Project management bukan istilah baru di dunia profesional terutama untuk mempermudah pengerjaan proyek. Mulai dari skala kecil hingga besar, adanya project management akan sangat membantu. Baik itu dalam segi perencanaan, pengerjaan, hingga hasil memuaskan sesuai keinginan yang menguntungkan.
Hanya saja, kamu perlu waspada karena kemudahan itu hanya bisa tercapai jika penerapannya tepat. Ibaratnya, kamu perlu keyboard untuk bermain game tetapi malah membeli keyboard biasa. Memang bisa digunakan, tetapi tidak maksimal karena respon, switch, sampai keawetannya berbeda.
Oleh karena itu, penting sekali mengetahui secara menyeluruh mengenai project management sebelum mengaplikasikannya.
Apa itu Project Management?
Project management singkatnya adalah metodologi yang dipakai untuk memaksimalkan kinerja. Di dalamnya cukup kompleks karena berhubungan dengan SDM, teknik, sistem, pengalaman, kemampuan, dan pengetahuan. Semuanya diatur sedemikian rupa agar proyek bisa berjalan dengan efisien.
Nggak hanya melihat dari hasil yang maksimal, tapi proses pengerjaanya juga tertata. Jadi, tidak ada yang berlebihan atau kurang dari segi hasil maupun proses. Hal ini menguntungkan bukan cuma customer, tetapi pekerja juga tidak perlu overwork.
Tujuan Project Management
Lebih spesifiknya, mengapa perusahaan menggunakan project management ada beberapa alasan, yaitu:
- Goal bisa tercapai secepat mungkin dengan hasil maksimal
- Pengerjaan proyek lancar dan jelas dari segi workflow
- SDM terpacu untuk maju agar mampu menangani dan turut serta dalam proyek
- Efisiensi sumber daya
- Memaksimalkan peluang yang ada
- Memperbaiki dan meningkatkan teamwork
Tujuan-tujuan di atas adalah alasan mengapa perusahaan menerapkan project management. Untuk penyelesaian setiap proyek yang diterima tentu spesifikasi, tingkat kesulitan, dan hasil yang diharapkan berbeda, bukan? Oleh karena itu, penggunaan sistem akan sangat membantu alih-alih hanya berjalan seperti biasa.
Baca juga: Pentingnya Manajemen Proyek untuk Keberlangsungan Bisnis
Kapan Harus Menggunakan Project Management?
Apakah semua proyek yang perusahaan terima perlu menggunakan project management agar efisien? Tentu tidak, jika suatu proyek merupakan hal biasa atau rutinitas yang perusahaan kerjakan maka tidak perlu.
Misalnya, kamu merupakan anggota event organiser dan mendapat pekerjaan untuk acara pernikahan. Paket yang calon pengantin pilih merupakan set yang ada di katalog dan sehari-hari dikerjakan. Event ini belum memerlukan project management karena workflow sudah jelas dan semua tahu tugas dan ekspektasi hasilnya.
Berbeda dengan acara pernikahan yang tidak ada di katalog, berskala besar, lebih dari satu hari dan dilaksanakan di dua tempat yang lokasinya berbeda pulau. Ini jelas perlu project management, perusahaan perlu membentuk tim baru untuk menyelesaikannya.
Jadi, keadaan kaya gimana sih, yang mengharuskan perusahaan memakai project management?
- Proyek baru yang belum pernah sebelumnya
- Proyek dengan tingkat kesulitan dan kompleksitas tinggi
- Skala proyek lebih besar dari yang sudah-sudah
- Ada rentang waktu yang jelas kapan proyek mulai dan berakhir
- Risiko yang cukup tinggi
- Sebuah proyek yang mengharuskan perusahaan mengganti cara kerja
Apabila proyek yang perusahaan dapatkan mencakup kriteria di atas maka artinya perlu project management. Adanya project management menjamin proyek terselesaikan dengan baik dan lancar.
Perusahaan umumnya akan menunjuk tim dengan anggota berbeda-beda untuk setiap proyek. Hal ini tergantung bagaimana spesifikasi proyek, SDM yang tergabung di dalamnya harus capable menyelesaikan semuanya.
Baca juga: Berikut 3 Contoh Manajemen Proyek Sederhana yang Bisa Kamu Lakukan
Komponen Project Management
Dalam sistem project management, ada beberapa komponen yang harus setiap anggota tim perhatikan. Hal ini karena komponen tersebut bisa lebih efisien dan maksimal dengan penggunaan sistem yang manajemen yang tepat. Komponen tersebut terdiri dari 4 hal yang masing-masing yaitu:
- Waktu pengerjaan: Pengerjaan haruslah sesuai tenggat yang telah perusahaan sepakati dengan konsumen. Setiap anggota wajib tahu dengan jelas schedule pengerjaan agar tidak tertinggal dan menghambat yang lain. Kamu bisa memakai DoCheck untuk membuat jadwal tersebut agar semua anggota tim tahu.
- Budget: Perusahaan tentu tidak mau sampai rugi dan konsumen juga sama saja pasti keberatan untuk menambah dana, bukan? Oleh karena itu penggunaanya haruslah seefisien mungkin. Perencanaan dana yang matang sangat perlu agar tidak sampai overbudget.
- Scope: Pada setiap pengerjaan proyek tentu ada faktor risiko dan hal lain yang sebelumnya tidak masuk hitungan. Bisa juga muncul ide baru yang lebih baik dan membuahkan hasil maksimal. Faktor-faktor seperti ini juga menjadi salah satu alasan mengapa management pada project itu penting.
- Kualitas: Kualitas merujuk pada hasil yang konsumen inginkan dan standar yang telah perusahaan tentukan. Penggunaan sistem yang tepat seharusnya bisa mengakomodir keduanya.
Keempat komponen tersebut harus anggota tim perhatikan dalam setiap pengerjaan proyek. Penggunaan metodologi yang tepat tentunya dapat mengatasi dan memastikan keempat komponen tersebut efisien dan sesuai.
Tahapan Project Management
Apabila di atas kamu sudah tahu apa saja komponen yang harus diperhatikan dalam project management, kini aspek lain. Hal tersebut adalah tahapan project management.
Berbeda dengan pengerjaan proyek yang sudah menjadi rutinitas, secara garis besar workflow berbeda. Pada kali ini ada 5 stage yang harus kamu perhatikan agar semuanya bisa berjalan dengan lancar tanpa halangan.
1. Inisiasi
Awal mula proyek adalah tahapan yang sangat krusial dan menentukan bagaimana nantinya proyek berjalan. Perencanaan bagaimana sistem dan pengerjaan proyek harus ada di awal.
Pada tahapan ini tim juga sudah harus memahami proyek secara keseluruhan dan paham gambarannya. Jika sampai tidak, wah gawat sepertinya kamu dan tim akan butuh waktu ekstra.
Tahapan awal ini adalah pondasi yang menentukan langkah dan arah pengerjaan. Kesalahan di permulaan bisa membuat pengerjaan selanjutnya tidak maksimal atau bahkan gagal.
2. Perencanaan
Tahapan selanjutnya adalah perencanaan, rencanakan bagaimana pembagian detail pekerjaan. Pastikan semua yang terlibat memiliki tugasnya masing-masing dan mereka bisa bertanggung jawab sepenuhnya. Rencanakan pula skema alternatif apabila terjadi hal-hal di luar perhitungan.
Scheduling sangat penting pada tahap ini agar semua bisa selesai tepat waktu. Kamu bisa memakai DoCheck untuk membuat jadwal agar semua anggota tim tahu. Pada DoCheck juga tersedia fitur notifikasi, jadi akan muncul pemberitahuan seputar jadwal.
Baca juga: Pentingnya Reminder Untuk Pengingat Jadwal Kegiatan
3. Eksekusi
Tahapan selanjutnya adalah eksekusi, pelaksanaan ini harus menyesuaikan jadwal yang sudah ada. Setiap bagiannya harus selesai sesuai rencana awal begitu pula anggota yang menyelesaikannya.
4. Pengawasan
Tahap pengawasan berguna untuk memastikan semua selesai sesuai dengan rencana. Tidak ada pengerjaan yang terlambat atau menyalahi ketentuan yang sudah tertera.
5. Closing
Akhirnya masuk ke tahap akhir, pada closing hasil yang telah selesai dipresentasikan. Pertama-tama pada stakeholder atau penanggung jawab di perusahaan, baru kemudian pada konsumen.
Cukup singkat tahapannya, bukan? Hanya ada 5 step dan semuanya krusial serta langsung pada inting.
Hanya saja, semua step itu tidak bisa berjalan sendiri meski sudah ada tim yang bertanggung jawab.
Peran Project manager
Peran project manager sangat krusial karena ialah yang menentukan jalannya setiap tahapan. Mulai dari tahap inisiasi hingga closing, project manager lah yang harus mengatur dan mempertanggung jawabkannya.
Ia tidak hanya memahami proyek, tetapi juga harus bisa membagi pengerjaan, mengenali tim, sampai ke penyelesaian. Scheduling juga menjadi tugas dari seorang project manager. Jadi, jangan heran dengan tanggung jawab sebesar itu gajinya juga lumayan besar.
Macam-Macam Metode Project Management
DoChekers, kamu sudah tahu bukan kalau project management itu adalah sebuah metodologi? Nah, metodologi ini ada banyak macamnya dan hadir dengan sistem yang berbeda.
Pendekatan project management mana yang nantinya menjadi pilihan juga menjadi kewenangan project manager. Ia harus bisa memilih satu yang cocok dari berbagai macam tipe yang ada.
Untungnya, setiap tipe ini memang secara praktik penggunaan memang sangat berbeda jauh. Jadi, tidak akan sulit bagi bagi project manager untuk menentukan yang tepat asalkan paham semua tipenya.
Untuk kesempatan kali ini, MinCheck akan membahas top 10 yang paling sering digunakan.
1. Waterfall
Metode satu ini sudah cukup jadul dan bisa dikategorikan ke yang paling sederhana dan tradisional. Pasalnya, inti dari sistem ini adalah membagi proyek ke bagian-bagian dan menyelesaikannya satu per satu. Kamu tidak bisa lanjut ke tahapan selanjutnya jika fase 1 belum terselesaikan.
2. Critical Path Method
Tugas project manager di sini sangat krusial karena ia harus mengukur SDM dan membagi proyek. Pembagian proyek berdasarkan skala prioritas, kemudian baru masuk ke SDM yang diperlukan agar bisa berjalan lancar.
3. Critical Chain Project Management
Metode satu ini hampir mirip dengan CPM, hanya saja tugas project manager lebih kompleks. Pada metode ini project manager harus bisa menentukan tugas setiap anggota dengan tepat. Jadi, setiap orang punya tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
Project manager juga harus memastikan kapabilitas anggota yang tergabung agar proyek lancar.
4. Agile
Agile cukup berbeda karena pembagiannya berdasarkan cycles. Penyelesaiannya juga terbagi ke bagian-bagian kecil, setiap satu bagian selesai baru berlanjut.
Bagian yang selesai tersebut pengirimannya tidak menunggu semua selesai. Akan tetapi, berdasarkan cycles yang telah terselesaikan saja. Pengiriman akan terus berlanjut sampai proyek selesai.
5. Scrum
Metodologi ini hampir mirip Agile, hanya saja timeframe lebih pendek. Biasanya hanya untuk proyek dengan penyelesaian 1-4 minggu saja.
6. Kanban
Satu lagi turunan dari Agile selain Scrum, bedanya untuk Kanban ada di sistem yang memakai visualisasi. Fungsi visualisasi di sini adalah untuk transparansi hasil kerja dan meminimalisir kesalahan.
7. Lean
Sistem kerja lean memakai sistem cycles yang terus berputar atau bekerja. Fokusnya adalah memenuhi kemauan konsumen, sistem ini juga sangat terbuka pada kritik dan perbaikan.
8. Event Chain Methodology
Cukup berbeda dengan metode-metode di atas, khusus Event Chain adalah untuk mengatasi risiko. Biasanya metode ini pemakaiannya di tahap paling awal sebelum masuk ke proyek sebenarnya. Tujuannya agar saat pengerjaan proyek lancar dan jika ada hal yang di luar perhitungan bisa teratasi.
9. Extreme Project Management
Fleksibilitas menjadi inti dari sistem EPM dan memungkinkan untuk intervensi baik kecil atau besar. Sistem ini sangat menitik beratkan pada kemampuan project manager dan semua tim yang tergabung.
10. Six Sigma
Six sigma lebih kepada bagaimana mengembangkan suatu produk daripada memulainya dari awal. Intinya rancangan sistem untuk mengembangkan proyek atau produk agar semakin dan semakin baik. Tidak hanya dari segi kualitas, tetapi juga pengerjaanya.
Metode-metode di atas harus seorang project manager pahami sepenuhnya. Hal ini karena berbeda proyek tentu berbeda kriteria dan hasil yang konsumen mau. Oleh karena itu, pelajari dengan baik agar tidak sampai salah memilih metode, ya.
Penutup
Project management memang terlihat kompleks, tetapi sebenarnya justru tahapannya mempermudah. Selain itu, adanya sistem yang jelas dan seorang project manager yang kompeten tingkat kesuksesan juga lebih tinggi. Hal ini karena semua hal yang terlibat termasuk SDM memang sesuai kebutuhan.
