Penyelesaian masalah kadang-kadang tidak mudah, kalau kamu bingung cara mengatasi masalah, bisa coba dengan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Ac). Apa itu siklus PDCA?
Dalam hidup, masalah tidak berhenti datang dan pergi. Satu-satunya cara untuk membuat masalah yang datang menjadi pergi adalah menyelesaikannya. Lari dari masalah juga bukan suatu solusi yang baik, karena tidak adanya penyelesaian yang benar-benar.
Selain masalah dalam hidup, kamu juga bisa menggunakan siklus PDCA untuk meningkatkan kualitas diri. Ada banyak yang bisa dieksplorasi dari siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) yang berguna untuk menjalankan rencana untuk memperbaiki diri.
Untuk kamu yang butuh bantuan dalam problem-solving dan self-improvement, baca artikel ini sampai habis ya.
Asal Usul Siklus PDCA (Plan Do Check Act)
Dilansir dari Glints, awalnya siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) muncul karena Walter Shewhart, seorang ahli fisika dan statistik dari Amerika yang mencetuskan idenya di tahun 1929. Lalu, seorang insinyur, William Deming, mengembangkannya menjadi siklus pembelajaran dan perkembangan. Siklus PDCA ini juga kerap dikenal sebagai siklus Shewhart dan siklus Deming.
Apa itu PDCA (Plan Do Check Act)
Apa itu PDCA? PDCA adalah singkatan dari plan, do, check dan act. Siklus PDCA adalah metode sederhana yang bisa digunakan oleh perusahaan atau pengelolaan bisnis untuk menghindari kesalahan berulang dan memperbaiki suatu proses. Dalam siklusnya, ada pengujian solusi, analisis hasil, dan peningkatan proses, semuanya dilakukan secara berulang. Ketika ada suatu masalah, dengan siklus ini kamu bisa memperbaiki dan berkembang lebih baik lagi.
Contoh penerapan siklus PDCA dalam kasus bisnis: Seorang pembeli di sebuah toko online merasa tidak puas karena respon chat dan pengiriman yang lambat. Ketika masalah tersebut terjadi, bisa tuh pakai siklus PDCA untuk meningkatkan performa tim penjual dan meningkatkan kepuasan pembeli.
Baca Juga: 5 Keunggulan Membuat To-do List, Bentuk Nyata Hargai Waktu
Manfaat Siklus PDCA (Plan Do Check Act)
Setelah mengetahui apa itu PDCA, kamu juga wajib mengetahui beberapa manfaat PDCA ini. Metode PDCA digunakan untuk mengetahui dan menentukan akar dari masalah yang sebenarnya, sehingga solusi dari suatu permasalahan tepat dalam penanggulangannya.
Dalam ranah bisnis, ada enam manfaat penerapan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act). Berikut beberapa manfaat PDCA untuk hal-hal yang bersifat general atau diluar bisnis.
- Manfaat PDCA adalah dapat mendorong perkembangan berkelanjutan dari proses.
- Dapat menguji solusi yang mungkin dilakukan dalam skala yang kecil dan lingkungan yang terkontrol.
- Mencegah dari kesalahan berulang.
- Mencegah terbuangnya waktu dalam menerapkan solusi yang tidak efektif.
- Mendukung kerjasama dalam tim melalui brainstorming dan penyelesaian masalah.
- Membantu mengatasi masalah secara internal sehingga tidak memerlukan biaya lebih.
Nah, dari manfaat siklus PDCA di atas, kamu bisa lihat bahwa dalam menyelesaikan masalah ada hal-hal yang perlu diperhatikan. Beberapa di antaranya adalah pengujian solusi, waktu yang diperlukan, efektivitas solusi, dan menghindari kesalahan berulang.
Untuk merasakan manfaat-manfaat tersebut, berarti kamu perlu tau bagaimana cara menerapkan metode PDCA untuk masalah yang kamu hadapi sehari-hari.
Penerapan Siklus PDCA dalam Keseharian dan Self Improvement
Asal dari siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) memang untuk seputar penyelesaian masalah bisnis. Namun, setelah mengetahui pengertian apa itu PDCA berdasarkan konsep dan deskripsi setiap siklusnya, PDCA bisa juga digunakan untuk kebutuhan masalah sehari-hari pengembangan diri juga lho. Jadi metode atau siklus PDCA penggunaannya tidak terbatas hanya untuk kebutuhan bisnis saja ya.
Ketika memikirkan tentang pengembangan diri dan menyelesaikan masalah pribadi, pasti banyak yang dipikirkan. Hal tersebut dapat memicu overthinking. Daripada kamu overthinking aja tanpa menghasilkan apa-apa, lebih baik mencoba siklus PDCA. Kamu tetap bisa relate kok meskipun peruntukkan dari metode manajemen masalah ini untuk ranah bisnis. Untuk mengenal lebih lanjut setiap langkah dalam siklusnya, berikut ini penjelasannya berdasarkan Investopedia.com.
Baca Juga: To-do List: Membuat Daftar Kegiatan untuk Manajemen Waktu
1. Plan (Perencanaan)
Tahap pertama dalam menerapkan siklus PDCA adalah plan atau perencanaan. Perencanaan menjadi tahapan awal saat ingin menyelesaikan suatu hal, begitu juga masalah. Buatlah langkah-langkah kecil yang akan membentuk rencana yang baik agar kemungkinan gagal dari penyelesaian masalah lebih sedikit.
Dalam hal self improvement, kamu juga bisa menggunakan pertanyaan berikut untuk memulai perjalanan menjadi lebih baik. Pada masa perencanaan, kamu perlu mengumpulkan informasi salah satunya dengan merumuskan pertanyaan. Beberapa pertanyaan yang bisa dipakai:
- Apa inti masalah yang harus diselesaikan?
- Rincikan apa saja sumber daya yang diperlukan?
- Apa saja sumber daya yang dimiliki?
- Apa solusi yang terbaik untuk dilakukan dengan sumber daya yang dimiliki?
- Bagaimana cara menentukan kesuksesan rencananya? Tujuannya apa?
Note: sumber daya yang dimaksud adalah semacam modal untuk menyelesaikan masalah. Contohnya, ada masalah pengelolaan to-do list, kamu tipe yang malas mencatat, nah ada handphone sebagai sumber daya kamu, yang bisa digunakan untuk download to-do list app.
Baca Juga: To-do List Agar Produktif Ala Raditya Dika
2. Do (Melakukan)
Setelah tahap plan atau perencanaan sudah selesai dibuat, langkah kedua dalam menerapkan PDCA adalah tahap do (melakukan). Kamu dapat melakukan segala hal yang telah direncanakan. Kemungkinan munculnya masalah baru atau hambatan itu ada, tetapi bisa diatasi dengan uji coba dulu.
Selain itu, penting sekali untuk mengingat kembali tujuan dan tanggung jawab agar rencana berjalan lancar. Ketika kamu ingin meningkatkan kualitas diri, penting untuk melakukan aksinya. Apa yang dikerjakan adalah bentuk proses dalam memperbaiki diri.
3. Check (Memeriksa)
Check menjadi tahap penting yang ada pada siklus PDCA, karena pada tahap ini kamu akan mengetahui kesalahan apa yang kamu lakukan ditahap sebelumnya. Dengan melakukan tahap checking, kamu juga akan menghindari kesalahan yang berulang.
Dengan tahap ini kamu akan memastikan apakah rencana sudah sesuai dengan aksi yang dikerjakan atau tidak. Jika ternyata rencana tidak sesuai atau ada masalah lain, kamu bisa melakukan analisis lagi pada masalah tersebut dan cari akar masalahnya.
Ketika kamu mengidentifikasi ulang aksi yang dilakukan dalam penyelesaian masalah, dapat diketahui mana aksi yang sekiranya tidak dilakukan lagi.
4. Act (Tindakan)
Tahap akhir dari siklus PDCA adalah act atau tindakan. Jika pada tiga tahap sebelumnya kamu merasa bahwa hasilnya cukup memuaskan, kamu bisa mengembangkan metode ini secara berulang. Namun apabila terdapat kesalahan, kamu dapat memperbaikinya pada tahap ini.
Dalam tahap ini, kamu bisa mengoreksi ulang kira-kira aksi apa yang efektif dan tidak untuk masalahmu atau proses self improvement-mu. Biasanya ada rasa stress jika ternyata rencana dan aksi yang telah dibuat tidak sesuai, tetapi jangan menyerah, teruslah berusaha sampai berhasil. Siklus PDCA itu meskipun sudah mencapai tahapan akhir, akan kembali ke awal lagi untuk terus memaksimalkan hasil yang dicapai.
Baca Juga: Buat To-Do List dengan Aplikasi DoCheck untuk Pekerja
Itulah pengertian apa itu PDCA dan manfaat siklus PDCA serta tahapan penerapan siklus PDCA dalam keseharian dan upaya pengembangan diri. MinCheck berharap kamu dapat mencoba melakukan metode atau siklus PDCA ini dalam kehidupan sehari-hari kamu.
Agar perencanaan dalam menyelesaikan masalah jadi lebih teratur, buatlah di aplikasi DoCheck. Segera download aplikasinya di Google Play Store atau App Store, gratis lho.
