Setiap proyek yang telah dirancang supaya terlaksana dengan baik tentu membutuhkan perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang matang. Dalam konteks ini tentu peran seorang Project Management sangat dibutuhkan. Lalu, apa saja sih tugas Project Management Officer? Cari tahu bareng MinCheck, yuk!
Namun, sebelum itu mari recall ingatan DoCheckers dahulu. Ingat nggak, ya kira-kiraapa itu project manajement officer?
Pengertian Project Management Officer
Project Management atau Manajemen Proyek adalah salah satu inti yang mempunyai peran penting. Khususnya saat suatu perusahaan atau organisasi tengah menjalankan proyek dalam skala besar. Hal ini diperlukan guna proyek bisa terealisasi sesuai harapan.
Project Management Officer atau disingkat dengan PMO ialah suatu tim atau departemen yang dibentuk dalam sebuah organisasi untuk mengatur proses tata kelola suatu proyek dan memfasilitasi beragam sumber daya, metodologi, tools, dan tekniknya.
Peran PMO bervariasi, dari kemampuan untuk mendukung Manajemen Proyek hingga terlibat langsung dalam Manajemen Proyek dari satu atau lebih proyek.
Perbedaan antara PMO dari kebanyakan manajemen umumnya adalah dilihat dari lamanya waktu mereka beroperasi. PMO dibentuk ketika perusahaan atau organisasi berencana melaksanakan suatu acara tertentu. Sedangkan, manajemen pada umumnya mencakup aspek yang lebih luas dengan waktu yang tidak dapat ditentukan oleh penyelenggara.
Orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek dan seluruh rangkaian di dalamnya, disebut sebagai Project Manager atau Manager Proyek. Sebagai seorang Manager Proyek tentu membutuhkan berbagai keterampilan yang memadai untuk menjalankan tugasnya.
Skill yang Dibutuhkan Project Management
Nah, tentu saja suatu acara yang berjalan lancar membutuhkan sosok yang mumpuni di baliknya. MinCheck kasih tahu nih, skill dasar apa saja yang diperlukan oleh seorang Project Management. Check it out!
1. Leadership
Sebagai seorang management proyek, skill yang satu ini kudu banget buat dikuasai. PM dituntut mampu menumbuhkan motivasi tim, menyelesaikan konflik, dan membuat keputusan.
2. Penganggaran
Supaya dana yang dikeluarkan tidak membludak, PM disarankan untuk mampu menjaga dan memelihara anggaran di tiap bidang sesuai dengan anggaran yang telah disepakati bersama.
3. Time Management
Sebagai seorang yang memiliki peran penting dalam suatu acara, Manajemen Proyek bakal sering berkoordinasi dengan berbagai tim atau divisi secara bebarengan. Maka dari itu, kemampuan mengatur waktu wajib hukumnya dikuasai seorang PM.
Baca juga: 5 Metode Mengatur Waktu yang Efektif dan Populer
4. Kemampuan Analitis
Tentu saja yang namanya acara tidak akan lepas dari kemungkinan munculnya rintangan dan halangan yang bisa menghambat jalannya acara. Oleh karena itu, seorang PM harus gesit dan tanggap ketika masalah tersebut muncul. Kemampuan analitis ini diperlukan untuk menganalisis data dan membuat keputusan yang akan memengaruhi proyek secara berkala.
Fungsi Project Management
Fungsi Project Management Officer di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan
Fungsi Perencanaan termasuk menyediakan sumber daya manusia, sarana dan prasarana yang diperlukan dalam proyek.
Manajemen Proyek memiliki kebebasan untuk mendiskusikan topik yang berhubungan dengan taktis dan kedudukan Project Management dengan tim guna merealisasikan, memasarkan dan mengalokasikan produk.
2. Organisasi
Project Management berkoordinasi dengan departemen lain yang ada di organisasi dalam perusahaan. Sebuah departemen secara keseluruhan pada dasarnya merupakan susunan dasar yang harus dibentuk oleh organisasi. Masing-masing tim memegang tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
3. Pelaksanaan
Fungsi berikutnya ialah masuk ke tahapan implementasi atau realisasi dari perencanaan yang telah dirancang. Tahap ini akan menentukan berhasil atau tidaknya acara yang diselenggarakan.
Manajemen Proyek yang merupakan tokoh utama di proyek ini akan memantau perkembangan proyek dari beragam masalah yang muncul. Nah, dari sini akan mudah untuk mengetahui hasil dan kemajuan proyek mulai dari waktu, tenaga manusia, sampai alat untuk menuntaskan proyek ini.
4. Pemantauan dan Pengawasan
Terakhir ini merupakan fungsi penting lainnya yang wajib dijalankan oleh seorang Manajemen Proyek. Maksud dari dilakukannya pengawasan ini supaya meminimalisir kejadian-kejadian tidak diharapkan saat proyek berlangsung. Namun, jika ternyata ditemukan masalah di luar rencana awal, selanjutnya perlu evaluasi dan menentukan perbaikan untuk memaksimalkan semua komponen yang bergerak di dalamnya.
Tugas dan Tanggung Jawab
Apabila diibaratkan, Project Management adalah seorang pilot yang mengendarai sebuah pesawat terbang. Kelancaran proses mulai dari take off hingga landing ditentukan oleh seberapa mahir pilot tersebut mengendalikan kemudinya. Sama halnya dengan Manajemen Proyek, ia menjalankan pekerjaan yang penting dalam suatu acara.
Tugasnya dimulai dari nol hingga akhir, yaitu merancang perencanaan, membentuk tim, meminimalisir kendala, sampai menyusun laporan yang diberikan kepada stakeholder.
Nah, di bawah merupakan uraian lengkap untuk tugas dan tanggung jawab yang dimiliki Project Management dan DoCheckers harus tahu, nih!
1. Membuat Rencana Proyek
Di balik kesuksesan suatu acara pasti membutuhkan persiapan yang matang jauh hari sebelumnya. Tidak terkecuali membuat rencana yang detail sebelum mulai proses eksekusi. Banyak yang perlu direncanakan dengan baik untuk mendukung kelancaran suatu proyek, mulai dari menentukan anggaran dana, scope, timeline, sumber daya, sampai tujuan yang ingin dicapai dari proyek tersebut.
Nah, tugas yang pertama ini seluruhnya dilimpahkan kepada Management Proyek.
2. Mendistribusikan Unit Tugas ke Tim
Dalam mengeksekusi rencana, Manajemen Proyek membutuhkan sumber daya yang turut berpartisipasi dalam menyelesaikan tugas-tugas proyek. Tak sampai sana saja, mereka memiliki wewenang untuk menugaskan mereka ke bagian atau tim tergantung kebutuhan proyek serta kualifikasi yang dimilikinya.
Pembagian tugas dan tanggung jawab tim harus direncanakan sejelas mungkin untuk menghindari hal yang janggal saat proyek mulai dijalankan.
Setelah acara selesai, Manajemen Proyek bertanggung jawab untuk mengarahkan timnya agar tetap pada jalurnya. Caranya dengan rutin menggelar diskusi dan brainstorming bersama. Gunanya untuk memantau status satuan kerja, kemajuan tim, dan mendistribusikan kembali sumber daya yang diperlukan.
3. Menciptakan Komunikasi Tim yang Efektif
Komunikasi yang efektif dibutuhkan agar apa yang hendak disampaikan benar-benar ditangkap maksudnya oleh seluruh tim. Komunikasi dalam tim tersebut meliputi deskripsi tugas, jadwal, tenggat waktu yang wajib dimengerti dan dilaksanakan oleh semua anggota tim.
4. Melakukan Perincian Anggaran
Inti penting saat menjalankan satu proyek tidak lain dan tidak bukan tentu saja anggaran atau budget. Sebelum deal mengerjakan suatu proyek, terlebih dahulu pemilik proyek dan PM sudah mendiskusikan kisaran anggaran yang bakal dibutuhkan.
Baca juga: 5 Cara Mengelola Keuangan Bisnis Paling Manjur!
Namun, adanya ketidakcocokan antara perkiraan anggaran saat pra-produksi dan pada saat implementasi proyek, besar kemungkinan terjadi. Terlebih jika mendadak situasi di sekitar proyek berubah seketika, ambil contoh Pandemi Covid-19. Oleh sebab itu, seorang Manajemen Proyek bertugas untuk memantau pemakaian anggaran yang dimanfaatkan dengan efektif dan efisien.
5. Meminimalisir Masalah dan Krisis
Namanya kendala, masalah, atau krisis dalam suatu proyek pasti ada saja yang muncul secara tak terduga. Maka pada saat itu juga kemahiran Manajemen Proyek tengah diuji. Ia harus peka terhadap kejanggalan yang mendadak muncul dan cekatan saat menyelesaikan masalah tersebut.
Maka untuk meminimalisir hal-hal tidak diinginkan tersebut, seorang Project Management perlu memetakan perencanaan masalah dan krisis beserta solusi untuk menanganinya, jauh sebelum hari H pelaksanaan acara.
6. Monitoring Perkembangan Proyek dari Blueprint
Beranjak ke tugas dan tanggung jawab selanjutnya ialah memantau perkembangan proyek bermodalkan blueprint. Nah, blueprint sendiri artinya adalah sebuah kerangka kerja mendetail yang menjadi acuan dalam pembuatan, perancangan strategi, pelaksanaan program, fokus pekerjaan, beserta eksekusi yang mesti dijalankan oleh seluruh anggota terlibat.
Apabila selama mengerjakan proyek timbul hal yang melenceng dari blueprint ini, selanjutnya Manajemen Proyek akan bergegas mengoordinasikan dengan divisi terkait agar mereka kembali ke jalur yang semestinya.
Jika ternyata perubahan tersebut bersifat perlu, maka harus diselaraskan dengan cara mendistribusikan kembali unit kerja berdasarkan sumber daya yang tersedia.
7. Menyusun Report untuk Stakeholder
Last but not least tugas dan tanggung jawab yang sama pentingnya dengan yang lain adalah membuat dokumentasi proyek yang dialihkan ke bentuk report untuk stakeholder. Mereka membutuhkan dokumentasi proyek ini untuk mengetahui sejauh mana kemajuan yang telah dilewati.
Report ini terdiri dari informasi mendetail berhubungan dengan status kemajuan proyek sampai rincian anggaran yang telah digunakan. Pada akhir acara, laporan ini akan diarsipkan menjadi satu oleh Manajemen Proyek setelah mendapat ACC dari pihak yang bersangkutan.
Report inilah yang bakal digunakan sebagai portofolio yang bisa menambah proyek serupa di masa depan bagi seorang Manajemen Proyek.
Apa Saja 3 Tipe Project Management?
Pembahasan berikutnya adalah beberapa macam tipe Project Management Officer. Masing-masing dipecah kembali dengan ragam kendali dan pengaruhnya pada acara-acara organisasi. Ini dia uraiannya!
1. Supportive
Manajemen Project dengan jenis ini mempunyai peran konsultatif dengan menyediakan berbagai informasi hingga pengalaman berharga dari proyek-proyek sebelumnya. Jenis ini berperan sebagai repositori proyek. Tingkat kontrol yang dimiliki tipe supportive cenderung paling rendah di antara ketiganya.
2. Controlling
Jenis Manajemen Proyek selanjutnya juga sama-sama memberikan dukungan untuk tim, dengan catatan membutuhkan kepatuhan yang dari tim lewat bermacam cara. Tingkat kontrolnya sendiri cenderung berada di tengah-tengah atau sedang. Untuk kepatuhan yang dijelaskan ini meliputi:
- Penerapan metodologi manajemen proyek.
- Pemakaian template, formulir, dan alat bantu lainnya.
- Kecocokan dengan kerangka cara kelola proyek.
3. Directive
Terakhir, disebut sebagai tipedirektif. Manajemen Proyek dengan tipe ini mempunyai metode mengendalikan proyek berupa terjun secara langsung ke lapangan. Tingkat kontrol yang dimiliki tipe direktif yang paling tinggi di antara kedua jenis yang telah disebut sebelumnya.
Kesimpulan
Selain menjalankan fungsi operasional pada umumnya, organisasi atau perusahaan kadang kala mempunyai event tertentu. Event ini sebagai rencana kerja yang memiliki sasaran khusus serta deadline yang jelas.
Baca juga: Fungsi Deadline dalam Kehidupan Sehari-hari
Untuk melaksanakannya, membutuhkan Project Management yang nantinya bertugas memastikan tercapainya tujuan proyek dengan menerapkan strategi yang telah disusun sebelumnya.
Karena besarnya amanah dari Manajemen Proyek maka dibutuhkan penguasaan skill-skill dasar yang mumpuni. Tujuannya agar ia mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya mulai dari tahap perencanaan hingga membuat laporan yang ditujukan pihak-pihak bersangkutan.
Nah, sampai di sini penjabaran mengenai tugas Project Management yang perlu kamu ketahui. Bagaimana? Sekarang kamu sudah tahu, kan, apa saja tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada Manajemen Proyek?
Kalau kamu sedang mengerjakan sebuah proyek, kamu bisa pakai to-do list app DoCheck untuk mengatur semua aktivitasmu. Yuk download di Play Store dan App Store secara gratis!
