Istilah manajemen proyek tentu bukan suatu hal yang asing lagi untuk DoCheckers. Namun sudah tahukah apa pentingnya manajemen proyek bagi mahasiswa?
Melalui tulisan ini, MinCheck akan menjelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan manajemen proyek, mulai dari pengertiannya hingga akibatnya jika hal tersebut tidak diterapkan.
Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Proyek?
Manajemen proyek adalah salah satu metode untuk mengelola, mengatur, dan memastikan jalannya sebuah proyek. Mengingat proyek merupakan serangkaian proses dari nol hingga membuahkan suatu hasil, manajemen ini adalah suatu hal yang juga memastikan langkah-langkahnya dengan benar.
Seperti manajemen pada umumnya, fokus utama dari manajemen proyek berada pada tercapainya tujuan akhir dengan dana dan waktu yang ada. Mahasiswa perlu memahami tentang hal ini karena nantinya di lapangan mereka harus menyelesaikan proyek sesuai tugas yang tertera dan dalam timeline yang tertulis.
Pengertian Manajemen Proyek Menurut Para Ahli
Pengertian yang MinCheck jelaskan di poin sebelumnya merupakan definisi secara umum atau yang terjadi di lapangan. Para ahli dan praktisi sendiri juga memiliki beberapa definisi tentang hal yang satu ini. Di bawah ini adalah arti manajemen proyek menurut para ahli.
Garold D. Oberlender mendefinisikan kegiatan yang satu ini sebagai gabungan antara seni dan ilmu dalam mengkoordinasikan beberapa faktor, seperti manusia, tools, uang, dan juga timeline waktu. Kombinasi dari beberapa hal tersebut akan digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam tenggat waktu dan batas budget yang disepakati.
Definisi manajemen proyek juga dikemukakan oleh H. Kerzner. Kerzner menyatakan bahwa hal ini merupakan kegiatan dalam membuat rencana dan menyusun organisasi hingga memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk memenuhi suatu target.
Kemudian Wulfram I. Ervianto menyebut manajemen proyek sebagai proses mulai dari perencanaan hingga koordinasi suatu proyek. Proses ini terjadi sejak awal gagasan terbuat hingga proyek tersebut selesai tepat waktu dan mutu.
Apabila membaca definisi-definisi di atas, para ahli sepakat bahwa manajemen proyek menjadi suatu hal yang sangat penting dalam mengawal jalannya proyek. Tentu benar adanya bahwa proyek bisa berjalan dengan baik apabila rencana dan eksekusi berjalan sesuai timeline dan dana yang disepakati.
Dulu, manajemen proyek hanya terbatas pada proyek di lapangan. Namun sekarang ini, segala proyek yang dikerjakan oleh tim dan melibatkan banyak orang serta serangkaian proses memerlukan manajemen yang tepat agar proyek berjalan dengan lancar dan tepat waktu.
Baca juga: Fungsi Deadline dalam Kehidupan Sehari-hari
Fungsi dan Tujuan Manajemen Proyek
Terlepas dari jenis proyeknya, manajemen proyek memiliki tujuan dan fungsi yang hampir serupa. Simak penjelasan MinCheck di bawah ini untuk memahami baik fungsi maupun tujuan dari manajemen proyek.
Apa Fungsi Manajemen Proyek?
Praktisi menyetujui bahwa setidaknya ada lima fungsi utama dari manajemen proyek. Fungsi tersebut juga terkenal dengan istilah tahapan manajemen proyek. Harapan dari terlaksananya tahapan-tahapan tersebut adalah agar proyek selesai tepat waktu, tepat mutu, dan sesuai anggaran yang telah ditetapkan.
1. Initiation
Sebelum memulai suatu proyek, langkah pertamanya adalah melakukan inisiasi atau permulaan. Tahap ini bahkan berlangsung sebelum pihak terkait membuat planning. Sebelum suatu proyek berjalan, proses pertama adalah melakukan diskusi terkait berbagai aspek terkait proyek tersebut.
Beberapa faktor yang sering menjadi topik pembicaraan di tahap ini adalah tujuan proyek, ruang lingkupnya, besar anggaran yang tersedia, risiko, timeline, dan lain sebagainya. Pada tahap permulaan ini biasanya juga menjadi masa penentuan project manager.
2. Planning
Apabila tahap pertama berjalan lancar dan sudah pasti bahwa proyek bisa berjalan, maka tahap selanjutnya adalah membuat rencana terkait proyek. Tahap ini juga menjadi titik di mana semua aspek penting tentang jalannya proyek menemui titik terang.
Bahkan di tahap ini kebutuhan klien akan menjadi pertimbangan utama. Biasanya topik yang menjadi bahan diskusi adalah perihal teknis, administrasi, hingga risiko yang mungkin terjadi di area proyek.
Tahapan ini sangat penting agar proyek dapat berjalan dengan baik dan semua yang terlibat memiliki pandangan yang sama tentang bagaimana proyek akan berjalan.
3. Execution
Seperti namanya, tahapan ini adalah titik di mana eksekusi berjalan. Tentu sebelum eksekusi berjalan, rencana sudah mendapatkan persetujuan dari stakeholder dan project manager.
Sebelum proyek di lapangan mulai, biasanya proses ini berawal dengan memilih leader dan vendor. Tentu saja setiap tahapan yang terjadi di lapangan harus sesuai dengan rencana yang sebelumnya telah mendapat persetujuan.
Menjalankan tahapan sesuai dengan timeline akan memungkinkan pekerjaan selesai tepat pada waktunya.
4. Monitoring and Control
Ketika proyek sudah berjalan, melakukan pengawasan adalah aspek yang sangat krusial. Monitoring and control akan memungkinkan bahwa setiap tahapan berjalan sesuai rencana.
Bukan hanya mengawasi, pengawas juga perlu memastikan bahwa setiap pekerjaan sudah memenuhi standar baku mutu yang menjadi kesepakatan di awal.
Selain itu, pengawasan ini akan meminimalisir kemungkinan risiko pekerjaan dan juga kegagalan dalam suatu tugas. Lebih dari apa pun, monitoring and control bisa mengurangi kemungkinan hasil proyek yang tidak sesuai dengan rencana.
5. Closure
Ketika proyek sudah selesai dan segala target telah tercapai, maka perlu menghentikan sumber daya. Tentu saja hal ini tidak bisa terjadi dengan sendirinya – project manager bertanggung jawab atas proses yang satu ini.
Setelahnya, project manager juga bertugas untuk mengakhiri segala kerjasama dan kontrak dengan pihak luar. Hal lain yang biasanya ada dalam tahapan closure atau penyelesaian ini adalah laporan untuk stakeholder.
Demikian beberapa tahapan yang pasti ada dalam suatu manajemen proyek. Setelah membaca penjelasan di atas, tentu DoCheckers lebih mengerti manajemen proyek meliputi apa saja.
Tujuan Manajemen Proyek
Berdasarkan kaidah manajemen proyek, ada beberapa tujuan penting dari adanya manajemen proyek. Berikut ini adalah beberapa tujuan adanya manajemen untuk setiap proyek.
1. Tugas Selesai Tepat Waktu
Salah satu tujuan utama dari terciptanya manajemen dalam proyek adalah tugas selesai tepat waktu. Proyek biasanya melibatkan banyak orang dan berbagai divisi.
Maka dari itu, akan sangat sulit untuk mengatur pihak-pihak yang terlibat dan memastikan semuanya memiliki visi yang sama. Menggunakan manajemen proyek, di sisi lain, memungkinkan semua pihak memahami tugas dan tanggungjawab masing-masing.
Ketika semua pihak memahami perannya, tugas pun akan lebih mudah selesai tepat waktu.
Baca juga: 5 Metode Mengatur Waktu yang Efektif dan Populer
2. Pekerjaan Tidak Melebihi Anggaran
Suatu proyek akan memerlukan anggaran agar berjalan dengan baik. Lalu bagaimana jika proyek tersebut memakan biaya jauh lebih banyak dari yang sudah mendapat persetujuan dari stakeholder?
Nah, keberadaan manajemen proyek akan meminimalisir terjadinya hal-hal yang tidak sesuai rencana. Selain untuk bekerja sesuai timeline, manajemen pada suatu proyek akan menjaga setiap tugas berjalan sesuai budget yang sudah mendapat persetujuan sejak awal.
3. Kualitas dan Mutu Terjaga
Seperti penjelasan MinCheck di poin-poin sebelumnya, salah satu tahapan yang ada di manajemen proyek merupakan monitoring and control. Tahap tersebut akan memastikan bahwa setiap kegiatan berjalan sesuai rencana dan kualitasnya terjaga – tidak asal-asalan.
Maka dari itu, selain bekerja sesuai timeline dan tidak keluar dari anggaran, manajemen proyek akan memastikan output proyek berkualitas dan bermutu, sesuai rencana ketika proyek belum mulai.
4. Sumber Daya Terserap Optimal
Setiap proyek, baik komplesk maupun sederhana, memerlukan penggunaan sumber daya yang optimal. Bukan rahasia lagi apabila penggunaan sumber daya yang salah bisa mengakibatkan risiko yang besar.
Keberadaan manajemen proyek ini akan membantu pemanfaatan sumber daya sebaik mungkin, sesuai dengan kebutuhan proyek. Manajemen proyek juga membantu para pelaku proyek memilih pendekatan yang tepat agar proyek berjalan lancar dan sesuai rencana.
Apa yang Terjadi Bila Manajemen Proyek Tidak Diterapkan?
Berbagai risiko akan terjadi dan mempengaruhi kualitas proyek apabila manajemen proyek tidak diterapkan dengan baik. Secara umum, manfaat manajemen proyek bagi perusahaan meliputi empat hal, yaitu:
- Memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama akan goals dari proyek tersebut dan juga hasil yang diharapkan;
- Memberikan kepuasan pihak-pihak yang terlibat dan berhubungan dengan proyek;
- Keberadaan sumber daya proyek tersalurkan dengan efektif;
- Lebih mudah mencapai hasil yang sesuai rencana.
Oleh karena itu, risiko yang nantinya klien dan juga perusahaan hadapi cukup besar apabila manajemen proyek tidak berjalan dengan baik. Selain manajemen menjadi kacau, tujuan proyek pun tidak jelas dan terbengkalai.
Seringkali proyek melebihi anggaran yang sudah mendapat persetujuan. Bahkan dalam beberapa kasus, pengiriman material dan progress pun terlambat dalam jangka waktu yang terlalu jauh dari rencana.
Lalu apa akibatnya jika mahasiswa tidak memahami manajemen proyek? Tentu hal ini akan menjadi sesuatu yang fatal. Apabila mahasiswa nantinya akan bekerja di lapangan dan menggarap proyek, pemahaman akan manajemen proyek menjadi sangat krusial.
Tanpa memahami subjek yang satu ini, bukan tidak mungkin jika kegagalan dalam mengerjakan proyek tepat waktu akan lebih besar. Maka dari itu, sebaiknya mahasiswa memberikan perhatian lebih ketika mempelajari manajemen proyek, terutama sebelum terjun ke dunia kerja secara langsung.
Kesimpulan
Serangkaian penjelasan di atas tentu dapat membuka pikiran DoCheckers tentang pentingnya manajemen proyek. Bahkan bisa dibilang kalau aspek yang satu ini menjadi salah satu kunci keberhasilan suatu proyek, baik proyek skala kecil maupun besar.
Praktisi juga sepakat bahwa keberadaan manajemen proyek mendorong para pekerja dan siapa saja yang terlibat dalam proyek lebih termotivasi tentang jobdesk mereka dalam proyek. Di sisi lain, mahasiswa juga mendapatkan insight tentang bagaimana tahapan jalannya suatu proyek.
Lalu bagaimana jika pihak yang terlibat suatu proyek berada di tempat berjauhan? Sekarang ini siapa saja bisa melakukan apa saja dengan smartphone, termasuk ketika menjalankan proyek.
DoCheck adalah aplikasi to-do list yang siapa saja bisa menggunakannya – bahkan aksesnya pun bisa dari mana saja. Mulai dari mengatur to-do list hingga merancang tugas dan pekerjaan bersama teman akan lebih mudah.
DoCheck tampil dengan desain UI yang simpel namun menarik, sehingga siapa saja bisa menggunakannya dengan mudah. Kamu pun bisa download di Play Store dan App Store secara gratis.
Lebih dari apa pun, manajemen dalam proyek merupakan suatu investasi yang penting. Tanpa hal ini, jalannya suatu proyek tentu akan tersendat.
Demikian berbagai hal yang perlu DoCheckers ketahui tentang pentingnya manajemen proyek bagi mahasiswa dan pelaku proyek pada umumnya. Menerapkan manajemen dengan baik akan memberikan hasil akhir proyek yang lebih baik dan sesuai dengan harapan klien.
Baca juga: 5 Manfaat Membuat To-do List dalam Keseharian Pakai DoCheck
