Untuk menyelesaikan sebuah proyek, sangat penting untuk memahami seputar ruang lingkup manajemen proyek. Karena meskipun bersifat sementara, tapi manajemen proyek membutuhkan perencanaan yang matang dan terorganisir. Batas waktu manajemen proyek hanya sampai proyek selesai dan mencapai tujuannya.
Jadi, apa itu manajemen proyek? Mengapa manajemen proyek penting?
Untuk itu DoCheckers harus memahami beberapa hal penting yang harus diketahui terkait ruang lingkup manajemen proyek.
Mulai dari definisi pengertian manajemen proyek, tujuan, contoh sampai hal-hal lainnya seputar ruang lingkup proyek.
Apa itu Manajemen Proyek?
Manajemen proyek merupakan sebuah metode atau rencana pekerjaan efisien untuk pengelolaan proyek yang efektif. Dengan kata lain, manajemen proyek adalah sebuah rencana kerja untuk mencapai target atau tujuan yang diharapkan.
Soalnya kalau tidak ada manajemen proyek, proyek bisa jadi kacau dan tidak dapat dieksekusi. Karena baik biaya, kualitas, dan waktu pengerjaan tidak terencana dengan baik serta sulit untuk dikoordinasikan.
Karena pada dasarnya, manajemen proyek mencakup semua yang terkait dengan proses pengerjaan proyek, yakni meliputi:
- Perencanaan
- Memulai proses
- Pelaksanaan
- Pemantauan
- Penutupan proyek
Untuk itu ada banyak teknik manajemen proyek untuk dapat meningkatkan efektivitas semua sumber daya yang terlibat, seperti:
- Manajemen ruang lingkup
- Manajemen tugas
- Pengelolaan sumber daya
- Manajemen jadwal
- Manajemen risiko atau masalah
- Manajemen mutu atau kualitas
- Manajemen pemangku kepentingan
- Komunikasi
- Manajemen biaya
- Manajemen perubahan
- Manajemen pengadaan
Sebagaimana dalam konsep manajemen proyekyang dalam pengelolaannya membutuhkan:
- peralatan yang tepat;
- sumber daya manusia;
- waktu untuk mengerjakan proyek;
- teknologi yang tepat guna; serta
- bahan.
Tanpa sumber daya tersebut akan sulit bagi sebuah proyek untuk terus berjalan dan mencapai tujuan yang diinginkan.
Jadi dalam pengelolaannya, tanpa manajemen proyek yang terstruktur dengan baik, pengalokasian sumber daya tidak bisa maksimal dan efisien.
Ruang Lingkup Manajemen Proyek
Ruang lingkup manajemen proyek merupakan batas keseluruhan proyek mulai dari menentukan tujuan sampai hasil akhir proyek yang dikerjakan.
Terus, apa saja ruang lingkup manajemen proyek?
- Waktu dimulainya proyek
- Seputar rencana proyek
- Definisi proyek secara detail
- Verifikasi proyek serta pengendalian proyek selama prosesnya
Tugas Manajemen Proyek
Contoh tugas manajemen proyek yaitu:
- Menetapkan awal dimulainya proyek sampai batas waktu pelaksanaan proyek.
- Membuat semua rencana untuk melaksanakan proyek mulai dari strategi, sumber daya yang dibutuhkan sampai penggunaan alat untuk menunjang terlaksananya proyek berkualitas.
Tujuan Manajemen Proyek
Berbagai jenis perusahaan dan industri membutuhkan manajemen proyek dalam setiap perjalanannya. Mengapa begitu?
Berikut adalah beberapa tujuan dari manajemen proyek secara garis besar:
1. Supaya Proyek Berjalan Lancar dan sesuai Rencana
Manajemen proyek ada untuk melancarkan proyek sehingga sesuai dengan rencana, deadline serta anggaran dan waktu yang ditetapkan di awal.
Karena manajemen proyek melakukan pengadaan sumber daya, pengontrolan terhadap biaya, pemantauan, dan menjaga jadwal terlaksana dengan semestinya.
Termasuk menjaga ruang lingkup proyek supaya tidak merayap dan tetap pada rencana yang telah ditetapkan.
2. Pemantauan yang Efektif
Pemantauan terhadap seluruh proyek hanya bisa terlaksana jika semua kebutuhan proyek terealisasikan dengan baik. Seperti sumber daya manusia yang memiliki keterampilan khusus sesuai kebutuhan proyek, maka proyek bisa terorganisir.
Manajer proyek juga lebih mudah meninjau proses pelaksanaan proyek melalui dokumentasi rencana dan laporan yang didapat. Bahkan tidak hanya itu, seorang manajer proyek juga terlibat langsung dalam setiap prosesnya.
3. Pekerjaan Selesai Sesuai Deadline
Supaya proyek bisa selesai tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan, maka kuncinya adalah dengan menyelesaikan tugas tepat waktu.
Untuk itu butuh manajemen waktu yang baik untuk mencapai produktivitas kerja yang maksimal. Dengan adanya manajemen waktu, seluruh tim tahu kapan harus memulai tugas dan kapan harus selesai.
Baca juga: Fungsi Deadline dalam Kehidupan Sehari-hari
4. Menjaga Kualitas
Dengan manajemen yang baik dapat menjaga kualitas kerja setiap anggota tim yang juga berdampak pada kualitas kerja tim secara keseluruhan. Selain berkualitas, manajemen juga membantu menggunakan sumber daya dengan efisien.
5. Mencegah Kekurangan Anggaran
Lewat manajemen proyek, pengelolaan anggaran akan terealisasikan dengan maksimal. Menentukan bagaimana mengalokasikan jumlah anggaran yang minimal untuk mendukung pekerjaan semaksimal mungkin.
6. Memanfaatkan Sumber Daya dengan Efektif
Cara memanfaatkan seluruh sumber daya dalam proyek terealisasikan dengan baik contohnya seperti memaksimalkan potensi tim dengan menjaga dan meningkatkan kualitas tim.
Intinya, tujuan manajemen proyek adalah membantu tim mencapai tujuan serta mampu memecahkan masalah dan mengatasinya sesuai dengan tenggat waktu dan anggaran yang ditetapkan.
Baca juga: Tips Manajemen Waktu Saat Bekerja Biar Nggak Gampang Stres
Contoh Manajemen Proyek
Manajemen proyek dibutuhkan oleh berbagai macam industri, berikut beberapa contohnya:
1. Proyek Sistem Informasi
Sebuah proyek pengembangan sistem informasi yang bertujuan membangun layanan informasi seperti aplikasi atau pembelajaran berbasis web.
Dalam ruang lingkup manajemen proyek sistem informasi ini membutuhkan tim yang terdiri dari ahli informatika, programmer sampai insinyur teknik komputer.
2. Proyek Manufaktur
Proyek industri manufaktur bertujuan membantu perencanaan sampai perancangan sebuah produk baru secara keseluruhan. Mulai dari desain, pengembangan, pengadaan produk sampai operasi produk yang dihasilkan.
Dua contoh ruang lingkup manajemen proyek manufaktur yaitu industri mebel dan tekstil.
3. Proyek Konstruksi
Manajemen proyek konstruksi berkaitan dengan pembangunan sarana publik. Contohnya seperti pembangunan jalan tol, jalan raya, gedung, jembatan, kawasan pembangkit listrik, bendungan, pabrik, dan fasilitas umum lainnya.
4. Proyek Perangkat Lunak
Termasuk manajemen proyek dalam bidang teknologi yang berkaitan dengan pengembangan software. Contohnya seperti anti virus, microsoft office, mozilla firefox, dan sebuah browser.
5. Proyek Penelitian dan Pembangunan
Sebuah proyek untuk tujuan penelitian dan pengembangan yang bertujuan meningkatkan kualitas suatu barang atau jasa dan pengembangan ilmu pengetahuan.
6. Proyek Database
Contoh manajemen proyek teknologi yang mengelola berbagai jenis database supaya dapat digunakan. Proyek ini terdiri dari proses perancangan, menentukan isi, dan pengaturan database supaya memenuhi kebutuhan user secara khusus.
7. Proyek Padat Modal
Merupakan proyek berskala besar yang juga membutuhkan modal besar dalam proses eksekusinya atau saat mengimplementasikan rencana. Itu sebabnya proyek padat modal termasuk jenis proyek perusahaan berskala besar.
Bahkan dalam proses produksinya, proyek ini menggunakan bantuan mekanik atau robot.
Sasaran Manajemen Proyek
Berikut adalah beberapa sasaran manajemen proyek :
- Membuktikan kualitas sumber daya manusia melalui hasil proyek yang dikerjakan.
- Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan dan tanpa tekanan, karena terdorong untuk bekerja keras atas kesadaran pribadi.
- Membangun relasi dengan orang-orang yang tepat dan sesuai dengan bidang yang diminati.
- Menyelesaikan proyek sesuai dengan spesifikasi anggaran, waktu, dan kualitas yang ditetapkan di awal.
Baca juga: Ini Lho 6 Cara Jitu Membangun Relasi Agar Makin Sukses!
Tahapan Manajemen Proyek
Untuk menjalankan proyek sesuai rencana harus memahami mana yang harus dilakukan terlebih dahulu. Maka dari itu ketahui apa saja tahapan-tahapan manajemen proyek.
Berikut ini langkah demi langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk menguraikan cara mengelola proyek:
1. Initiating
Inisiasi proyek adalah fase awal sebuah proyek yang menjadi kesepakatan bersama dan merupakan tahapan yang paling penting. Di mana akan dilakukan penilaian apakah sebuah proyek memiliki nilai dan layak untuk dikerjakan atau tidak.
Selanjutnya menetapkan masalah, mendiskusikan, dan menemukan solusi. Sebuah tahapan untuk mendapatkan penyelesaian yang tepat dan akurat terhadap permasalahan yang terjadi.
Jadi, tahap inisiasi proyek terdiri dari:
- Memahami kasus bisnis untuk membenarkan kebutuhan proyek.
- Melakukan studi kelayakan bahwa proyek dapat terlaksana dengan biaya dan waktu yang sewajarnya.
- Memahami dengan baik apa yang akan didapatkan dari proyek tersebut.
- Membentuk tim proyek, membuat deskripsi pekerjaan serta menentukan peran dan tanggung jawab.
- Melakukan kesepakatan akan tujuan dan sasaran proyek antara tim yang menjalankan proyek dengan pemangku kepentingan.
Biasanya juga akan disiapkan sebuah ruang khusus untuk digunakan selama proyek tersebut berlangsung.
2. Planning
Setelah menetapkan tim proyek dan ruang lingkup proyek, selanjutnya yaitu membuat rincian perencanaan proyek. Menyusun rencana dalam dokumen tertulis yang bisa diakses oleh seluruh tim dan pihak yang berkepentingan.
Tentunya menyesuaikan dengan kebutuhan proyek yang akan dikerjakan. Beberapa komponen penting dari rencana proyek yaitu:
- Jadwal proyek
- Manajemen sumber daya yang akan digunakan
- Anggaran proyek
- Rencana ruang lingkup manajemen proyek
- Kontrak atau rencana manajemen pemangku kepentingan proyek
- Rencana manajemen risiko
- Struktur rincian kerja
- Rencana review proyek
Dokumentasi rencana membantu proses proyek sehingga berjalan rapi dan terarah. Karena dengan pembuatan rencana proyek, proyek akan dikelola secara bertahap selama pelaksanaannya.
3. Executing
Proses selanjutnya yaitu tahap eksekusi setiap rencana yang telah dibuat untuk memenuhi tujuan dan sasaran proyek. Merealisasikannya untuk membangun tujuan proyek secara fisik.
Pada tahap ini, manajer proyek perlu melakukan pengawasan terhadap semua bidang pengetahuan manajemen proyek sebelum menuju fase pemantauan dan pengendalian.
Contohnya seperti memastikan kembali setiap manajemen tugas, jadwal, biaya, kualitas, perubahan, pengadaan, manajemen sumber daya sampai kolaborasi tim sudah terlaksana dengan baik.
4. Control and Monitoring
Setelah proses eksekusi mulai berjalan, saatnya melakukan pemantauan dan pengendalian secara berkala selama tahap pelaksanaan proyek.
Selain bertujuan mendorong keberhasilan proyek juga mencegah adanya risiko yang dapat menggagalkan rencana sehingga sulit mencapai tujuan.
Dalam tahap ini melibatkan pemantauan kemajuan dan kinerja proyek untuk memastikan semua tetap berjalan sesuai jadwal dan anggaran. Termasuk memastikan kualitas proyek melalui prosedur pengendalian mutu.
Untuk itu, bagian penting dalam tahap ini yaitu laporan dari berbagai peran dan tugas yang terkelompok dalam satu tim. Sehingga memudahkan manajer proyek melacak kemajuan proyek dan menyediakan data untuk pemangku kepentingan.
5. Closing
Setelah membuat rencana dan menjalankan rencana dengan pengawasan yang ketat, sampailah pada penutup atau hasil akhir dari proyek yang telah dikerjakan.
Pada tahap ke-5 ini adalah penyerahan hasil akhir proyek beserta dokumentasi yang telah disusun secara terstruktur kepada stakeholder yang bersangkutan. Melakukan presentasi, mendapat persetujuan, melepaskan sumber daya, menyelesaikan dokumentasi, menandatangani semua dokumen, dan selesai.
Langkah-langkahnya itu:
- Mengirim hasil akhir proyek
- Konfirmasi penyelesaian
- Peninjauan dokumentasi
- Review proyek (Mencatat apa yang berhasil dan apa yang tidak)
Seperti yang telah disebutkan diatas, bahwa manajemen proyek hanya bersifat sementara, jadi setelah hasil akhir proyek diserahkan dan disetujui, maka tim dibubarkan.
Setelah memahami seluruh ruang lingkup manajemen proyek, maka jelas jika menjalankan proyek tanpa manajemen proyek yang baik adalah cara yang salah. Untuk memulainya, DoCheckers bisa memanfaatkan DoCheck sebagai media dokumentasi yang penting untuk keseluruhan proses proyek. Download aplikasinya di Play Store dan App Store secara gratis.
