Tahukah DoCheckers? Manajemen waktu bagi pegawai yang baik selain dapat meningkatkan produktivitas, juga akan memudahkan seorang pekerja untuk dapat lebih menikmati hidupnya.
Untuk kamu yang bekerja sebagai karyawan tentunya perlu memenuhi kewajibannya sebagai karyawan. Ditambah beban tuntutan kebutuhan hidup, menurut Mincheck, tanpa pengelolaan waktu yang baik, akan rawan untuk mengalami stres.
Hasil sebuah survei oleh Mercer Marsh Benefit (MMB) pada Maret sampai Nopember 2021 lalu, menunjukkan dua dari lima karyawan Indonesia atau 37% dari responden mengalami stres. Dimana pada umumnya salah satu penyebab stres tersebut muncul dari beban kerja.
Beban pekerjaan sendiri dapat bersumber dari beberapa faktor, di antaranya adalah pengelolaan waktu yang kurang baik. Berangkat dari situ akan mendatangkan dampak menumpuknya pekerjaan yang berujung pada stres bagi karyawan.
Memperhatikan kondisi tadi, maka menurut Mincheck perlu adanya manajemen waktu yang baik agar situasi kerja dapat menjadi kondusif. Berikut ini beberapa uraian mengenai pengelolaan waktu untuk pegawai yang kamu perlu ketahui.
Apa itu Manajemen Waktu bagi Pegawai?
Dalam pengertian yang luas, banyak makna dari manajemen. Ada yang memandangnya sebagai sebuah seni dalam mengelola sesuatu. Namun ada juga yang melihatnya sebagai sebuah ilmu dalam mencapai tujuan.
Namun menurut Mincheck pada dasarnya manajemen adalah kegiatan yang meliputi proses perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi, untuk mencapai suatu tujuan atau meraih suatu hasil dengan efisien.
Dari sudut pandang yang berbeda, manajemen merupakan usaha untuk memaksimalkan hasil dengan meminimalkan penggunaan sumber daya. Baik berupa waktu, tenaga, bahan baku, alat dan biaya. Untuk mencapai tujuan maupun mendapatkan hasil dari suatu kegiatan.
Meskipun pada umumnya manajemen secara spesifik terbagi menurut sumber daya yang dikelolanya. Namun pada pelaksanaannya akan sulit untuk mengabaikan pengelolaan sumber daya satu dengan lainnya. Karena sedikit banyak sumber daya tersebut saling berhubungan.
Misalnya penambahan waktu dapat berdampak pada penambahan biaya maupun tenaga. Demikian juga sebaliknya, penambahan tenaga dapat mengurangi waktu untuk mencapai suatu hasil.
Terlepas dari pengertian tadi, jika memperhatikan prinsip Pareto, dari jam kerja seorang pegawai, maka hanya 20% saja yang efektif. Sehingga untuk mendapatkan produktivitas yang optimal, seorang karyawan perlu mengelola jam kerja dengan baik.
Tujuan Manajemen Waktu dan Manfaatnya bagi Pegawai
Adapun tujuan dari pengelolaan waktu, tidak lepas dari pengertian manajemen itu sendiri. Yaitu mencapai efisiensi penggunaan waktu untuk meraih suatu hasil atau sasaran.
Karena pada umumnya sasaran dari lembaga usaha maupun pemerintahan adalah profit atau benefit, maka penggunaan waktu yang efisien tadi bertujuan untuk mendapatkan profit atau benefit yang maksimal.
Ada beberapa alasan manajemen waktu atau banyak manfaat yang dapat kamu rasakan jika menerapkannya dengan baik.
Baca juga: Tips Manajemen Waktu Saat Bekerja Biar Nggak Gampang Stres
1. Mengurangi Stres
Dengan mengelola waktu dengan baik, bukan saja DoCheckers dapat mengurangi bertumpuknya pekerjaan tetapi kamu juga meminimalisir peluang stres akibat dari beban pekerjaan yang menumpuk.
Pada umumnya, sebagian besar perusahaan dan instansi telah mengukur beban kerja yang wajar untuk pegawainya. Sehingga jika kamu menggunakan jam kerjanya dengan bijak, pekerjaan kamu tidak akan menumpuk pada suatu waktu tertentu.
2. Meningkatkan Produktivitas
Sebagai pegawai jika kamu memanfaatkan jam kerja yang baik, dapat membuat pekerjaan kamu selesai lebih awal. Dengan demikian, dalam jam kerja yang sama, kamu dapat mengerjakan lebih banyak pekerjaan lagi.
Baca juga: 5 Kebiasaan untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja
3. Meningkatkan Percaya Diri
Kebiasaan untuk menyelesaikan pekerjaan lebih awal selain dapat meningkatkan produktivitas, juga dapat mendatangkan rasa percaya diri. Karena untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat tentunya memerlukan skill tersendiri. Baik dalam hal teknis maupun manajerial.
Sehingga jika sudah terbiasa DoCheckers dapat mengelola jam kerjanya dengan baik, nantinya akan menjadi lebih percaya diri.
4. Meningkatkan Kualitas Hasil Pekerjaan
Pekerjaan yang pelaksanaannya tidak terburu-buru, dapat mendatangkan hasil yang lebih baik dari segi kualitas karena dalam hal ini kamu dapat lebih fokus saat melakukan pekerjaannya.
5. Mendatangkan Peluang Penghasilan dan Karier
Peningkatan kualitas maupun kuantitas hasil kerja pada umumnya merupakan hal yang positif dalam pandangan perusahaan ataupun instansi. Sehingga biasanya merupakan sebuah prestasi bagi pegawai yang mencapainya.
Di mana pun tempat DoCheckers bekerja, baik lembaga usaha atau lembaga pemerintah, prestasi dapat berbuah penghasilan, baik berupa bonus atau kenaikan pangkat.
6. Menambah Waktu Luang untuk Recovery
Pekerjaan yang telah selesai sebelum deadline selain memberikan waktu luang bagi DoCheckers, juga membuka peluang untuk mendapat penghasilan tambahan. Dari penghasilan tambahan maupun melalui jabatan, kamu dapat mendelegasikan beberapa pekerjaan kepada orang lain.
Baca juga: 5+ Ide Passive Income untuk Penghasilan Tambahan
Pendelegasian tugas atau pekerjaan tadi, akan memberikan lebih banyak waktu bagi kamu untuk melakukan rekreasi atau mengikuti kursus. Dengan demikian selain dapat meningkatkan kualitas pekerjaan, kamu juga memiliki lebih banyak waktu untuk recovery agar dapat bekerja lebih baik.
Cara Manajemen Waktu bagi Pegawai
Menurut Mincheck, berbicara mengenai manajemen, berarti tidak lepas dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi. Demikian juga dalam manajemen waktu bagi pegawai, ketiga elemen dasar manajemen tadi juga tetap berlaku.
Agar DoCheckers lebih mudah dalam menerapkannya, berikut ini 4 langkah sederhana untuk menerapkan manajemen waktu bagi pegawai atau pekerja.
1. Tetapkan Tujuan dan Prioritas
Tujuan sangat penting perannya dalam manajemen. Tanpa adanya tujuan atau sasaran yang akan dicapai, akan menyulitkan pelaksanaan dari manajemen itu sendiri. Karena menurut Mincheck manajemen itu sendiri, dapat kamu pandang sebagai suatu alat atau cara untuk mencapai tujuan dengan lebih efisien.
Sehingga sebelum kamu menyusun suatu program untuk mengelola waktu sebagai pegawai, perlu punya tujuan yang ingin kamu raih. Selanjutnya berpedoman dengan tujuan tersebut, barulah kamu dapat membuat skala prioritas dari kegiatan-kegiatan yang akan kamu susun dalam program tadi.
2. Membuat Rencana Kerja
Tidak hanya sebatas menyusun time schedule atau jadwal kegiatan saat jam kerja. Dalam sebuah perencanaan pekerjaan juga terdapat komponen sasaran, biaya, tenaga dan tolok ukur keberhasilan dari kegiatan-kegiatan tersebut.
Berikut ini langkah-langkah untuk memudahkan kamu dalam menyusun sebuah rencana kerja.
a. Cari Informasi Selengkap Mungkin
Sebelum membuat rencana kerja, cari tahu terlebih dahulu apa saja hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan seorang pegawai pada tempat kamu bekerja. Misalnya aturan main, biasanya setiap perusahaan atau instansi telah menetapkan aturan-aturan yang perlu pegawainya ikuti.
b. Buat Tolok Ukur Pencapaian
Membuat tolok ukur pencapaian dari sebuah kegiatan, berarti membuat sasaran dari kegiatan-kegiatan yang ada dalam rencana kerja. Tolok ukur di sini bisa berupa materi, seperti bonus, insentif dan lain-lain. Bisa juga bersifat abstrak, seperti reputasi, condite, dan lain-lain.
c. Menyusun Jadwal Kegiatan
Setelah informasi tentang pekerjaan cukup lengkap dan tolok ukurnya juga sudah ada. Selanjutnya tinggal memasukkan jadwal kegiatan-kegiatan yang perlu kamu lakukan.
Secara spesifik jadwal kegiatan tadi adalah kegiatan-kegiatan yang akan kamu lakukan saat jam kerja. Selain itu, juga masukkan kegiatan harian mulai dari bangun sampai saatnya akan tidur kembali.
Menurut Mincheck, sulit untuk memisahkan sepenuhnya waktu yang akan kamu gunakan dalam sehari, sebulan dan setahun sebagai pekerja maupun sebagai individu. Karena jumlah waktu, biaya maupun tenaga yang DoCheckers gunakan akan saling mempengaruhi satu dengan lainnya.
Contoh: dengan lebih banyak waktu yang kamu gunakan untuk bekerja dalam sehari, maka akan lebih banyak juga waktu yang kamu butuhkan untuk istirahat. Jika kamu memaksakan bekerja terus menerus dengan waktu istirahat yang kurang, dapat berdampak pada kesehatan fisik maupun mental.
3. Evaluasi Kegiatan
Evaluasi merupakan proses analisis antara rencana yang ada dengan pelaksanaan maupun hasil dari kegiatan sudah terlaksana. Proses ini bisa DoCheckers lakukan saat pelaksanaan rencana maupun setelahnya.
Saat mengevaluasi, perlu kamu periksa apakah dari kegiatan-kegiatan yang telah masuk dalam rencana kerja dapat terlaksana semuanya. Kemudian jika tidak terlaksana cari tahu apa faktor penghalangnya.
Demikian juga evaluasi dari kegiatan yang dapat terlaksana. Pelajari seberapa jauh pencapaian yang kamu raih dalam pelaksanaannya menggunakan tolok ukur yang sudah kamu buat sebelumnya.
Dari evaluasi, kamu dapat mengetahui faktor apa saja yang dapat jadi kendala atau masalah dalam sebuah kegiatan. Selain itu kamu juga dapat mengetahui faktor-faktor yang dapat mendukung pelaksanaan sebuah kegiatan.
4. Melakukan Penyesuaian
Tidak semua kegiatan berjalan tepat sesuai dengan rencana. Banyak hal-hal tidak terduga yang tidak sesuai perkiraan saat penyusunan rencana. Untuk itu perlu adanya penyesuaian dari rencana awal, dari hasil evaluasi kegiatan yang telah berjalan.
Hasil evaluasi dapat berupa cara untuk mengatasi kendala maupun jalan keluar dari masalah yang muncul dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Serta cara untuk memaksimalkan faktor-faktor yang dapat mendukung kegiatan tersebut.
Dengan hasil evaluasi inilah kamu dapat menyesuaikan rencana yang sudah ada dengan menggunakan metode, solusi maupun faktor pendukung tadi. Dengan demikian rencana kegiatan yang sudah ada, akan semakin fokus dan akurat.
Tips dalam Manajemen Waktu
Menurut Mincheck, manajemen bukanlah hal yang mudah walau dapat DoCheckers buat dalam 4 langkah sederhana. Untuk melaksanakannya dengan baik, kamu perlu pengalaman dalam mengelola waktu, tenaga, biaya maupun sumber daya lain.
Sehingga wajar kalau banyak perusahaan menuntut kualifikasi yang tinggi untuk posisi seorang manajer. Agar lebih mudah dalam mengelola waktu, berikut ini beberapa tips yang perlu menjadi perhatian kamu.
1. Komitmen dan Disiplin dalam Menggunakan Waktu
Disiplin adalah patuh atau konsisten mengikuti suatu aturan atau rencana yang ada. Sehingga merupakan faktor penting yang dapat menentukan berhasil atau tidaknya suatu rencana.
Untuk dapat disiplin dalam mengelola waktu memang tidak mudah. Apalagi rencana kerja atau aturan yang perlu dilaksanakan, kamu sendiri yang membuatnya. Perlu adanya komitmen dan dedikasi yang tinggi agar rencana tadi dapat terlaksana dengan baik.
2. Gunakan Alat Bantu
Banyak alat bantu yang dapat memudahkan dalam mengelola waktu maupun mengorganisir kegiatan. Terlebih dengan perkembangan teknologi pada saat ini, telah banyak tersedia manajemen tools yang dapat kamu gunakan dengan mudah.
Misalnya DoCheck, aplikasi to-do list ini dapat memudahkan DoCheckers dalam mengorganisir berbagai kegiatan sehari-hari dengan mudah.
3. Fokus pada Pekerjaan Hindari Kegiatan Tidak Bermanfaat
Jika menggunakan teori Pareto, kemungkinan yang terjadi dalam pelaksanaan jadwal kegiatan, hanya 20% waktu kerja yang dapat berjalan dengan efektif. Karena akan banyak faktor maupun hal-hal tidak terduga yang membuat perlu adanya penyesuaian jadwal maupun rencana.
4. Ukur Kemampuan sebelum Memutuskan
Dalam manajemen, perlu adanya kebijakan dalam mengelola potensi atau sumber daya yang ada. Terutama saat menghadapi hal-hal yang muncul di luar perkiraan.
Untuk itu, kamu perlu mengetahui dengan jelas potensi yang ada pada diri sendiri, seperti tenaga dan biaya. Dengan demikian kamu dapat lebih mudah saat akan membuat keputusan pada situasi yang tidak tidak terduga.
Penutup
Menurut Mincheck, agar dapat lebih produktif dan menikmati hidup, manajemen waktu bagi pegawai merupakan pilihan yang mutlak. Selain itu, untuk mempermudah pelaksanaannya, DoCheckers dapat menggunakan DoCheck to-do list app sebagai personal manajemen tools yang mudah digunakan namun handal.
