Apakah kamu bercita-cita menjadi seorang project manager? Profesi ini semakin menarik minat generasi muda. Mau fresh graduate ataupun yang shifting career, semua berkesempatan mencobanya. Meski demikian, ada beberapa hal yang perlu menjadi perhatian. Seorang project manager nantinya akan banyak berurusan dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal. Belum lagi ukuran skala proyek, pastinya ikut menentukan tantangan yang akan tim hadapi. Maka dari itu, keahlian project manager ini harus kamu kuasai.
Mengenal Manajemen Proyek
Sebagai seorang project manager, maka peran utamanya adalah manajemen proyek. Apa itu? Manajemen proyek adalah pengaplikasian ilmu pengetahuan, keterampilan, alat, serta teknik tertentu. Rangkaian ini perlu untuk memberikan capaian tertentu pada suatu pihak.
Manajemen proyek memang luas. Tim proyek bisa saja mengusulkan ide apapun untuk mencapai tujuan. Namun, biasanya, manajemen proyek memiliki batasan anggaran, waktu, hingga tujuan sehingga proyek bisa berjalan dengan efisien.
Dalam menjalankan manajemen proyek yang efektif, maka seorang project manager perlu melakukan banyak hal. Termasuk menguasai keterampilan guna menyeimbangkan dan menjembatani setiap peran dalam sebuah pekerjaan.
Baca juga: 13 Rekomendasi Buku Project Management
Keahlian Project Manager
Nah, target efisien dan efektif ini akan semakin mudah tercapai apabila seorang project manager memiliki skills. Adapun untuk menjadi project manager yang hebat, DoCheckers perlu menguasai hard skills dan soft skills. Apa saja?
Hard Skills Project Manager
Hard skills atau keterampilan teknis merupakan kemampuan dasar individu dalam hal-hal yang biasanya terukur. Sebagian besar hard skills juga di bangku pendidikan.
Berikut hard skills yang harus project manager kuasai:
1. Manajemen Risiko
Yup, seorang project manager wajib dan harus banget punya kemampuan manajemen risiko. Namun, apa sebenarnya manajemen risiko? Risks management merupakan keterampilan yang individu ketika mengambil keputusan untuk memaksimalkan keuntungan alih-alih mengalami rugi.
Manajemen risiko sangat perlu ketika seorang project manager dihadapkan untuk mengambil keputusan. Tim manajemen proyek akan berhadapan dengan banyak pihak, misalnya vendor. Nah, seorang project manager yang terampil akan menyesuaikan bagaimana bisa bekerja sama secara menguntungkan.
Tentu saja seorang project manager juga harus paham risiko yang datang ketika memilih suatu keputusan. Dengan perhitungan yang tepat, perusahaan pun bisa menjalankan proyek dengan dana seminimal mungkin, waktu seefisien mungkin, dan keuntungan semaksimal mungkin.
2. Manajemen Biaya
Bukan hanya memperhitungkan risiko yang akan dihadapi, menjadi project manager yang hebat juga harus mampu mengatur biaya. Dalam setiap proyek, perusahaan akan menyediakan list kebutuhan serta anggaran penunjang. Project manager perlu membuat estimasi biaya untuk disetujui perusahaan.
Dalam project management, anggaran keuangan adalah salah satu hal krusial yang harus diperhitungkan dengan matang. Tidak bisa mengoptimalkan pengeluaran akan menjadi bumerang yang justru membuat kerugian.
Bersama waktu dan ruang, seorang project manager wajib menguasai pengelolaan biaya secara efektif. Dengan begitu, target bisa tercapai tanpa harus membuang anggaran lebih banyak. Bahkan kalau bisa justru menjadi keuntungan tambahan.
Baca juga: 5 Cara Mengelola Keuangan Bisnis Paling Manjur!
3. Membaca dan Menulis
Meski kesannya sederhana, keahlian project manager dalam membaca dan menulis sangat penting, lho. Sayangnya, dua kemampuan ini bukan sekadar membaca layaknya membaca komik atau menulis seperti menulis buku harian.
Namun, project manager harus mampu membaca dengan cermat dan memahami isi sebuah dokumen. Termasuk dokumen teknis atau istilah-istilah hukum selama proses pengerjaan proyek. Menjadi project manager yang hebat perlu menguasai pemahaman bacaan yang cepat dan tepat.
Adapun untuk kemampuan menulis, seorang project manager harus bisa menyampaikan tulisan yang mudah dipahami. Skill ini sangat sering diaplikasikan. Misalnya, saat pitching atau penawaran kebutuhan proyek terhadap sebuah vendor, dan sebagainya.
4. Langkah Perencanaan
Masih berkaitan dengan manajerial, keseluruhan rencana tahapan kerja haruslah dibuat perencanaan secara rinci. Di dalamnya meliputi detail biaya, waktu, hal yang dikerjakan, PIC atau orang yang bertanggung jawab, serta tujuan yang ingin dicapai.
Semakin spesifik langkah perencanaan, semakin membantu project manager menjalankan tugasnya. Adanya roadmap ini akan membantu tim untuk bisa bekerja secara efektif sesuai peran masing-masing dengan tugas yang tidak tumpang tindih.
Untuk melaksanakannya, seorang project manager bisa membuat chart atau bagan yang menjelaskan secara rinci tahapan kerja. Juga bisa bentuk lainnya sebagai representasi visual dari timeline dan proyek yang sedang atau akan dikerjakan.
5. Macro-Management
Langkah perencanaan merupakan detail dari sebuah proyek, sedangkan macro management adalah gambaran umum bagaimana proyek ini akan terlaksana. Kemampuan untuk ‘membaca’ dan ‘mengenali’ keseluruhan kerangka kerja ini sangat penting sebagai guidance atau panduan mencapai target.
Tidak sedikit project manager yang berfokus pada micro management dan melupakan versi makro. Dampaknya, tim bisa saja kehilangan arah atau terlalu terfokus untuk melakukan hal-hal yang tertulis tanpa improvisasi.
Agar proyek berjalan dengan lebih menyenangkan, tetap terapkan efisiensi workflow dengan menentukan pembagian tugas yang jelas. Namun, hindari membatasi kreativitas anggota tim agar bisa menyelesaikan masing-masing job dengan cara seefektif mungkin.
Soft Skills Project Manager
Daripada hard skills, soft skills sedikit lebih rumit untuk diartikan. Sebagian menyamakannya dengan bakat, tetapi mungkin lebih tepat sebagai kemampuan dan keterampilan yang perlu mendapatkan asahan. Dengan demikian, skills tersebut mungkin sudah ada, tetapi belum muncul ke permukaan.
Soft skills bisa berbeda setiap individu. Namun, seorang project manager haruslah memiliki keterampilan non teknis berikut:
1. Komunikasi Efektif
Sudah muncul sebelumnya, seorang project manager dan tim akan berinteraksi dengan banyak individu. Baik perorangan, kelompok, hingga sebuah instansi besar yang terdiri dari berbagai peran. Dengan kondisi tersebut, tentu kemampuan komunikasi efektif sangat perlu.
Komunikasi bisa efektif apabila komunikator (penyampai) bisa menyampaikan pesan dan komunikan alias penerima memahaminya. Gak cuma itu, pesan yang tersampaikan pun tidak boleh menimbulkan salah tafsir.
Kemampuan komunikasi juga meliputi bagaimana project manager mampu membentuk engagement dengan orang lain. Misalnya, membawa suasana dengan rileks atau serius sesuai dengan porsi masing-masing. Dengan begitu, lawan bicara bisa merasa dihargai atau tidak diremehkan.
2. Leadership
Seorang project manager akan membawahi banyak individu dalam sebuah tim. Bahkan, beberapa tim bisa terpecah menjadi tim-tim kecil dengan anggota lebih banyak lagi. Keahlian project manager yang sangat perlu DoCheckers kuasai adalah leadership.
Konteks leadership meliputi bagaimana seorang pemimpin mampu menggerakkan anggotanya untuk mencapai tujuan bersama. Selain itu, project manager juga bertanggung jawab terkait nuansa kerja yang tercipta. Meski tampak tidak relevan, seluruhnya dapat mempengaruhi kinerja tim, lho.
Leadership meliputi upaya mengarahkan, mempengaruhi, mengawasi, dan memotivasi orang lain dalam kelompok. Namun, bukan berarti mengontrol ketat hingga tidak memberikan ruang kreatif bagi masing-masing individu dalam tim, ya!
3. Adaptasi
Fyi, bertemu dengan banyak orang yang tidak dikenal itu bukan hal mudah, lho. Beberapa individu mungkin bisa mentally drained bahkan kelelahan fisik setelah menghadapi berbagai pandangan individu dan perubahan super cepat guna menjalankan sebuah proyek.
Masalahnya, faktor ini bukan alasan tepat DoCheckers menolak profesi project manager. Pekerjaan ini tetap bisa dilakukan oleh siapapun, kok. Asal, DoCheckers mampu beradaptasi dengan lingkungan dan mengetahui kemampuan diri. Misalnya, sedikit mengambil napas untuk mengisi tenaga, dan sebagainya.
Kemampuan adaptasi ini juga meliputi bagaimana kemampuan diri menerima pendapat orang lain dan perbedaan. Dengan begitu, setiap proyek bisa menemukan jalan paling efektif dan efisien untuk mencapai target bersama.
4. Negosiasi
Percayalah, kemampuan DoCheckers menawar harga cabai di pasar bisa jadi menjadi bekal ketika menjadi project manager. Sebab, posisi ini perlu memiliki kemampuan negosiasi yang baik.
Negosiasi yang dilakukan pun tidak selalu blak-blakan. Ada kalanya seorang project manager perlu mengalirkan pembicaraan, melancarkan intrik agar sebuah negosiasi bisa tercapai.
Selama proses negosiasi, project manager juga perlu selalu mendengar, membuka berbagai kemungkinan, serta menjelaskan permasalahan yang ada. Peran ini juga memerlukan ketidakberpihakan sehingga masing-masing pihak bisa mendapat keuntungan atau setidaknya tidak dirugikan atas sebuah keputusan.
5. Manajemen Konflik
Poin kelima dari keahlian project manager ini bisa jadi yang paling akrab di telinga, tapi mungkin paling sulit individu lakukan yakni sabar. DoCheckers perlu menekan emosi negatif sedalam-dalamnya ketika menjalankan sebuah proyek. Mengapa?
Beberapa penerapan di lapangan bisa jadi tidak sesuai perencanaan, komunikasi dengan pihak yang tidak mau mengalah, bahkan mungkin memicu pertengkaran. Kalau keinginan ini terus individu ikuti, bisa-bisa proyek gagal total dan menimbulkan kerugian.
Maka dari itu, soft skills sabar oleh seorang project manager adalah sebuah kewajiban. Mengelola emosi dan mengurangi rasa frustasi bukan hanya berpengaruh ke pekerjaan, tetapi juga menjauhkan individu dari kemungkinan masalah kesehatan.
6. Time Management
Skill project manager yang paling penting juga adalah time management. Bagaimana seorang pemimpin atau individu dalam tim mampu mengelola kapan untuk mengerjakan hal ini atau kapan seharusnya berpindah ke aktivitas lainnya.
Ingat, kan, manajemen proyek lekat kaitannya dengan tenggat waktu? Menetapkan deadline pada awal penyusunan proyek pun harus ada. Dengan begitu, anggota tim bisa berpegang pada jadwal agar tujuan bisa terlaksana sesuai dengan penentuan waktu.
Bukan hanya itu, seorang project manager juga perlu time management pribadi karena Ia bertanggung jawab langsung pada atasan terkait tim. Jadi, project manager bukan hanya perlu mengatur waktu untuk dirinya sendiri, tetapi juga seluruh orang yang terlibat dalam proyek tersebut.
Baca juga: Fungsi Deadline dalam Kehidupan Sehari-hari
7. Critical Thinking
Kemampuan berpikir kritis, gimana tuh? Ini merupakan langkah individu memberikan respons dari sebuah hal yang terjadi. Tidak sembarang respons, bentuk timbal balik tersebut muncul dari serangkaian pemikiran sebelum pengambilan keputusan.
Termasuk melibatkan faktor-faktor eksternal yang mungkin bisa mempengaruhi sebuah kondisi. Critical thinking melibatkan bagaimana project manager mengidentifikasi masalah, menghubungkan tiap dots atau titik-titik sehingga terangkai sebuah peristiwa yang absolut.
Critical thinking sangat diperlukan guna menelisik masalah secara spesifik. Soft skills ini juga sangat berpengaruh untuk mengambil keputusan berdasar kondisi yang ada.
Kesimpulan
Jadi, gimana? Menurut DoCheckers, apakah peran project manager sulit untuk dilakukan? Tentu jawabannya tidak kalau individu sudah memiliki keinginan belajar. Coba ikuti berbagai magang atau internship yang melibatkan peran sebagai project manager. Misalnya, sebagai asisten atau anggota tim.
Semakin banyak melibatkan diri pada proyek, semakin sering terjun langsung guna mengaplikasikan rencana, maka semakin terasah pula keahlian project manager. DoCheckers mungkin perlu lebih banyak waktu atau pengalaman praktik langsung.
Membangun kemampuan ini tidak bisa dadakan seperti tahu bulat, ya. Perlu beberapa waktu hingga akhirnya mampu memiliki sense seorang project manager. Agar kamu lebih mudah mengembangkan skill sebagai seorang project manager, kamu bisa pakai to-do list app DoCheck yang bisa kamu unduh secara gratis di Play Store dan App Store.
