Jika kamu sekarang adalah seorang project manager, atau sedang belajar menjadi seorang project manager, mengetahui tahapan project management adalah hal wajib. Konsep project management telah tersusun sedemikian rupa sehingga membantumu melaksanakan proyek dengan lebih efisien.

Manajemen proyek melibatkan metode tertentu yang penerapannya dapat memaksimalkan segala sumber daya. Bukan hanya itu, tahapannya pun meliputi seluruh rangkaian proyek mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi.

Tujuan Project Management

Project management merupakan serangkaian cara yang tersusun untuk melaksanakan sebuah proyek. Tahapan project management meliputi inisiasi, perencanaan, pelaksanaan proyek, pengawasan, hingga evaluasi pelaksanaan.

Seluruhnya dilakukan dengan pengawasan seorang project manager dan kerja sama tim proyek dengan berbagai tugas masing-masing. Mengapa harus ada manajemen proyek? Tentu bukan tanpa alasan mengapa project management harus ada.

Bayangkan jika DoCheckers memiliki rencana hajatan, tetapi tidak punya bayangan step by step sebelum, saat, hingga setelah pelaksanaan perayaan. Pasti akan keteteran dan tidak tahu acara akan seperti apa, bukan?

Nah, konsepnya pun sama. Tujuan project management adalah proses perencanaan hingga pengawasan sebuah proyek. Dengan begitu, tujuan pelaksanaan proyek bisa tercapai dengan efisien dan maksimal. Perusahaan atau pelaksana proyek pun bisa mendapatkan keuntungan atau manfaat.

Meski begitu, project management memiliki unsur batasan. Di antaranya yang paling pokok adalah adanya batasan waktu, biaya, serta sumber daya lainnya. Demi berjalannya proyek sesuai rencana, maka perlu melewati tahapan-tahapan sesuai rencana.

Tahapan Project Management

Seorang project manager bertanggung jawab untuk melaksanakan seluruh proyek sesuai dengan rangkaian perencanaan. Kerja sama tim pun diperlukan agar proyek tercapai dengan maksimal.

Secara garis besar yang pokok, fase atau tahapan project management meliputi lima hal, yakni:

1. Inisiasi (initiating)

Ibarat pengenalan, maka tahap pertama project management yakni memetakan seluruh aspek yang terlibat dalam sebuah proyek. Termasuk tujuan proyek, ruang lingkup pelaksanaan, project manager yang bertanggung jawab, besaran perkiraan anggaran, timeline, schedule kerja, hingga risiko yang mungkin terjadi.

Inisiasi merupakan tahap awal sebagai bridging konsep pelaksanaan proyek. Segala unsur dasar dari gambaran keseluruhan proyek tersusun di sini. Meski demikian, tahap inisiasi mungkin belum menjabarkan seluruh hal secara spesifik.

2. Perencanaan (planning)

Setelah menemukan poin-poin utama yang dibutuhkan dalam sebuah proyek, langkah selanjutnya adalah membuat perencanaan. Tahap project management ini bernama planning. Secara umum, pada tahap ini seorang project manager dan tim akan membuat rancangan proyek secara detail dari awal hingga akhir.

Listing vendor hingga stakeholder juga terjadi di sini. Dengan demikian, saat di lapangan untuk memulai proyek, tim dengan tugas masing-masing tidak merasa kebingungan harus bekerja sama dengan siapa. Selain itu, anggaran pengeluaran dan timeline pengerjaan juga terbentuk pada tahap ini.

Baca juga: 5 Cara Mengelola Keuangan Bisnis Paling Manjur!

3. Pelaksanaan (executing)

Seluruh perencanaan yang telah dibuat selanjutnya perlu disetujui oleh stakeholder terkait. Setelah mendapat persetujuan, barulah project manager dan tim bisa menjalankan seluruh rangkaian proyek. Dalam pelaksanaan, project manager bertanggung jawab memastikan pelaksanaan sesuai dengan planning.

Bukan hanya itu, project manager bersama tim juga perlu menciptakan lingkungan kerja positif. Menjaga komunikasi, kerja sama antar individu internal hingga eksternal, pemilihan vendor, dan sebagainya adalah hal wajib. Dengan begitu, setiap individu dalam tim bisa bekerja secara nyaman.

4. Pengawasan (monitoring)

Pengawasan terjadi bersamaan dengan pelaksanaan seluruh rangkaian planning. Monitoring dengan cermat membantu mengetahui mana tahap yang sudah oke dan mana yang masih perlu mendapat perbaikan. Hasilnya, ketika ada hal yang kurang tepat, project manager dan PIC bagian bisa segera mengambil tindakan.

Improvisasi pelaksanaan planning mungkin terjadi pada tahap monitoring. Ketika satu cara ternyata kurang efektif untuk diterapkan, maka alternatif cara lain bisa dilakukan. Tujuannya, tentu agar proyek berjalan tetap dalam budget dan sumber daya yang telah ditentukan guna mencapai goals bersama.

5. Penutupan (closing)

Pelaksanaan rencana telah usai? Selamat, saatnya memasuki tahap penutupan. Ketika stakeholder memutuskan bahwa proyek telah selesai, maka project manager, tim, beserta pengampu kebijakan perlu melaksanakan evaluasi.

Termasuk juga membuat laporan dan menyelesaikan relasi dengan pihak eksternal. Meski sudah selesai, tetap ada tahapan project maintenance untuk melakukan perawatan dan pemantauan proyek. Tujuannya tentu agar proyek, terutama yang berjangka panjang, bisa berjalan dengan maksimal.

Aspek Project Management

Dalam menyusun tahapan project management, seorang project manager bersama tim tidak bisa sembarangan, lho. Ada aspek-aspek yang bisa menjadi pertimbangan guna menyusun mulai inisiasi hingga evaluasi.

Berikut hal-hal yang perlu project manager pertimbangkan ketika menyusun sebuah proyek:

• Integrasi
• Ruang lingkup proyek
• Waktu
• Biaya
• Kualitas
• Procurement
• Sumber daya manusia
• Proses komunikasi
• Manajemen risiko
• Manajemen stakeholder

Memperhatikan seluruh aspek project management membantu tim terhindar dari kemungkinan risiko yang lebih besar ketika melaksanakan sebuah proyek. Selain itu, aspek project management tersebut juga membantu mempermudah proses perencanaan dan pelaksanaan proyek.

Baca juga: Manajemen Proyek: Inilah 12 Kesalahan yang Sering Terjadi pada Manajemen Proyek

Jenis Pendekatan Project Management

Dalam melaksanakan tahapan project management, ada jenis pendekatan khusus yang bisa DoCheckers pilih sesuai kebutuhan dan kondisi. Mengapa berbeda? Karena setiap jenis pendekatan bisa membantu melancarkan proyek. Tentu dengan keadaan masing-masing.

Jenis pendekatan project management terpisah menjadi dua, yakni tradisional dan agile. Keduanya pun memiliki beberapa sub bagian lagi dengan ciri dan ketentuan yang berbeda pula. Apa saja?

Jenis pendekatan tradisional

Jenis pendekatan tradisional erat kaitannya dengan pendekatan yang lebih terstruktur alih-alih lonjakan inisiatif. Biasanya, pendekatan ini digunakan pada proyek yang melibatkan produksi dan mengembangkan produk fisik, seperti mobil, komputer, dan sebagainya.

Adapun bagian dari jenis pendekatan tradisional, yakni:

• Waterfall. Sesuai namanya, tipe pendekatan waterfall mengutamakan sistem kerja bertahap, satu persatu. Urutannya pun menyesuaikan kebutuhan.
• Critical path method. Serupa dengan waterfall, jenis pendekatan critical path method juga mengutamakan step by step atau sequential. Bedanya, jenis pendekatan ini mengutamakan tahapan yang lebih penting terlebih dahulu. Adapun pekerjaan yang dapat mengganggu jalannya proyek diselesaikan terakhir.
• Critical Chain Project Management (CCPM). Pendekatan manajemen proyek Critical Chain Project Management (CCPM) berfokus pada Person In Charge atau orang yang bertanggung jawab pada sebuah tugas. Pembagian sumber daya manusia ini nantinya diurutkan sesuai dengan prioritas paling tinggi dan menentukan jadwal berdasar urutan tersebut.

Jenis Pendekatan Agile

Berbeda dengan pendekatan management project tradisional yang mengutamakan hierarki, pendekatan agile cenderung mendahulukan kolaborasi tim. Jenis pendekatan project managementini pertama kali tercetus dalam proyek sebuah software development pada 2001.

Adapun yang termasuk dalam jenis pendekatan agile, yakni:

1. Scrum

Bisa dibilang, jenis pendekatan scrum menerapkan desentralisasi tugas. Artinya, individu dalam tim memungkinkan memiliki beban kerja yang serupa dengan project manager. Untuk memimpin kelompok ini, ada yang namanya ‘Scrum Master’ sebagai pemimpin sekaligus fasilitator.

2. Kanban

Namanya agak jejepangan gitu, ya. Kanban merupakan jenis pendekatan mirip agile. Ini juga mengutamakan pembagian tugas antar individu dalam tim. Bedanya, penerapan kanban lebih sering terjadi pada proyek yang durasi waktunya bersifat berkelanjutan.

3. Extreme Programming (XP)

Ini merupakan jenis pendekatan project management yang penerapannya khusus pada tim software engineering. XP project berciri khas trial error guna mengetahui mana metode tahap project management yang pas. Jenis pendekatan ini cocok bagi klien yang belum mengetahui apa yang dibutuhkan dari hasil akhir.

4. Adaptive Project Framework (APF)

DoCheckers mungkin akan menemukan banyak jenis pendekatan project management Adaptive Project Framework (APV) pada perusahaan kekinian. Jenis pendekatan ini mengusung penggunaan proyek berbasis teknologi dan informasi serba cepat yang membutuhkan adaptasi dan fleksibilitas tinggi.

Tips Menjalankan Tahapan Project Management

Project management bisa jadi sangat membingungkan di awal. Terlebih ketika belum menemukan garis merah dari tujuan yang ingin tercapai. Menentukan plan atau rencana pun bisa membutuhkan waktu sangat lama.

Agar budget, estimasi waktu, dan sumber daya bisa bekerja dengan maksimal, berikut tips yang cocok untuk DoCheckers ikuti selaku project manager:

1. Pahami Garis Besar Proyek yang Akan Disusun dan Dilaksanakan

Nah, salah satu keahlian project manager yang harus individu kuasai yakni kemampuan memahami proyek secara garis besar. Dengan begitu, ia memiliki gambaran bagaimana proyek akan terlaksana.

2. Tentukan Goals atau Tujuan yang Menjadi Pencapaian setelah Adanya Proyek

Tujuan membantu project manager dan tim agar tetap fokus dan menerapkan tahapan project management yang sesuai. Intinya, goals ini membuat proses kerja lebih terarah.

3. Kenali Kemungkinan Risiko yang Ada di Sepanjang Tahapan

Mulai inisiasi hingga evaluasi, cari tahu sebanyak-banyaknya kemungkinan risiko. Dengan begitu, project manager dan tim bisa melakukan antisipasi sedini mungkin.

4. Hindari Ilusi Kesempurnaan yang Justru Membuat Overthinking

Well, punya tujuan menghadirkan proyek yang perfect memang tidak salah. Namun, perhitungkan pula faktor eksternal yang mungkin terjadi dan mempengaruhi pelaksanaan proyek.

Baca juga: Overthinking: Apa dan Penyebabnya

6. Buat Timeline dan Lakukan Manajemen Waktu Efektif

Pembagian waktu dan ritme kerja akan mempengaruhi bagaimana seluruh pelaksanaan proyek. Maka dari itu, buat timeline dengan jelas guna membantu mengarahkan seluruh kegiatan.

7. Lakukan Pembagian Tugas yang Jelas pada Seluruh Anggota Tim

Selain pembagian waktu, pembagian tugas yang jelas menghindarkan anggota tim bingung atas peran masing-masing.

8. Hindari Multitasking atau Mengerjakan Banyak Hal dalam Satu Waktu

Alih-alih multitasking, sebaiknya lakukan segala sesuatunya dengan fokus. Mengerjakan satu hal dalam satu waktu memungkinkan mencapai hasil lebih cepat dan berkualitas daripada melakukan banyak hal sekaligus.

9. Evaluasi Project Management secara Berkala

Pantau perkembangan seluruh tahapan project management. Dengan begitu, akan memahami kekurangan dan kelebihan yang bisa dihindari ataupun mendapatkan improvement.

Penutup

Dari semua rangkaian tahapan project management, mana menurut DoCheckers yang paling memakan waktu? Tentu saja, keterampilan dan kemampuan project manager bisa terus terasah seiring berjalannya waktu dan bertambahnya pengalaman.

Untuk kamu yang ingin mengembangkan kemampuan menjadi seorang project manager, kamu bisa pakai to-do list app DoCheck. Aplikasinya gratis dan bisa kamu download di Play Store dan App Store.