Tidak banyak proyek bisa berjalan dengan mulus. Biasanya, ada beberapa masalah yang muncul tanpa terduga. Oleh karena itu, penting untuk menghindari kesalahan pada manajemen proyek yang muncul kapan saja untuk memastikan proyek terselesaikan dengan tepat waktu.
Tidak hanya itu, dengan menghindari dampak risiko pada manajemen proyek, seluruh tim dapat menangani tantangan-tantangan yang berpotensi hadir dengan relatif mudah dan cepat. Ini menunjukkan bahwa manajemen proyek yang baik adalah kunci dari kesuksesan proyek, DoCheckers!
Terus, apa saja sih kesalahan-kesalahan yang cenderung menghalangi keberhasilan sebuah proyek?
12 Kesalahan pada Manajemen Proyek
Di bawah ini MinCheck bagikan 12 kesalahan manajemen proyek umum dan dampaknya terhadap keberlangsungan proyek. Ada juga strategi-strategi manajemen risiko dan tips untuk kamu supaya menghindari kesalahan-kesalahan tersebut.
1. Meremehkan Waktu dan Anggaran yang Dibutuhkan
Berapa banyak waktu dan anggaran yang dibutuhkan untuk sebuah proyek? Yang jelas, jawabannya bukan soal alokasi sederhana berdasarkan asumsi atau tebakan semata, ya!
Pasalnya, setiap proyek tentu memiliki parameter “cukup”-nya masing-masing. Alhasil, waktu dan anggaran untuk satu proyek berbeda dari proyek lainnya, DoCheckers.
Nah, mendeskripsikan tingkat “cukup” dari waktu dan anggaran proyek merupakan tips manajemen proyek terpenting untuk menghindari kesalahan fatal. Mulailah proyek dengan langkah yang tepat, yakni dengan memiliki sumber daya yang cukup sejak awal.
Juga, mintalah saran ahli dari orang-orang yang pernah mengerjakan proyek serupa. Kemudian, gunakan budgeting approach yang sesuai untuk memperoleh perkiraan masuk akal untuk proyek tersebut. Dengan kata lain, hindari menebak secara acak tanpa membuat perhitungan yang logis.
2. Mengerjakan Semuanya Sendiri dan Mengabaikan Masukan Tim
Adalah ide buruk ketika manajer proyek untuk bersikap semena-mena dan menolak saran dari tim. Padahal, anggota tim memainkan peran besar dalam penanganan risiko masalah yang mungkin berdampak pada proyek.
Mengabaikan masukan tim berpotensi menimbulkan masalah pada proyek, atau lebih buruknya lagi, bahkan dapat berkontribusi pada kegagalan proyek. Alhasil, sesi perencanaan tim adalah cara yang bagus untuk melibatkan seluruh anggota agar turut andil dalam kesuksesan proyek.
Contoh kesalahan dalam manajemen proyek adalah menunjuk seorang manajer proyek yang menolak ide dan saran orang lain dengan dalih dirinya mengira tahu cara terbaik untuk mendekati setiap aspek proyek. Faktanya, tim cenderung melakukan apa yang atasan perintahkan.
Akibatnya, tim tidak memiliki kepentingan dalam keberhasilan proyek. Ini tidak serta merta menggagalkan proyek tersebut, tetapi sang manajer proyek telah menciptakan risiko yang sebetulnya tidak perlu.
3. Tidak Mengikuti Proses
Banyak proyek dimulai dengan gembar-gembor berlebihan dan optimisme. Sayangnya, semangat itu hanya bertahan untuk sebentar saja. Tidak lama setelah proyek berjalan, segala sesuatunya mandek, bahkan tanpa ada kemajuan selama berbulan-bulan. DoCheckers, pernah mengalami kasus yang sama?
Terkadang, pada contoh kasus permasalahan manajemen proyek seperti ini bukan berarti seluruh anggota tim tidak bekerja keras. Hanya saja, tim tersebut tidak memiliki proses yang jelas untuk diikuti. Alhasil, tidak ada satu anggota pun yang tahu seberapa jauh jarak yang harus ditempuh untuk mencapai garis finish.
Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui apa-apa saja yang perlu dilakukan di sepanjang pengerjaan proyek. Ini termasuk alur dan urutan tugas yang harus dikerjakan. Proses pengerjaan terbaik adalah proses yang disusun secara sederhana.
Dengan kata lain, rancangan prosedur tersebut sebaiknya memiliki uraian langkah serta hasil yang jelas. Alhasil, semua orang tahu seberapa jauh jarak yang harus ditempuh untuk mencapai akhir proyek.
4. Komunikasi yang Buruk dengan Tim dan Stakeholder
Kesalahan pada manajemen proyek yang satu ini bisa sangat membuat frustasi, ya. Kalau orang-orang dalam suatu proyek gagal berkomunikasi dengan efektif, umumnya yang menerima amukan dari yang di atas adalah sang manajer proyek.
Padahal, sumber permasalahannya adalah komunikasi yang buruk. Sebaliknya, hal yang sama juga dapat terjadi ketika manajer proyek menyimpan seluruh informasi untuk dirinya sendiri. Nyatanya, tidak ada alasan untuk melakukan ini, loh.
Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang berasal dari semua arah, bukan dari satu arah saja. Dengan kata lain, baik tim, manajer proyek, maupun stakeholder, semuanya harus terlibat aktif dalam dialog apa pun.
Banyak ahli manajemen proyek mengatakan bahwa komunikasi merupakan sumber kehidupan sebuah proyek. Oleh karena itu, jagalah semua saluran komunikasi agar senantiasa terbuka. Selalu berikan informasi terkini pada semua orang terkait status, risiko, masalah, dan perkembangan proyek terbaru.
5. Menunjuk Manajer Proyek yang Minim Pengalaman
DoCheckers, mengelola proyek itu perkara yang kompleks. Perkara tersebut bisa jadi lebih menantang jika manajer proyek tidak memiliki pengalaman yang mumpuni di bidangnya.
Pengetahuan tentang mengembangkan rencana proyek, mengelola risiko dan masalah, dan berurusan dengan stakeholder adalah kunci dari keberhasilan sebuah proyek. Bahkan, pengalaman memimpin satu atau dua proyek saja sudah cukup untuk membantu manajer proyek menyesuaikan pendekatan yang tepat dan efektif.
Alhasil, penting sebagai seorang manajer proyek untuk memiliki pengalaman yang memadai guna menjamin kesuksesan proyek. Manajer proyek yang matang mengetahui apa saja langkah-langkah yang harus diambil untuk mengembangkan sebuah proyek.
6. Menerapkan Manajemen Risiko Proyek yang Kurang Tepat
Ada kemungkinan suatu proyek akan menemui kendala-kendala. Jadi, risiko tidak mungkin terhindarkan. Apabila tidak ada solusi untuk mengurangi risiko yang mungkin menimpa proyek, maka akan lebih banyak waktu dan anggaran yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
Oleh karena itu, waspadai semua potensi risiko dengan mengandalkan pelatihan dan pengalaman, DoCheckers. Juga, pelajari cara mengidentifikasi risiko tersebut sejak dini.
Selain itu, perhatikan kesalahan-kesalahan yang terjadi pada manajemen proyek lainnya untuk menekan risiko.
7. Mengabaikan Kesalahan Tim
Biasanya, salah satu kesalahan manajer proyek pemula adalah mengabaikan kesalahan tim ketika proyek berjalan. Melakukan kesalahan itu manusiawi. Namun, gagal mengendalikan kesalahan tersebut dapat memorakporandakan proyek.
Bahkan, dalam jangka panjang, kesalahan tim akan menjelma menjadi kesalahan manajer proyek jika terus-menerus terabaikan. Lantas, bagaimana cara mengatasinya? Seorang manajer proyek harus mampu mengidentifikasi kesalahan yang dibuat oleh anggota tim tertentu.
Kemudian, segera selesaikan dengan cara yang positif dan diplomatis. Selain itu, anggota tim harus diberitahu tentang konsekuensi dari tindakan masing-masing.
Mengatasi kesalahan dengan strategi yang keliru hanya akan mengarah pada terbentuknya budaya di mana anggota tim menganggap kesalahan sebagai hal biasa. Alhasil, tidak ada seorang pun yang akan peduli dengan kualitas pekerjaan yang dihasilkan.
Bahkan, akumulasi kesalahan dari waktu ke waktu dapat berujung pada anggaran yang membengkak, jadwal yang terlewat, atau kegagalan proyek.
8. Lalai Merencanakan Solusi Penyelesaian Konflik dalam Penjadwalan
Seringkali, keberhasilan penyelesaian satu tugas bergantung pada anggota tim lain yang telah menyelesaikan tugasnya terlebih dahulu. Namun, bagaimana jika seorang anggota tim memiliki proyek lain yang harus ditangani terlebih dahulu?
Bagaimana jika satu langkah tertunda menghambat langkah-langkah berikutnya? Jika gagal memenuhi tenggat waktu, itu otomatis berarti bahwa anggota tim lain tidak akan menyelesaikan tugasnya tepat waktu pula. Alhasil, penting untuk merencanakan kemungkinan ini sebelumnya, DoCheckers.
Rencana manajemen proyek berguna untuk mengidentifikasi risiko dan mengetahui batasan waktu dengan baik. Dengan demikian, seluruh anggota tim dapat memprediksi rintangan-rintangan yang mungkin muncul dengan lebih baik.
9. Menetapkan Tenggat Waktu yang Tidak Logis
Manajer proyek terkadang menetapkan deadline yang kelewat ‘optimis’ sampai-sampai terdengar tidak masuk akal. Tenggat waktu yang ketat sering mengabaikan banyaknya pekerjaan yang harus dituntaskan demi memenuhi deadline.
Hal ini menyebabkan anggota tim merasa tertekan karena tenggat waktu yang semakin dekat. Juga, itu dapat memunculkan insiden apatis, di mana seluruh anggota tim terlihat sibuk tetapi tidak ada kemajuan nyata untuk mencapai garis akhir.
Untuk mengatasi ini, manajer proyek harus menetapkan deadline yang realistis. Dengan demikian, dapat terwujud kinerja yang optimal di antara para anggota tim, serta memungkinkan perencanaan untuk mengendalikan konflik lainnya yang mungkin timbul.
Baca juga: Fungsi Deadline dalam Kehidupan Sehari-hari
10. Ruang Lingkup yang Tidak Jelas
Kejelasan dalam ruang lingkup proyek sangat penting untuk menunjang keberhasilan proyek. Ini memungkinkan manajer proyek untuk berkonsentrasi pada aspek penting dari operasi proyek sambil memotong kegiatan-kegiatan yang tidak perlu.
Sebaliknya, lingkup yang tidak jelas mengalihkan fokus proyek dari tujuan dan sasaran yang harus dicapai. Lantas, bagaimana cara mengoptimalkan waktu proyek tanpa mengurangi kualitas proyek?
- Rencanakan lingkup proyek dengan sebaik-baiknya;
- Tentukan tujuan dan kendala proyek, sumber daya yang akan digunakan, dan apakah sumber daya itu bersumber secara internal atau eksternal;
- Ruang lingkup harus generik dan tunduk pada interpretasi;
- Saat membuat ruang lingkup proyek, libatkanlah semua anggota tim untuk memperoleh masukan yang bervariasi.
11. Mengerjakan Terlalu Banyak Proyek secara Bersamaan
Manajer proyek sering membuat kesalahan dengan berpikir bahwa multi-tasking adalah bentuk produktivitas yang baik. Pada kenyataannya, ketika manajer proyek mengerjakan terlalu banyak tugas di satu waktu, kinerjanya justru lebih lambat, loh!
Baca juga: Fitur Kerja Bareng Aplikasi DoCheck, Bantu Tingkatkan Produktivitas!
Juga, multi-tasking dapat memengaruhi kualitas pekerjaan secara negatif. Alhasil, yang terjadi adalah procrastination atau penundaan, yang kemudian memperlambat penuntasan proyek karena kemacetan di sana-sini.
Untuk mengatasi masalah ini, DoCheckers sebaiknya mengurangi semua pekerjaan lain saat tim mengerjakan proyek utama. Itu berarti semua orang yang terlibat dapat mendedikasikan lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas masing-masing.
Dengan begitu, proyek selesai tepat waktu.
Baca juga: Prokrastinasi: Apa, Penyebab, dan Cara untuk Mengatasinya
12. Kurangnya Fleksibilitas dalam Manajemen Proyek
Rencana proyek umumnya berisikan segala sesuatu yang harus dikerjakan dalam proyek tersebut. Tidak hanya itu, rencana proyek juga menguraikan siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu serta langkah-langkah penting dalam proyek.
Namun, itu tidak berarti bahwa manajer proyek atau anggota tim tidak bisa bersikap fleksibel dan beradaptasi dengan perubahan-perubahan baru di sepanjang jalan. Sesekali penting untuk mundur selangkah dan melihat cara-cara lain untuk terus meningkatkan kualitas pekerjaan.
Dengan kata lain, setiap orang tidak perlu terus-menerus melakukan penyesuaian. Akan tetapi, setidaknya masing-masing anggota harus bersikap terbuka terhadap kemungkinan tersebut. Inilah yang dinamakan manajemen mutu proyek yang baik.
Penutup
Manajemen proyek adalah proses kompleks yang membutuhkan fokus tinggi dan keahlian khusus agar proyek berhasil. Terdapat beberapa tindakan pencegahan dan proaktif tertentu yang dapat DoCheckers ambil untuk memastikan keberhasilan proyek.
Mempelajari kesalahan pada manajemen proyek di atas dapat membantu tim dan manajer proyek menyelesaikan tugas dan mengatasi masalah dengan lebih baik. Juga, mengetahui bagaimana mencegah dan memperbaiki kesalahan tersebut akan meningkatkan kualitas kinerja tim. Untuk meminimalisir kesalahan pada manajemen proyek, kamu bisa menggunakan aplikasi social to-do list DoCheck untuk merinci setiap kegiatan. Download aplikasinya secara gratis di Play Store dan App Store.
