Saat seseorang sudah memasuki usia produktif, manajemen waktu adalah hal yang amat penting. Sebab, selain tanggung jawab dalam urusan pekerjaan, tentunya juga menggunakan waktu untuk hal-hal yang lain. Terlebih lagi bila sudah menikah dan mempunyai anak.
Bagi sebagian orang, membagi waktu adalah hal yang sulit. Bahkan bisa membuat kewalahan. Tak jarang, banyak orang yang merasa kalau waktu yang mereka punya sangatlah sedikit. Hal ini pun membuat mereka kerap lembut ketika mengurus pekerjaan.
Padahal, kunci dari semua hal tersebut adalah manajemen waktu yang baik. Supaya DoCheckers tidak keseringan lembur lagi ketika bekerja, maka ini adalah artikel yang tepat. Simak cara manajemen waktu berikut sampai selesai, ya!
Cara Manajemen Waktu Kerja agar Tidak Lembur
Di zaman yang serba cepat ini memang terkadang membuat tuntutan kerja semakin banyak. Apalagi kalau yang bekerja di kota besar, biasanya ritme kerjanya pun semakin cepat. Lingkungan kerja yang high pace ini juga bisa membuat seseorang merasa lebih tertekan.
Budaya hustle culture atau anggapan kalau bekerja melebihi jam kerja juga sudah dianggap hal yang normal. Menurut survei dari The Finery Report, 83,8% responden menganggap bekerja melebihi jam kerja adalah hal normal. Padahal, kehidupan yang baik adalah dengan menerapkan work life balance.
Memang ini kelihatan sangat memberatkan. Namun bukan berarti tidak ada solusi untuk hal tersebut. Kuncinya adalah kemauan yang keras untuk memaksimalkan produktivitas dalam satu hari penuh. Nyatanya, tak jarang banyak yang berhasil membagi waktunya dengan seimbang untuk kehidupan pribadi.
Berikut adalah beberapa cara manajemen waktu kerja supaya pekerjaan DoCheckers bisa selesai dengan baik:
1. Buat Daftar Kegiatan Harian
Hal pertama yang bisa diterapkan adalah membuat to-do list atau daftar kerja harian. Dari daftar ini, bisa membuat poin-poin apa saja mengenai setiap aktivitas sedetail mungkin. Supaya daftar ini bisa semakin detail, bisa menulis kapan saja waktu melaksanakan kegiatan tersebut.
Baca juga: 5 Keunggulan Membuat To-do List, Bentuk Nyata Hargai Waktu
Sebagai saran, daftar ini bisa dibuat buat ketika malam hari sebelum tidur. Supaya ketika pagi hari tiba dapat langsung mengerjakan hal tersebut. Selain dengan kertas sticky notes, bisa juga bisa memanfaatkan fitur memo yang ada di HP atau laptop. Letakkan daftar tersebut agar mudah melihat dan mengingatnya.
Tak cuma membuat kegiatan lebih tertata, hal ini juga sangat bermanfaat dari segi psikologis. Sebuah studi dari Wake Forest University menunjukkan kalau to-do list ini bisa meminimalisir rasa cemas ketika memiliki banyak pekerjaan.
2. Buat Skala Prioritas
Skala prioritas adalah patokan mengenai daftar pekerjaan atau kegiatan apa yang sekiranya harus selesai terlebih dahulu. Misalnya adalah dari yang sangat penting hingga yang tidak benar-benar penting.
Dengan membuat skala prioritas ini bisa membuat pengaturan dan manajemen pekerjaan jadi lebih jelas. Skala prioritas juga akan membuat seseorang terhindar dari rasa panik dan bingung karena banyaknya pekerjaan yang menumpuk.
Setidaknya dengan hal ini bisa menjadi panduan untuk DoCheckers ketika menjalani kegiatan.
Sebagai contoh, maka bisa mengikuti skala berikut.
- Penting dan mendesak;
- Penting namun tidak mendesak;
- Tidak penting namun mendesak;
- Tidak penting dan tidak mendesak.
Tetapi kalau mau membuat ukuran tersendiri untuk prioritas, tentu tidak ada salahnya. Pilihlah yang sekiranya nyaman untuk jadi panduan aktivitas.
3. Datang Tepat Waktu ke Tempat Kerja
Untuk poin ketiga ini mungkin masih kerap dilakukan oleh banyak orang. Seringkali, banyak yang menunda-nunda untuk datang ke tempat kerja. Bahkan, malah memilih datang untuk terlambat. Alasan utama biasanya adalah karena merasa malas atau karena belum banyak yang datang ke kantor.
Padahal, waktu adalah hal yang sangat berharga. Semakin cepat tiba di tempat kerja, maka waktu untuk melakukan pekerjaan pun akan semakin banyak. Sehingga tidak akan lembur lagi kalau memanfaatkan waktu di awal masuk kantor tersebut.
Jadi, apakah DoCheckers memilih bersantai namun pekerjaan belum selesai atau bekerja secara maksimal dengan memanfaatkan seluruh jam pekerjaan? Hilangkan kebiasaan untuk bermalas-malasan dan manfaatkanlah waktu kerja semaksimal mungkin.
4. Hindari Segala Jenis Distraksi
Distraksi adalah hal yang bisa membuat hilang fokus ketika bekerja. Apalagi sekarang adalah era digital, dimana setiap orang memiliki telepon seluler yang terhubung dengan internet, terlebih lagi media sosial.
Mungkin kasus yang satu ini kerap terjadi. Yaitu ketika membuka notifikasi media sosial untuk membalas pesan yang masuk. Namun, terbesit keinginan untuk membuka feeds media sosial tersebut dan melakukan scrolling terus menerus. Awalnya memang tidak ada niatan, namun tak terasa bermenit-menit pun berlalu.
Akibatnya, waktu kerja akan semakin berkurang, Ujung-ujungnya harus bekerja secara overtime untuk membayar waktu yang hilang dengan sia-sia tersebut.
Ketika sudah memulai bekerja, matikanlah segala jenis notifikasi di HP. Tidak cuma itu, sebisa mungkin untuk menghindari distraksi dari interaksi antar sesama pekerja. Hal ini akan membuat kualitas kerja semakin maksimal dan menghemat waktu.
5. Fokus pada Satu Pekerjaan
Untuk menerapkan manajemen waktu yang baik, ada baiknya untuk tidak melakukan multitasking saat melakukan pekerjaan. Sebab, hal ini dapat membuat daya fokus bisa terbagi. Sehingga energi pun akan terkuras dan pekerjaan bisa tidak maksimal.
Hal ini terbukti dari sebuah studi yang dilakukan peneliti Amerika Serikat dan Iran. Penelitiannya menunjukkan kalau multitasking adalah sesuatu yang bisa membuat produktivitas tidak efisien dan lebih mungkin melakukan kesalahan.
Hal ini disebabkan karena otak terus-menerus berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain. Apalagi kalau pekerjaan tersebut rumit dan membutuhkan perhatian yang tinggi. Bukannya pekerjaan cepat selesai, akhirnya hanya merasa kewalahan dan semakin tertekan.
Oleh karena itu, jangan terbiasa untuk melakukan multitasking lagi, ya.
6. Terapkan Teknik Pomodoro
Pekerjaan yang sudah menumpuk di awal membuat seseorang kerap merasa terbebani. Padahal, nyatanya pekerjaan tersebut akan bisa terselesaikan dengan baik apabila dapat memaksimalkan segala waktu dan energi di hari tersebut. Perasaan terbebani juga bisa membuat pekerja menjadi tidak produktif.
Untuk menjaga energi dan fokus ketika bekerja, ada sebuah teknik produktivitas dari Jepang yang bernama Pomodoro. Secara sederhana, teknik ini adalah membagi waktu kerja menjadi sebuah rentang tertentu dan menerapkan waktu istirahat sejenak.
Pertama-tama, ada baiknya untuk menyusun daftar pekerjaan yang hendak dilakukan sesuai skala prioritas dan kerumitannya. Lalu, terapkan rentang waktu berikut.
- Luangkan waktu bekerja selama 25 menit
- Setelahnya, gunakan 5 menit untuk istirahat
- Lanjutkan lagi waktu pekerjaan selama 25 menit
- Istirahat lagi selama 5 menit
- Bila sudah bekerja selama 2 jam, maka bisa menambah waktu istirahat menjadi 15 menit
- Terapkan siklus tersebut pada waktu selanjutnya
Baca juga: Pomodoro: Mengapa Efektif dan Bagaimana Melakukannya
7. Buat Pekerjaan Lebih Efisien
Tips keenam adalah dengan membuat pekerjaan bisa lebih efisien. Saat ini, teknologi telah membantu banyak pekerjaan di berbagai bidang. Banyak tools-tools yang berguna untuk membantu pekerjaan.
Misalnya Trello atau Notion untuk memantau kinerja dan kemajuan tim secara daring. Selain itu, juga bisa memanfaatkan spreadsheet atau google docs untuk membagi jobdesk dan mengerjakannya secara bersamaan.
Contoh lainnya adalah dengan mengadakan meeting tanpa perlu bertatap muka secara langsung. Tingkat efektivitasnya pun juga tidak kalah bagus meskipun terkadang ada kendala seperti koneksi. Namun, hal ini bisa jauh menghemat lebih banyak waktu. Tidak perlu lagi ke kantor dan menghabiskan waktu di perjalanan.
8. Berani untuk Menolak Pekerjaan Tambahan
Tak jarang, ketika DoCheckers sedang berada di kantor, tiba–tiba ada atasan yang meminta untuk melakukan pekerjaan tambahan. Hal ini memang kerap merepotkan. Sebab seseorang juga memiliki tugas utama yang tidak kalah penting. Namun, tidak ada salahnya untuk menolak permintaan atasan tersebut.
Oleh karena itu, keberanian untuk berkata tidak adalah hal yang harus dimiliki. Mungkin ada pikiran kalau menolaknya tidaklah mengenakkan atau bisa membuat reputasi di kantor semakin memburuk. Yang terpenting, tolaklah permintaan tersebut secara halus dengan bahasa yang santun.
Bila memang mau mengambil pekerjaan tersebut, lihat juga tingkat beban pekerjaan yang diberikan. Pikirkan juga apakah dapat menyelesaikan pekerjaan utama secara tepat waktu bila mengerjakan tugas tambahan tersebut.
9. Meminta Bantuan atau Mendelegasikan Pekerjaan Kepada Rekan Kerja
DoCheckers kerap dimintai bantuan untuk mengerjakan pekerjaan rekan kerja lain? Maka tidak ada salahnya untuk meminta bantuan juga ke sesama rekan kerja.
Apalagi kalau memang berada pada project, divisi, atau tim yang sama. Kemungkinan mereka akan berusaha membantu bila itu menyangkut dengan pekerjaan tim.
Meskipun begitu, bukan berarti bisa meminta bantuan ini seenaknya saja. Mintalah rekan lain mengerjakan tugas tersebut bila benar-benar sudah memiliki banyak pekerjaan atau ada keperluan mendesak. Dengan membagi tugas secara bersama-sama, tentu akan bisa mempunyai waktu yang lebih banyak.
10. Manfaatkan Waktu Istirahat
Bila DoCheckers sudah bekerja selama berjam-jam, maka istirahat adalah hal yang sangat penting. Manfaatkan waktu istirahat yang ada sebaik mungkin untuk melanjutkan pekerjaan lagi setelah istirahat.
Terlalu banyak memaksakan diri untuk bekerja terus juga bisa membuat pikiran burnout. Fokus dan energi akan menurun drastis dan efektivitas ketika melakukan pekerjaan akan tidak maksimal. Akibatnya, malah akan menghabiskan waktu saja untuk berpikir keras.
Baca juga: Pengertian Burnout dalam Dunia Kerja dan Cara Mengatasinya
Untuk mengisi waktu istirahat ini, bisa dengan melakukan kegiatan positif yang dapat membuat mood kembali. Setelah selesai melakukan istirahat, energi akan kembali pulih lagi dan siap untuk melanjutkan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan.
11. Konsisten
Kalau cara manajemen waktu yang baik tersebut diterapkan hanya sesekali, pastinya tidak akan bisa konsisten untuk melakukannya. Lakukanlah cara=cara tersebut sebaik dan sesering mungkin agar dampaknya bisa benar-benar terasa. Dalam jangka panjang, waktu lembur pun bisa semakin berkurang juga.
Ada baiknya agar menjadikan poin–poin tersebut menjadi kebiasaan. Bila sudah jadi kebiasaan sehari-hari, maka tinggal menjalani pekerjaan dengan senang tanpa perlu menghabiskan waktu kerja yang banyak dengan bekerja semaksimal mungkin.
Dengan waktu yang luang, pastinya ini bisa dimanfaatkan untuk keluarga, teman, bahkan diri sendiri. Sehingga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan sehari-hari bisa berjalan dengan baik.
Penutup
Jadi, sekian mengenai tips untuk manajemen waktu supaya tidak sering lembur di kantor. Memang terkadang hal ini bisa saja gagal dalam penerapannya. Coba DoCheck social to-do list app untuk membantu dalam manajemen waktu. Kamu bisa download DoCheck di Play Store dan App Store.
Selain Itu, sertakan dengan niat yang kuat serta menerapkan mindset untuk berkembang, produktivitas pun bisa semakin membaik. Semoga DoCheckers bisa sukses dalam mengatur waktu, ya!
