci. Tujuannya tentu saja untuk mencapai profit perusahaan secara maksimal.
Manajer proyek tidak hanya memikirkan tentang keuntungan. Mereka harus membuat rencana alternatif jika seumpama terjadi kendala di lapangan. Jangan sampai acara mengalami kegagalan sampai harus mengeluarkan modal lagi.
Tugas utama project manager memastikan semua hal berjalan lancar tepat pada waktunya. Kamu harus memperhatikan jumlah anggaran dan sumber daya sesuai ruang lingkupnya.
Skill Wajib Bagi Manajer Proyek
Dengan peran dan tanggung jawab project manager yang tinggi, posisi ini pun dituntut memiliki skill terbaik. Tidak mungkin perusahaan mempekerjakan orang sembarangan untuk memimpin proyek-proyek besarnya. Ada beberapa skill yang harus kamu kuasai.
1. Komunikasi
Semua karyawan harus menguasai kemampuan berkomunikasi. Hal ini bertujuan supaya proses adaptasi di kantor berlangsung cepat. Begitu pun para pemimpin sehingga mereka bisa mengarahkan anak buahnya dengan baik.
Manajer proyek tidak hanya berhubungan dengan anggota tim. Mereka sering berinteraksi dengan klien dan pimpinan kantor. Jika tidak menguasai teknik komunikasi maka kamu kesulitan menyampaikan informasi.
Selain itu, anggota tim sering mengalami kesalahan dalam menangkap instruksi. Hal ini menyebabkan gagalnya proyek dan muncul kerugian berjumlah besar.
2. Jiwa Kepemimpinan
Ada beda antara menjadi bos dan pemimpin. Seorang bos hanya memberikan perintah sedangkan pemimpin harus mampu mendukung anak buahnya. Jadi tidak hanya manajer saja yang mampu berkembang dalam bidang pekerjaan.
Saat DoCheckers mengatur jalannya proyek maka perhatikan beberapa aspek. Komunikasi antar tim adalah hal utama agar instruksi mudah ditangkap. Kemudian sikap suportif juga penting agar anggota semangat dalam menyelesaikannya.
3. Manajemen Waktu
Dalam sebuah project management, waktu penyelesaiannya tidak selalu sama. Kamu harus pandai bersiasat karena kondisi lapangan sulit untuk diprediksi.
Manfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal. Kerahkan seluruh tim untuk bekerja sesuai target waktu tertentu. Walaupun begitu, buatlah jadwal dan batasan waktu dengan penuh pertimbangan.
Baca juga: 11 Metode Project Management untuk Mempermudah Pekerjaanmu
4. Manajemen Risiko
Bagaimana jika ada masalah di lapangan secara tiba-tiba? Seorang manajer proyek tidak boleh panik apalagi kabur. Kamu siap bertanggung jawab dan membuat rencana cadangan.
Demi mencegah terjadinya kemungkinan buruk, buatlah perencanaan alternatif terlebih dahulu. Jangan lupa berdiskusi bersama seluruh anggota tim.
Sistem manajemen risiko bersifat wajib baik ada atau tidaknya hambatan. Kalaupun nanti terjadi kerugian maka jumlahnya tidak terlalu besar. Jadi kamu jangan takut dan mulailah belajar menyusun strategi untuk mencegah kegagalan.
5. Perlunya Riset
Meskipun punya banyak pengalaman sebagai pemimpin, DoCheckers tetap membutuhkan pelajaran baru. Lakukan riset berkala demi menemukan informasi penting seiringan dengan berkembangnya zaman.
Kondisi tim, lapangan, karakteristik klien dan partner, hingga problem selalu berubah-ubah. Tak selamanya strategi lama dapat mengatasi masalah tersebut. Teruslah belajar supaya serba-serbi pekerjaan dapat dikuasai.
6. Manajemen Anggaran
Skill mengatur keuangan sifatnya krusial. Berbahaya sekali jika kamu tidak mampu mengelola anggaran perusahaan. Padahal penghitungan biaya harus sudah diperkirakan sejak tahap planning.
Fungsi lain adalah menjaga dana alokasinya tetap aman sampai kegiatan selesai. Kalau bisa kamu gunakan anggaran tersebut secara efisien. Caranya dengan mempertimbangkan bagian-bagian apa saja yang membutuhkan biaya besar dan paling prioritas.
Interpersonal skill lain juga perlu dikuasai. Sesuai teori dasar PMBOK, beberapa diantaranya seperti team building, pembuatan keputusan, negosiasi, pembangunan kepercayaan, coaching, dan kesadaran politis kerja.
Baca juga: 5 Cara Mengelola Keuangan Bisnis Paling Manjur!
Lima Tugas dan Peran Project Manager
Peran dan tanggung jawab project manager sebenarnya sangat kompleks. Kamu harus menguasai hampir semua skill sekaligus bersikap fleksibel. Kondisi di kantor dan lapangan akan sangat berbeda sehingga manajer harus selalu siap.
Ada lima peranan paling utama untuk menjadi manajer proyek. Di antaranya inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan serta pengendalian, dan penyelesaian. Berikut penjelasannya masing-masing, cek yuk!
1. Inisiasi
Di sini kamu mulai membuat tujuan sekaligus mendefinisikannya secara jelas. Semua pihak harus mendapatkan penjelasan termasuk pimpinan perusahaan, tim serta klien.
Proses ini meliputi kepentingan internal dan eksternal. Pastikan seluruh pihak mengerti tanpa adanya miss communication atau menangkap informasi ambigu.
2. Perencanaan
Setelah inisiasi dibuat, proses penting selanjutnya yaitu membuat rencana. Manajer akan melibatkan pemegang kepentingan utama dalam proyek untuk proses integrasi.
Rencana matang bisa membantu DoCheckers mengatur jalannya kegiatan. Ada banyak hal yang perlu diawasi seperti jadwal pelaksanaan, ruang lingkup, anggaran biaya, perkiraan risiko, hubungan, dan komunikasi tim.
Fase ini juga berisi tentang tugas dari masing-masing anggota tim. Jangan sampai lalai dalam tahapan ini karena perencanaan akan menjadi dokumen bukti sampai proyek selesai.
3. Pelaksanaan
Selanjutnya peran manajer dalam perusahaan adalah melaksanakan rencana yang telah dibuat. Tugas kamu memastikan bahwa tim sudah paham tentang pembagian tugasnya.
Selama pekerjaan berlangsung, kamu harus mengawasi dan melindungi anggota. Perhatikan aspek keselamatan pekerja seperti peralatan, pengobatan, ketersediaan pengaman, dsb.
4. Memantau dan Mengendalikan
Manajer rela bolak balik untuk mengawasi kinerja tim sekaligus kondisi lapangan. Tak hanya memperhatikan jalannya pekerjaan namun Kamu melakukan proses pengendalian.
Jika bagian ini terlupakan maka beberapa masalah muncul. Mungkin anggota tim dan karyawan kurang maksimal dalam menjalankan tugas. Selain itu tahapan ini juga meliputi berbagai perkara.
5. Penyelesaian
Pada tahapan akhir yaitu penyelesaian, manajer proyek memastikan hasilnya terlebih dahulu. Pastikan tidak ada masalah tertinggal jika tidak ingin kerepotan nantinya.
Selama proses tersebut, ada empat tugas penting. Pertama, mendapatkan persetujuan klien tentang penyelesaian pekerjaan. Kedua, membuang sumber daya jika tidak dipergunakan.
Ketiga, melakukan tinjauan terhadap pihak ketiga. Tugas terakhir adalah membuat arsip dokumen mengenai seluruh pengerjaan proyek.
Cara Menjadi Manajer Proyek Profesional
Uraian tugas project manager di atas akan membantu pembelajar pemula untuk menjadi pemimpin kompeten. Kesiapan diri juga sangat penting seperti menerapkan cara berikut agar sukses meraih impian menjadi manajer proyek.
1. Kuasai Skill
Penjelasan sebelumnya sudah mengulas tentang macam-macam kemampuan untuk menjadi manajer proyek. Cobalah dengan menerapkan kebiasaan baik pada diri sendiri terlebih dahulu.
Kamu dapat meningkatkan kemampuan berpikir kritis, bekerjasama dengan tim, belajar presentasi, dan menjalin komunikasi baik. Jika ingin mendapatkan ilmu tambahan maka rajin-rajinlah mencontoh para pimpinan perusahaan yang profesional.
2. Ketahui Peran dan Tugasnya
Selain hanya mengetahui peran manajer dalam organisasi, kamu boleh mempraktekkan secara langsung. Jika belum mencapai jabatan ini maka lingkup terkecil bisa dimanfaatkan. Misalnya, bagaimana caramu mengatur tugas sendiri dari pimpinan.
3. Carilah Mentor
Mentor adalah mereka yang mau mengajari DoCheckers tentang suatu ilmu. Selain belajar secara otodidak dari pengalaman maupun teori, kamu bisa meniru jejak orang lain.
Cobalah mendekati salah satu manajer kantor yang punya pengalaman profesional. Tunjukkan keinginan kuatmu untuk mendapatkan prestasi sebagai manajer proyek.
4. Temukan Sumber Ilmu Lain
Pemula masih dalam proses belajar maka carilah sumber pengetahuan sebanyak-banyaknya. Salah satu contohnya lewat buku-buku yang membatas tentang project management.
Ada berbagai macam rekomendasi buku terbaik mulai dari Bahasa Indonesia sampai versi Bahasa Inggris. Adapun bacaan tersebut seperti Super Project Manager, Manajemen Pengendalian Proyek dan Making Things Happen: Mastering Project Management.
Baca juga: 13 Rekomendasi Buku Project Management
5. Ikuti Tawaran Entry Level
Bagian entry level bagus untuk kamu jika berniat berkarier dan mendapatkan posisi ini. Bahkan fresh graduate boleh ikut melamar untuk mendapatkan kesempatan belajar.
Berbagai penawaran pekerjaan dapat DoCheckers pilih seperti bagian junior atau operations project manager. Pelajaran dasar bagi pemula bermula dari pengenalan tugas manajer hingga ikut terjun ke lapangan.
Perlukah Ambil Sertifikasi Agar Diakui?
Fungsi project manager memegang posisi penting. Tingkat keberhasilan kegiatan perusahaan berada di tangan mereka. Pihak kantor mencari kandidat pemimpin terbaik dengan syarat harus mempunyai sertifikasi.
Pengalaman saja tidak menjamin orang tersebut pandai di bidangnya. Project Management Professional (PMP) adalah proses sertifikasi resmi dari Project Management Institute (PMI).
Di Indonesia sendiri permintaan manajer bersertifikat terus meningkat. Jika kamu belum terdaftar maka sulit memasuki perusahaan-perusahaan besar.
Program pelatihan peserta bertujuan supaya mereka lulus ujian PMP. Materinya sudah sesuai PMBOK lengkap dengan latihan soal sekaligus pembahasan.
Ada banyak cara mendapatkan pelatihan sebelum memulai test sertifikasi. Buatlah persiapan matang demi menghindari kegagalan. Penawaran kelas-kelas online dari para profesional dapat DoCheckers manfaatkan.
Mengambil kursus atau kelas langsung adalah cara paling tepat. Kamu dapat belajar secara bertatap muka sehingga kondisinya terasa fleksibel. Pengajaran tersebut biasanya menawarkan bimbingan, simulasi dan strategi ujian.
Sementara itu terdapat beberapa jenis sertifikasi. Kamu tentukan sendiri berdasarkan kebutuhan. Selain PMP tersedia Certified Associate in Project Management (CAPM).
Program lainnya tak kalah bagus yaitu PMI Scheduling Professional (PMI-SP), PMI Risk Management Professional (PMI-RMP), atau PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP).
Penutup
Memanajemen proyek skala besar maupun kecil memerlukan tenaga pemimpin ahli. Kesalahan kecil mungkin tidak akan terlihat namun dampaknya akan langsung memengaruhi perusahaan.
Bukan tanpa tujuan sebuah kantor ternama memberikan syarat dan aturan ketat bagi calon pelamar posisi manajer. Apalagi mereka memegang tanggung jawab sebuah kegiatan penting.
Buat Kamu yang ingin berkarir di bidang tersebut maka belajarlah mulai sekarang. Pahami apa saja peranan project manager, kuasai aneka skill nya, terapkan strategi jitu dan jangan lupa meraih sertifikasi!
Kamu bisa menggunakan to-do list app DoCheck untuk belajar dan upgrade skill diri kamu, karena DoCheck menyediakan banyak rekomendasi goals self improvement. Download DoCheck sekarang juga di Play Store dan App Store secara gratis.
